Время - это самый ценный ресурс, который у вас есть. Когда у вас мало времени для выполнения вашей наиболее значимой работы, вы, естественно, испытываете определенный уровень беспокойства. К счастью, тайм-менеджмент заключается не в том, чтобы подавить страх напрасной траты времени, а в понимании преимуществ разумного использования вашего времени.
Тайм-менеджмент помогает вам:
Стать эффективными и продуктивными на работе и наладить лучший баланс между работой и личной жизнью.
Почувствовать больше контроля над своим рабочим днем.
Найти больше времени для значимой работы.
Оставаться сосредоточенными подольше и посмотреть, сколько времени вы тратите на важные для вас навыки.
Лучше осознать время, потраченное на непродуктивную работу.
Время продолжает двигаться, несмотря ни на что, и крайне важно правильно с этим справляться. Вот несколько отличных стратегий тайм-менеджмента, которые помогут вам добиться успеха.
1. Планируйте все заранее
Правда в том, что когда вы знаете, чего хотите достичь в определенные сроки, вы движетесь прямо к успеху. Существует четкая корреляция между планированием и успехом проекта, и успех всего проекта, скорее всего, будет связан как с проектом, так и с экономической эффективностью.
Качественное планирование, несомненно, может увеличить вероятность того, что проект будет успешно завершен, а также будет экономически эффективным. Не существует единственно верного предписания относительно продолжительности этапа планирования, однако стоит учитывать, что это может составлять около 40-45% от всех процессов, выполняемых менеджером проекта в ходе проекта.
Не пугайтесь этого, поскольку планирование ваших ежедневных задач может быть таким же простым, как составление списков дел, состоящих из обязательных и желаемых. Наличие высокоуровневого плана улучшит видимость требований в различных назначениях и поможет установить цели и требования для каждого проекта.
2. Прекратите многозадачность и сосредоточьтесь на одной задаче
Начинайте каждый день с четкой цели. Первым повседневным занятием, связанным с работой, должно быть определение того, чего вы хотите достичь в этот день и чего вы должны достичь. Уточните это, прежде чем проверять свою электронную почту и приступать к устранению проблем.
Есть много людей, которые хвалят многозадачность. Некоторые думают, что от этого больше вреда, чем пользы. Эксперты поддерживают мнение, что выполнение нескольких задач одновременно неэффективно.
Людям нужно время, чтобы переключиться с одной задачи на другую, а попытки сделать слишком много вещей приводят к задержке. Вместо этого сосредоточьтесь на одной задаче за раз и выполняйте ее. Тогда у вас будет шанс переключиться на другой. Дайте себе несколько минут отдыха между заданиями. Этот переход позволит вашему мозгу взяться за новую задачу.
Здесь может помочь популярная техника Помодоро. Метод разбивает работу на сеансы продолжительностью 25 минут с перерывами на отдых между ними. Это надежный способ повысить производительность, и вы также можете использовать специальное устройство, разработанное специально для этой техники.
3. Разбейте свои задачи на части
Когда вы чувствуете себя подавленным, вполне естественно прокрастинировать. Не корите себя за это. Вместо этого, всякий раз, когда вы сталкиваетесь с грандиозной задачей, разбивайте ее на более мелкие подзадачи, которые легче выполнить.
4. Эффективно расставляйте приоритеты
Установление четких приоритетов также является важной стратегией. Иногда ваш список дел может показаться вам непосильным. Чтобы сделать его управляемым, лучше разделить список на более мелкие части.
Тщательная расстановка приоритетов поможет вам упорядочить задачи в соответствии с их важностью, срочностью и усилиями, необходимыми для их выполнения.
Одним из надежных способов выделить важные и срочные задачи из вашего списка дел является применение Матрицы Эйзенхауэра.
Этот инструмент повышения производительности фокусируется на разделении ваших задач на четыре категории:
Важные и срочные – задачи, которые вы должны выполнить в первую очередь.
Важные, но не срочные – задачи, которые могут быть запланированы на более поздний срок
Не важные, но срочные – задачи, которые могут быть делегированы
Не важные и не срочные – задачи, которые можно пропустить.
Вы можете создать матрицу на ходу, используя только ручку и бумагу, чтобы быстро расставить приоритеты в своих заданиях.
5. Используйте менеджер паролей
Запомнить все ваши пароли наизусть не так-то просто. Использование менеджера паролей экономит ваше время и энергию, поскольку ваши учетные данные для входа сохраняются и автоматически вводятся при необходимости. Это также помогает вам более эффективно использовать ваши рабочие инструменты и оптимизирует ваши перерывы и паузы.
6. Перестаньте откладывать на потом
Есть люди, которые склонны прокрастинировать и испытывают трудности с сохранением сосредоточенности. Они могут извлечь выгоду из того, что сами берут на себя внешние обязательства в отношении сроков.
Одна из хороших идей - назначить встречу через два дня, на которой они представят свою работу и к этому времени их действия должны быть завершены. Еще одна блестящая идея - выполнять самые неприятные задачи в начале дня.
7. Знайте свое самое продуктивное время
Вы можете быть ранней пташкой или ночной совой. Эта личная характеристика может помочь вашим стратегиям тайм-менеджмента, поскольку вы сможете определить, когда вы наиболее продуктивны в течение дня.
