Штрих-код в 6-НДФЛ

Зачем нужен штрих-код на отчетах

Предназначение штрих-кода — автоматизация процесса введения отчетности в систему ИФНС. Штрих-коды нанесены на все налоговые декларации и прочие отчетные формы. Все это — часть программы развития электронного документооборота.

Когда отчетность сдается не электронно, а на бумаге, налоговикам нужно «перебить» данные в свою программу. Штрих-код, который считывается машиной, позволяет избежать ручного ввода данных, а значит, и исключить неизбежные при этом ошибки.

На расчете 6-НДФЛ и справках о доходах физлиц штрих-код должен присутствовать обязательно. Ведь именно в таком виде, уже с нанесенным двухмерным штрих-кодом, была утверждена действующая форма справки. В 2023 году применяется бланк утвержденный приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в редакции приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881). При этом на всех листах формы размещается индивидуальный штрих-код —это заметно по цифровой расшифровке кодов.

На заметку! Чтобы не повредить поле со штрих-кодом, не рекомендуется скреплять между собой листы отчетности степлером.

Что делать, если штрих-код отсутствует

Если же форма создана как-то собственноручно и штрих-кодов в ней нет, то налоговики вправе не принять сведения о доходах. Основанием отказа будет несоответствие отчетности установленной форме.

Когда справки о доходах заполняются с помощью регулярно обновляемой бухгалтерской программы типа 1С, проблем со штрих-кодами обычно не возникает. Ведь программа автоматически загружает актуальные налоговые бланки. Если же этого не происходит по какой-либо причине, и налоговый агент работает на старом программном обеспечении, то можно использовать следующие способы.

Если средняя численность сотрудников менее 10 человек, сдать справки 2-НДФЛ можно в бумажном виде. Достаточно скачать действующий бланк сведений о доходах, на котором есть штрих-коды, и заполнить необходимое количество сведений вручную. Такие справки распечатываются и подаются в ИФНС налоговым агентом лично или направляются почтой с описью вложения и уведомлением о вручении.

Когда сотрудников 10 и более, подавать справки на бумаге нельзя. Отчетность от таких налоговых агентов принимается только электронно. Выход из этой ситуации есть на сайте ФНС РФ в виде специальной программы «Налогоплательщик ЮЛ», которая скачивается бесплатно. С ее помощью можно подготовить сведения по форме 6-НДФЛ с приложением на любое количество сотрудников для их последующей электронной сдачи в ИФНС.

Итоги

Форма 6-НДФЛ и ее приложения по умолчанию содержат специальные штрих-коды на каждой странице. Эти коды должны в обязательном порядке быть на листах расчета, поэтому повреждать их запрещено. Отчетность без штрих-кодов может быть отклонена налоговиками по причине несоответствия установленным требованиям.