Сегодня попытаемся освоить управление одной из разновидностью документированной информации, а именно – конструкторской документацией.
Вспомним, что такое «конструкторская документация».
Вспомнили? Тогда пишем СТО (регламент, инструкцию), входящий в комплект документированной информации СМК Вашей организации.
Напоминаю, что в данном материале устанавливаем управление конструкторской документацией для изделий ВТ. Для КД общепромышленной продукции процедура устанавливается с учетом требований стандартов ЕСКД, отраслевых нормативных документов.
Целями процедуры управления конструкторской документацией могут являться:
- - обеспечение подразделений и должностных лиц организации необходимой КД для решения производственных задач по выпуску продукции надлежащего качества и в установленные сроки;
- - обеспечение сохранения КД в доступном и пригодном состоянии.
Управление конструкторской документацией, разрабатываемой в организации, включает следующие этапы:
- - разработка проекта документа;
- - проверка проекта документа;
- - согласование документа;
- - утверждение;
- - идентификация;
- - учет;
- - распределение;
- - внедрение;
- - внесение изменений;
- - хранение и изъятие из обращения.
Управление конструкторской документацией, поступившей от внешних организаций, включает следующие этапы:
- - получение и регистрация;
- - распределение;
- - изготовление необходимого количества копий, их учет и рассылка;
- - разработка мероприятий для внедрения (при необходимости) и внедрение;
- - внесение изменений;
- - хранение и изъятие из обращения.
Разработка проекта конструкторской документации
Разработка проекта конструкторской документации организации производится конструкторским отделом или внешней организацией.
Функции основных участников ОКР (СЧ ОКР), обеспечивающих разработку КД, регламентированы ГОСТ РВ 15.203 и СТО QQQ.
Разрабатываемая КД является выходом процесса «Управление проектированием и разработкой» (СТО WWW).
Виды и комплектность конструкторских документов, основные требования к выполнению чертежей и текстовых документов – в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД (в том числе для КД, исполняемой в электронном виде).
Также следует учитывать применимые требования руководящих документов заказывающих управлений (например, для ГРАУ – это Положение 5290).
Особенности разработки КД технологической оснастки изложены в СТО RRRR.
Далее, исходя из особенностей взаимоотношений Вашей организации с ГОСТ РВ 15.203, целесообразно установить порядок прохождения разрабатываемой КД и изменения её статуса, вплоть до результатов испытаний опытного образца (если применимо).
На выходе должна быть утвержденная КД с литерой, установленной заказчиком.
Идентификация конструкторской документации
Идентификация разрабатываемой КД производится с учетом требований ГОСТ 2.201 и присвоенного изделиям ВТ (составным частям изделия ВТ) индексов заказчика. Индекс изделия ВТ проставляется в документы основного (полного) комплекта КД.
Индексы изделиям ВТ (СЧ изделиям ВТ) присваивают при выдаче ТТЗ (ТЗ) заказчиком (ГИ ОКР) в соответствии с ГОСТ РВ 15.201 и указывают в схеме деления изделия ВТ на составные части по ГОСТ Р 2.711.
Составным частям изделия ВТ допускается присваивать индексы в процессе разработки или при внесении изменений в схему деления изделия ВТ на СЧ. Заказчик присваивает также индексы новым СЧ изделия ВТ.
Присваивать индексы изделиям ВТ (СЧ изделий ВТ) без разрешения заказчика не допускается.
Снятие копий
Целью данного этапа управления КД является получение в достаточном количестве копий документов для осуществления производственных функций.
Снятие копий с конструкторской документации осуществляет копировально-множительный участок бюро технической документации (БТД) на основании заказов конструкторского отдела (КО).
Необходимость обеспечения подразделений выписками или фрагментами КД, определяет начальник КО при рассмотрении заявок (служебных записок) руководителей подразделений.
При положительном решении по обеспечению подразделения выписками или фрагментами КД, начальник КО адресует с соответствующей резолюцией заявку (служебную записку) конструктору, за которым закреплена КД, из которой запрашивается выписка.
