У компаний, которые хотят развиваться, есть различные потребности. Например, разгрузить менеджеров, чтобы они привлекали новых клиентов и увеличивали прибыль. Или сделать так, чтобы внутренние задачи решались быстрее и качественнее. Так появились программные продукты 1С для разных направлений и предприятий. Они помогают автоматизировать процессы, то есть сократить время, затраты и количество ошибок. В статье ответим на самые популярные вопросы: когда стоит задуматься об автоматизации, как выбрать и с чего начать.
Как понять, что нужен 1С
Часто компании, у которых небольшие обороты, думают, что автоматизация — что-то для промышленных предприятий, где тысячи сотрудников, станки, поставщики… Но масштаб не так важен.
Предположим, у Вас небольшой бизнес. Вы продаете товар или услугу. Сначала делали все сами, постепенно начали нанимать сотрудников, настраивать поставки. В этой точке обычно появляются проблемы. Теряется информация о клиентах, заказах, товарах. Приходится создавать и вести таблицы, но и это не гарантия, что менеджер не забудет о каком-то заказе. Это влияет на репутацию бизнеса и на прибыль. А значит, пора задуматься об учетной системе, которая упорядочит ключевые показатели в едином информационном поле.
Чтобы точнее определить, нужно ли Вам дополнительное ПО, отметьте задачи, которые Вы сейчас закрываете самостоятельно:
- учет доходов и расходов;
- первичная бухгалтерская документация;
- взаимодействие с банками;
- работа с кассой;
- управление продажами;
- складской учет;
- уплата налогов и взносов и т. д.
Перечень длинный, сделать нужно много, и в этом случае Вам как раз поможет 1С.
С чего начать, и сколько это будет стоить
На первом этапе надо определиться, какие именно процессы Вы хотите автоматизировать. Чтобы результат был максимально близок к тому, что Вы задумали, потребуется серьезно включиться в работу. Например, если Вы работаете с интегратором, то хорошо обсудить вопросы, Ваши наблюдения и предложения с аналитиком. Он при этом опишет процессы, переложит их на готовый продукт, сможет согласовать количество необходимых доработок и минимизировать расходы. Сотрудник бизнеса сэкономит время, по описанным процессам сможет наглядно предоставить комментарии и уточнения, проанализирует необходимость доработок.
Что касается стоимости, то она зависит от выбранной системы и ее функциональности. И тут важно соотносить вложения и потенциальную экономию Ваших ресурсов при автоматизации. В 90% случаев учетная система окупается в короткие сроки. Начать можно с малого и постепенно расширять функциональность учетной системы. Это поможет максимально эффективно использовать возможности ПО в бизнесе.
Как выбрать продукт
Учетных систем много. Они разделяются как по сферам, так и по размеру компании. Есть еще и потребности бизнеса. Рассмотрим на конкретном примере. В прошлом году к нам обратился Иван с просьбой подобрать учетную систему.
У Ивана два мебельных магазина в небольшом районном городе, работают пять сотрудников. Один из магазинов выполняет функцию склада. Бизнесу уже пять лет, весь учёт Иван вел сам в таблицах Excel и тетрадях.
Один из первых вопросов, который мы задали на встрече: почему именно сейчас возникла необходимость в учетной системе? Иван объяснил, что хочет видеть заказы клиентов и понимать, где был аванс, а где выдан кредит, кому отгружен заказ, а кому задержан. Также Иван хотел, чтобы один магазин в реальном времени мог видеть остатки мебели в другом.
Мы настроили Ивану бухгалтерский учет в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» с новым интерфейсом, ориентированным на предпринимателей. Это позволило вовремя оплачивать счета от поставщиков, рассчитывать официальные выплаты сотрудникам и корректно выплачивать налоги.
В программе есть все необходимое для малого бизнеса:
- поддержка УСН, патентной системы налогообложения и общей системы налогообложения;
- встроенный сервис «1С-Отчетность» для подготовки, проверки и отправки отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и др.;
- простое оформление типичных операций (выставление и контроль оплаты счетов, продажа товаров, изменение цен, оплата, складской учет);
- обмен с банками напрямую или с подключением клиент-банка;
- расчет зарплаты и взносов — за себя и за своих сотрудников и т.д.
Есть и другие варианты, например, «1С:Управление нашей фирмой». Это ПО подойдет для розничных, интернет-магазинов, оптовых компаний. Сегодня самые популярные конфигурации следующие:
Учетные системы могут значительно облегчить жизнь предпринимателя, особенно если у Вас есть регулярный поток заказов и поставок. Выбор учетной системы зависит от многих факторов, таких как размер Вашей компании, отрасль, в которой Вы работаете, и Ваши потребности в учете.
И в заключение…
Решения 1С помогают сделать бизнес более эффективным. Можно подобрать программные продукты для небольшой компании, где работает 5 человек, или для крупного предприятия со штатом 5 тысяч сотрудников. Есть типовые конфигурации, модули, сервисы, а также отраслевые программы для конкретной сферы. Это позволяет автоматизировать бизнес с минимальными затратами на доработку.
