Второй год подряд мы собираемся принять участие в мощной промышленной выставке ИННОПРОМ, наверное, можно сказать, что это уже стало доброй традицией нашей компании. Если первый цикл статей на эту тему был обо всем подряд, тут и обзор экспозиции и конкурс на лучших девушек работающих на стенде, если вы еще не читали, то рекомендую https://dzen.ru/a/YsQuMi0aFEKJaknW то в этот раз я решил показать, так сказать изнаночную сторону, и начнем мы с подготовки к данному мероприятию.
Хочу опубликовать так называемый Чек лист подготовки к мероприятию, возможно будет кому-то полезным. Не претендую данным материалом на какую-либо эксклюзивность, и упаси вас Бог От применения данного материала как инструкции, нет, это просто мысли в слух. Ну что, поехали.
Когда мероприятие для участия уже было выбрано:
В первую очередь. Запросил условия участия и план выставки
▸ Выберите и забронируйте подходящее место стенда, исходя из бюджета, площади стенда и его локации;
- Комментарий (Если вам важно где стоять, и нужна определенная конфигурация стенда, то чем раньше вы обратитесь, тем больше у вас будет выбора. По собственному опыту, крупные компании участвую год за годом, с пролонгацией договора, и таких китов не подвинешь. Мы говорим здесь только о маленьких небольших компаниях с площадью застройки 9 – 18 м2. В нашем случае идеально подходит Г-образная форма стенда, которая открывает одну сторону для лучшего обзора.)
Составьте и согласуйте выставочную смету:
▸ Оплатите регистрационные взносы;
▸ Сформируйте техническое задание на стенд, подготовьте список необходимого выставочного оборудования, спланируйте количество персонала на стенде;
- Комментарий (Наш стенд площадью 18м2 со стандартным набором мебели, регистрационными сборами, индивидуальной оклейкой стен, обошелся компании в полмиллиона рублей)
Подготовите список печатных материалов и другой «раздатки» на выставке
▸ Закажите необходимое выставочного оборудование
▸ Забронируйте транспорт для доставки на выставку сотрудников и гостей выставки (при необходимости)
▸ Забронируйте проживание участников (при необходимости)
- Комментарий (Здесь в принципе все понятно, так как мы везем еще часть оборудования с собой, плюс раздаточные материалы, то наш выбор — это автотранспорт. А так как у нас есть машина, то это расширяет диапазон проживания. Объясняю, чем ближе к выставке тем дороже и тем быстрее заканчиваются места. У нас же еще ситуация усложнилась еще и большим количеством участников из Китая. Поэтому вариант с турбазой в пригороде, за 40 минут езды, нам показался не так уж и плох. Подробнее о месте где мы остановились на этот раз будет отдельный материал)
▸ Закажите дизайн стенда или постеров при стандартной застройке.
▸ Закажите дизайн полиграфической продукции (каталоги, буклеты, листовки, визитки, бейджики и т.п.)
▸ Закажите дизайн сувенирной продукции
▸ Закажите дизайн других выставочных материалов (буклетниц, стойки ресепшн и т.д.)
- Комментарий (Если компания все же не вчера создана, то все из выше перечисленного у нее уже есть, и задача маркетолога, следить за ее состоянием и периодически пополнять запасы, что мы в принципе и делаем. Дизайн стенда разрабатывали неделю, выбрали 5 вариант.)
За 2 недели до выставки нужно сфокусироваться на приглашении клиентов на ваш выставочный стенд, проанализировать список партнеров и конкурентов, участвующих в выставке, изучить программу конференции.
▸ Разместите информацию о выставке и вашем стенде в социальных сетях
▸ Добавьте в подпись сотрудников информацию о предстоящей выставке
▸ Сделайте e-mail/вотсап/смс-рассылку с приглашением посетить ваш стенда
▸ Пригласите индивидуально с помощью вашего отдела продаж гостей на выставку
▸ Разместите информация на сайте выставки
▸ Составьте список инвентаря необходимого на выставке
▸ Разошлите пресс-релиз
▸ Подготовьте анкету выставке
- Комментарий (В рассылке приглашений на выставку хорошим помощником стала для нас сформированная с годами работы, база контактов из ЦРМ. Кроме того, во многих регионах есть промышленные кластеры, свободные экономические зоны, которые сами приглашают вас к сотрудничеству и подписанию соглашений о сотрудничестве. Нужно только выбрать что из этого вам наиболее интересно.)
▸ Составьте и соберите список всех необходимых на выставке материалов (материалы для оформления стенда, канцтовары (скотч, ножницы, коробки, ручки, бумага, степлер) посуда, напитки и еда для персонала и гостей, сувенирная и полиграфическая продукция, чайник, ноутбук, флешка, …)
- Комментарий (О этот блок с канцелярской продукцией гораздо больше и интересней на самом деле. И сколько бы мы не брали вещей, каждый раз чего-то не хватает. У каждого этот список будет свой, сюда входят и продукты питания для клиентов и чай и кофе ……)
▸ Подготовьте документы на ввоз и монтаж выставочных стендов и всех выставочных материалов
▸ Подготовьте график работы персонала на выставочном стенде
▸ Проведите инструктаж персонала для работы на стенде (не есть на стенде, активно привлекать клиентов посетить стенд, правилам заполнения выставочных анкет, дресс-код)
▸ Подготовьте график встреч с гостями на выставке;
- Комментарий (для людей не сведущих, кажется что работа на выставке это сплошной праздник, но это не так. Это работа, 8 часов на ногах, в активном режиме, спикера, слушателя, продажника и еще Бог знает в каком амплуа. Умение решать внештатные ситуации, они тоже случаются. В рамках выставки проходят и семинары и конференции и круглые столы, есть возможность постоянного обучения. И все нужно успеть.)
▸ После выставки обязательно проведите «работу над ошибками». Дополните свой-чек лист на будущее для улучшения качества подготовки к следующим мероприятиям
▸ Проанализируйте эффективность выставки – сколько контактов удалось собрать
▸ Отдайте собранные на выставке контакты для проработки отделу продаж, следите за качеством их проработки и результативности собранных на выставке контактов
- Комментарий (Один из самых важных моментов — это как раз работа после выставки. Обработка входящих лидов, потенциальных клиентов. Обзвонить наладить связь, так сказать по горячим следам. Кроме того, выставка дает много новой информации, оборудование, технологии и прочее. Все нужно разложить, раздать по отделам.)
Продолжение следует...
Владимир Жирнов