Итак, почему важно мы с вами выяснили в прошлом посте. В этом пришло время посмотреть, что же делать, чтобы успешно контролировать все три направления.
Контроль цели митинга.
1️⃣ Сформулировать цель митинга и поделиться ей с участниками. Вы можете сделать это как в agenda заранее (в идеале), так и в начале митинга (устное дублирование лишним не будет). Цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы каждый участник мог точно ответить на вопрос в конце: достигнута ли цель митинга.
2️⃣ Вежливо, но уверенно пресекать вопросы/обсуждения, которые не приближают к цели митинга. Даже если они косвенно касаются темы обсуждения, но не ведут к достижению цели. Можно фиксировать такие темы отдельно для будущих встреч. Очень важно не «вестись» на «это правда важно», «это быстро» и т.д. Согласитесь один раз, получите всю встречу наперекосяк.
3️⃣ Приоритизировать цели встречи по критичности. Это поможет вам успеть самое важное, если вдруг вы неправильно заложите время на встречу и не уложитесь в тайминг -> не порушит критично ожидания участников.
Контроль временных рамок.
1️⃣ Правильно определить необходимое количество времени на митинг для достижения целей. Если у вас недостаточно опыта, можно проконсультироваться с коллегами. Важно! Нельзя забывать о психологии человека и возможном времени концентрации! Митинги более 1.5 часов (максимум) без перерыва - зло!
2️⃣ Постараться найти время, удобное для всех ключевых участников, чтобы никто не опаздывал/торопился/влетал с прошлого митинга.
3️⃣ Обязательно продумать тайминг встречи, особенно если целей несколько. Сколько времени для достижения каждой цели вы можете выделить? Желательно, поделиться таймингом с участниками митинга, чтобы она тоже были в курсе.
Контроль ожиданий участников.
1️⃣ Постарайтесь подумать, не возникнет ли диссонанса между вашими целями и целями участников митинга, чтобы не получить в конце разрыва ожиданий. Классический пример: люди разных ролей(программист и бизнес-аналитик) на митинге в заказчиком обсуждают, например, подходы к доступам и обеспечения безопасности в системе. Вероятно, ожидания могут разниться.
2️⃣ Если вы априори понимаете, что не сможете удовлетворить ожидания участника/участников, подумайте, точно ли вам нужен этот человек на митинге и зачем.
Общее, но не менее важное:
1️⃣ Фасилитатор должен быть! И должен знать о своей роли заранее!
2️⃣ Минутки (MoMs) должны быть, чтобы зафиксировать результаты! Пишет фасилитатор или организатор по договорённости.
3️⃣ Самоанализ по результатам встречи должен быть!
Обсудим? 👇💬