Утренний человек, скорее всего, сможет выполнить больше работы в более ранние части дня. Полуночники обычно двигаются немного медленнее, когда просыпаются. Поэтому им требуется некоторое время, чтобы погрузиться в свою обычную рабочую рутину, и они обычно достигают более высокого уровня производительности во второй половине дня. На какой бы стороне вы ни были, определите, когда вы наиболее бдительны, бодрствуете и мотивированы.
8. Выберите мощный инструмент планирования
Рекомендуется использовать инструмент личного планирования, чтобы повысить свою производительность и вывести тайм-менеджмент на продвинутый уровень.
Инструменты личного планирования включают различные календари, планировщики, мобильные приложения-напоминания, настенные диаграммы, дневники и записные книжки. Когда вы записываете свои задачи и расписания, вы освобождаете свой разум, чтобы сосредоточиться на своих приоритетах. Основная идея состоит в том, чтобы найти один инструмент планирования, который будет работать на вас.
9. Совершенствуйте свой навык делегирования полномочий
Незаменимых людей не бывает. В вашей компании, вероятно, есть человек с соответствующими навыками и временем, который поможет вам выполнить некоторые задачи, с которыми вы сталкиваетесь с трудом. Было бы здорово, если бы вы смогли найти задачи, которые вы можете делегировать, чтобы вы могли сосредоточиться на более срочных и важных вопросах.
Примените инструмент распределения ресурсов, чтобы определить доступных членов команды, обладающих навыками, необходимыми для достижения конкретных целей. Делегируя некоторые из ваших рабочих вопросов, вы продемонстрируете своим сотрудникам, что цените их вклад.
10. Избегайте перерывов
Иногда вам приходится выполнять задачи, которые требуют глубокой сосредоточенности и избегания перерывов. Например, при создании отчета или работе над проектной документацией.
Если вы применяете технику Помодоро, вам нужно свести к минимуму все возможные отвлекающие факторы, чтобы оставаться глубоко сосредоточенным на задаче в течение 25 минут. Такие помехи могут исходить от ваших коллег, электронных писем, звонков или сообщений в чате. Это, несомненно, снижает вашу продуктивность.
11. Ускорьте глубокую работу
Глубокая работа связана с задачами, требующими больших когнитивных усилий. Такого рода задачи требуют от вас 100% внимания, поскольку они такие важные и трудные. Есть хорошая книга “Глубокая работа: правила целенаправленного успеха в отвлеченном мире”, написанная Кэлом Ньюпортом, которая прекрасно описывает это.
Планируйте глубокую работу на одно и то же время каждый день. Определите свои рабочие привычки и блокируйте обычные отвлекающие факторы.
12. Установите для себя (даже минимальные) сроки
Если вы когда-нибудь чувствовали, что чем больше у вас времени на выполнение определенной задачи, тем больше вероятность того, что вы будете тянуть время вместо того, чтобы сделать что-то раньше, тогда вам нужно поработать с установлением крайних сроков.
На самом деле вы можете установить себе более короткие сроки. Если вам все еще будет трудно заставить себя закончить задание быстрее, попросите членов команды просмотреть вашу работу к определенной дате (чтобы предоставить им ваши результаты).
13. Научитесь говорить “Нет”
Когда дело доходит до объема работы, которую вы в состоянии выполнить в заданные сроки, крайне важно знать свои пределы. Это поможет вам избежать стресса, связанного с работой, и чувства выгорания. Сказать “Нет” своему руководству может быть пугающим. Однако есть несколько способов сделать это уверенно:
Объясните, какие еще важные задачи вы выполняете в данный момент.
Позвольте им расставить приоритеты и решить, имеет ли задача, которую они просят вас выполнить, высокий приоритет или нет.
Спросите, можно ли отложить выполнение работы.
Будьте откровенны в том, почему вы не в состоянии этого сделать, и никогда не лгите.
14. Проанализируйте свой день
Ежедневные отчеты о проделанной работе помогут вам понять, где вы преуспели и что еще предстоит сделать. Потратьте 10 минут в конце каждого дня на просмотр своего списка задач. Вы можете сделать это перед уходом из офиса.
Если ваши дневные усилия не увенчались успехом, решите, что вы будете делать по-другому завтра, чтобы выполнить поставленную задачу. Постарайтесь закончить рабочий день в приподнятом настроении, преисполненными решимости продолжить работу на следующий день.
Подведение итогов
Эффективное управление временем поможет вам контролировать свой день. Обладая этим навыком, вы сможете повысить производительность и выработать полезные привычки, ставить правильные цели, избегать эмоционального выгорания и находить баланс между работой и личной жизнью.
Надежные стратегии тайм-менеджмента, упомянутые выше, могут помочь вам жить более полноценной жизнью. Успех начинается с правильного мышления, и эти стратегии направлены на то, чтобы приучить себя сосредотачиваться на том, что важнее всего, чтобы жить более радостной и продуктивной жизнью.
В приложении "My Way - трекер привычек" мы рассказываем подробно о том, как работают наши привычки. Если вы хотите больше знать о том как работают привычки, знать секреты как эффективно работать над новыми полезными привычками или навсегда избавиться от вредных привычек, найти инструменты поддержки, цель которых помочь вам удержаться и не сойти с пути преобразования, в том числе, контроль друзей и финансовая мотивация, которые особенно эффективны, когда вы работаете над отказом от пагубной привычки, рекомендуем воспользоваться мобильным приложением "My Way - трекер привычек" и протестировать подходит оно вам или нет.