Документы всегда должны быть под рукой, в удобной сумке и в полном комплекте, так учила меня бабушка! «Если случиться пожар, даже не у тебя, папки и файлы, ты быстро не схватишь! А забирать ты будешь самое ценное: детей, деньги и документы.»
Документы это та категория в расхламлении, которую все откладывают на потом. А зря! Я лично считаю, что разобрать и организовать хранение документов одна из первостепенных задач, особенно в наше неспокойное время.
Я покажу какие есть современные варианты удобного хранения документов и что можно сделать из подручных средств прямо сегодня, не бегая по магазинам.
Я советую действовать по принципу: сначала собираем главное, потом сортируем оставшееся. Можете параллельно с поиском нужных документов раскладывать остальные по категориям, это сократит время разбора.
Поехали!
Берём любую ненужную сумку или рюкзак, в которую встанет формат А4. Можно потом заменить ее на красивую сумку-органайзер для документов. Я брала на Wildberries Арт: 44920981. Но если сейчас ее нет, берите любую.
Собираем по дому все документы, гарантии, чеки, квитанции и т.д. Заодно найдите файлы, папки, стикеры, ручку или фломастер, если есть несмываемый маркер. Можно взять пластырь для подписывания папок, или кусочки бумаги и скотч. Берите что есть в доме.
Собираем сумку! Там должны лежать самые важные документы всей семьи. Находим:
- Паспорт
- Загранпаспорт
- Ранее выданные загранпаспорта
- СНИЛС
- Полис
- Водительские удостоверение (если редко пользуетесь)
- Международное водительское удостоверение
- Документы на машину
- Свидетельство о рождении
- Справка о гражданстве (если отдельная)
- Свидетельство о перемене имени
- Свидетельство о браке
- Брачный договор
- Трудовая книжка
- Трудовые договоры
- ИНН
- Дипломы, сертификаты, аттестат
- Действующие ипотечные и кредитные договоры.
- Справки о полном погашении кредитов
- Документы на всю вашу недвижимость
- Договор аренды (если жильё съемное)
- Пенсионные документы
- Удостоверения, свидетельства
- Важные обследования (например если подтверждали инвалидность).
- Банковские карты, которыми не пользуетесь постоянно. (Например для погашения кредита или кредитные карты открытые на всякий случай)
Вы можете добавить в этот список свои важные документы. Я ещё храню там последнее КТ зубов на диске. Потому что живу в разных странах и оно всегда со мной на случай обращения в стоматологию.
Суть такая, чтобы собрать все самое ценное и то, что сложно или не возможно восстановить.
Раскладываем эти документы по файлам или мягким папкам с кнопками (что есть). Подписываем при необходимости. У меня для самых важных документов вот такая папка на всю семью. Есть на разное количество человек.
Wildberries Арт: 25411036
Договоры и документы на недвижимость обязательно разложите по каждому объекту и подпишите.
Все складываем в нашу сумку и кладём ее в доступное, но закрытое от посторонних глаз место. Желательно рядом с входной дверью. Шкаф в прихожей отлично подойдёт. При необходимости вы обуваясь схватите эту сумку и вынесете без труда.
Теперь разбираем оставшиеся документы.
Сначала сортируем по основным категориям:
- Ксерокопии
- Квитанции
- Договоры
- Гарантии, чеки, инструкции
- Налоговые документы
- Судебные документы
- Страховки
- Медицинские документы
- Нотариальные
- Фотографии на документы
- Другое
Ксерокопии
Раскладываем в файлы к тем документам, копией которых они являются. При сборе пакета документов, вы достаёте файл и проверяете, есть ли копии, если нет делаете новые. Много копий одного документа хранить бессмысленно, оставьте по 2-3 экземпляра.
Квитанции
Хранить квитанции нужно 3 года. Я предпочитаю пользоваться электронными квитанциями и способами оплаты, личными кабинетами поставщиков услуг и управляющих компаний.
Но если вы все делаете в бумажном виде или храните их как документы подтверждающие право на субсидии, выплаты, или расходы на содержание престарелых и инвалидов, то их нужно оставить.
Сортируем по датам и объектам недвижимости и складываем в хронологическом порядке от старых к новым. Можете сложить в файлы и потом подшить в папку или выбрать удобный вариант. Я использовала папку такого формата.
Wildberries Арт: 39529093
Для всех остальных категорий приемлемы следующие принципы:
- Актуальные документы для конкретной цели, например договор на покупку квартиры, страховой полис на эту квартиру и нотариальные согласия/доверенности все кладём в файл/папку с этим объектом недвижимости. Так же со всеми остальными видами документов.
- Чужие документы, затесавшиеся у вас от взрослых детей, бывших супругов, родителей, друзей отдаём владельцам. Если они оставлены у вас на хранение откладываем в отдельную папку/файл.
- Неактуальные, просроченные документы, такие как чеки и гарантии от бытовой техники, которые давно не действуют или самой техники уже нет, выбрасываем. В каждой категории такие есть.
- Все документы сортируем в категориях в хронологическом порядке при необходимости. Например, договоры на обучение в институте по годам. Чеки на оплату прикладываем к таким договорам.
- Вообще чеки всегда должны быть с документом основанием вместе. Квитанция/договор к нему чек сразу. Кладём в файл или прикрепляем к документу.
Организовать хранение вы можете удобным вам способом:
- Папки с файлами
- Папки на кнопках с подписью в одной коробке
- Папки с разделителями
И т.д
Главное, чтобы система была понятна. Есть супер важное, что храниться в сумке и остальное, что тоже нужно хранить но уже на всякий случай.
- Никогда не храните в документах сентиментальные вещи: билеты с концертов, фотографии, записки, мелкие подарки. Выберите им своё место и не мешайте с важными бумагами.
- Я ещё всегда избавляюсь от инструкций ибо могу найти их в интернете и от документов на поездки. Договоры с турагентами, страховки и прочие бумажки, которые действуют только во время отпуска.
Советы простые, расхламиться документы можно 1 раз и потом вернуться к этому только через несколько лет для ревизии. Если будет создана система, это не сложно.
Разбор документов может занять не один день, это по практике, не переживайте. Результат того стоит!
У меня на канале ежедневно статьи и инструкции по расхламлению и порядку в доме и жизни. Подпишись, чтобы ее пропустить🤝