Конструктор на основании резолюции начальника КО:
- - выполняет запрашиваемую выписку или фрагмент КД, подписывает ее и утверждает у начальника КО;
- - учитывает выписку или фрагмент КД в журнале, оформленном в соответствии с приложением YYY;
- - выдает выписку или фрагмент КД уполномоченному должностному лицу подразделения под подпись в журнале.
Проверка наличия запрошенных выписок или фрагментов КД на рабочих местах, их утверждение, актуальность и физическое состояние производится при контроле соблюдения технологической дисциплины в соответствии с СТО ….
При изменении КД, которое изменяет текст выписки или фрагмента, выписки или фрагменты изымаются конструктором с отметкой в журнале (приложение YYY).
Ежегодно конструкторами, оформлявшими выписки или фрагменты КД, производится анализ актуальности документов и необходимости их наличия на рабочих местах. Доклад начальнику КО по результатам анализа производится устно или докладной запиской.
Выполнение выписок или фрагментов из КД, имеющей гриф «С» или выше, не допускается.
Учет конструкторской документации
Целью данного этапа является обеспечение надлежащего учета всех конструкторских документов в организации, контроль сохранности и актуальности всех учтенных экземпляров, исключение случаев изготовления продукции по неактуальной КД.
Подлинники КД, принятые на хранение, регистрируются в инвентарной книге подлинников по форме 1, приведенной в приложении Б ГОСТ 2.501. При этом в графе «Примечание» должны указываться виды носителей данных, на которых представлены подлинники.
Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.
Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий, при этом инвентарные номера не должны повторяться.
Одновременно с регистрацией подлинников в инвентарной книге проставляют и (или) заполняют штамп для учета по ГОСТ 2.104.
Подлиннику КД присваивают один инвентарный номер.
На каждый подлинник, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета в соответствии с формой 2 приложения Б ГОСТ 2.501. При этом в графе «Обозначение» указывают вид носителя данных.
Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.
Учет КД, выполненной в электронной форме, ведется в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501 с учетом СТО ….
Остальные требования по учету конструкторской документации – по ГОСТ 2.501.
Ответственность за правильность учета конструкторской документации возлагается на начальника БТД.
Распределение конструкторской документации
Целью данного этапа управления документацией является обеспечение всех подразделений и должностных лиц организации необходимой конструкторской документацией для реализации поставленных задач.
Рассылка учтенных копий КД ведется при сопроводительном письме, подписанным начальником КО, с регистрацией в «Ведомости выдачи КД подразделениям» (приложение UUU).
Допускается производить выдачу копий КД с регистрацией в абонентской карточке (форма 3 приложения Б ГОСТ 2.501).
Технологическому отделу, ВП и подразделениям организации, производящим окончательную сборку и контроль изделий, выдается полный комплект КД, остальным подразделениям конструкторская документация выдается в объеме выполняемых работ.
Дополнительно конструкторская документация может выдаваться по запросам подразделений в случае физического износа документа, его утери или порчи с составлением акта (приложение SSS).
Лицо, ответственное за получение копий КД и хранение их в подразделении назначается распоряжением руководителя подразделения. Копия распоряжения передается в БТД.
Порядок передачи КД другим организациям для ведения производства должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 2.903.
Порядок передачи электронных конструкторских документов другим организациям для ведения производства должен соответствовать требованиям ГОСТ 2.511.
Ответственность за правильность распределения конструкторской документации возложена на начальника КО.
Внедрение конструкторской документации
Целью данного этапа управления КД является обеспечение условий для непосредственного применения конструкторской документации в производственном процессе.
Внедрению подлежит документация, разработанная КО и утвержденная установленным порядком, а также конструкторская документация, поступившая от внешних организаций.
Если введение в действие конструкторского документа требует проведения каких-либо организационных и (или) технических мероприятий, то проводится подготовка производства с учетом применимых для ситуации положений СТО по постановке на производство.
Внесение изменений в конструкторскую документацию
Порядок оформления и внесения изменений в КД установлен СТО ….
Любое изменение конструкторского документа, вызывающее какие-либо изменения в других конструкторских документах, должно сопровождаться одновременным выпуском извещений о внесении соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.
Хранение и изъятие из обращения
Хранение подлинников КД производится работниками БТД в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501.
Дополнительные требования к хранению подлинников КД, в которых имеются сведения, составляющие государственную тайну, установлены в соответствующих инструкциях.
Условия хранения подлинников КД должны обеспечивать ее сохранность, учет, рациональное размещение, удобство для работы с ней, а также исключать свободный доступ посторонних лиц, возможность утраты, перепутывания или порчи документов.
Проверка условий хранения, правильности учета и содержания подлинников КД производится ежегодно комиссией, назначаемой приказом руководителя ООО «ООО». Проект приказа готовит начальник БТД.
По результатам проверки оформляется акт (приложение FFF).
Необходимые коррекции и корректирующие действия (меры) по результатам проверки планируются и реализуются по СТО ...
Хранение КД в электронной форме осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501, ГОСТ Р 54989.
Хранение документов в электронном виде производится на зарегистрированном и не допускающем изменения носителе (CD-R, DVD-R).
Регистрация носителей производится путем нанесения регистрационного номера по журналу на носитель специальным маркером.
График переноса КД на внешние носители устанавливается начальником бюро информационных технологий по согласованию с начальниками КО и БТД.
Сохранность и надлежащее состояние копий (в том числе выписок и фрагментов КД) обеспечивают руководители подразделений, использующих копии КД в работе.
Проведение работ в рамках создания страхового фонда КД проводят (при необходимости) в соответствии с требованиями документов системы стандартов 33 класса «Страховой фонд документации».
Целью изъятия из обращения КД является исключение возможности использования в производственном процессе недействующей КД.
Изъятию подлежит отмененная или замененная в установленном порядке КД, а также документация, подвергшаяся физическому износу.
После получения извещения об аннулировании или замене КД все подразделения, имеющие указанный документ, обязаны все его экземпляры сдать в БТД.
Выдача подразделениям вновь введенной КД допускается только после изъятия отмененной.
Подлинники (оригиналы), дубликаты и копии отмененных и замененных КД подлежат уничтожению по СТО ….
При этом в инвентарных журналах учета делается соответствующая отметка. Допускается хранить в архиве КО один экземпляр идентифицированной как отмененной (замененной) КД для справочных или юридических целей, а также в целях сохранения необходимой информации.
Особенности управления конструкторской документацией, поступившей от внешних организаций
Управление конструкторской документацией, поступившей от сторонних организаций, производится в соответствии с требованиями настоящего СТО (регламента, инструкции) на следующих этапах:
- - регистрация и учет;
- - распределение;
- - внедрение;
- - внесение изменений;
- - хранение и изъятие из обращения.
Порядок приема подлинников КД от внешних организаций должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 2.903.
Порядок приема электронных конструкторских документов от внешних организаций должен соответствовать требованиям ГОСТ 2.511.
Не забываем про риски при реализации процедуры управления КД. Таковыми могут быть (не догма!):
- - риск изготовления несоответствующей продукции из-за несвоевременно внесенных изменений в КД;
- - риск изготовления несоответствующей продукции из-за применения неактуальных выписок из КД;
- - риск утраты подлинников КД в электронном виде;
- - риск приведения подлинников КД в ненадлежащее состояние из-за нарушений в их хранении.
Критериями оценки процедуры управления КД могут быть:
- - отсутствие случаев выпуска несоответствующей продукции из-за ненадлежащего управления КД;
- - отсутствие случаев утраты подлинников КД.
Типовые СТО по управлению КД можно посмотреть:
- для оборонной продукции ЗДЕСЬ - СТО 123456RW-141-2021 «Управление документированной информацией. Конструкторская документация»;
- для общепромышленной продукции ЗДЕСЬ - СТО 8765RISO-141-2022 «Управление документированной информацией. Конструкторская документация».
Актуальный перечень ранее опубликованных статей со ссылками можно посмотреть/скачать.
21.06.2023