90 лет назад на Магнитогорском металлургическом комбинате были созданы административный отдел и главная бухгалтерия
Одиннадцатого июня в далёком 1933 году в соответствии с указанием наркома тяжёлой промышленности Серго Орджоникидзе, «в целях упрощения организационной структуры, сокращения управленческого аппарата и накладных расходов, ликвидации промежуточных инстанций», на комбинате изменили управленческую структуру.
Связующее звено
Было создано несколько отделов и управлений, в том числе и административно-хозяйственное. Безусловно, подобная служба существовала и раньше: ещё в 1929 году, на заре строительства комбината, были и управление делами, и общая канцелярия, ведь без решения административных вопросов невозможно наладить работу любого крупного предприятия. И сегодня, спустя 90 лет, роль административного отдела трудно переоценить, ведь он, подобно кровеносной системе, является ключевым связующим звеном между всеми подразделениями и службами металлургического гиганта.
В настоящее время административный отдел входит в структуру управления делами и социальным развитием, которое возглавляет Алексей Коваленко. Как рассказал начальник отдела Вячеслав Нижегородов, штатная численность подразделения составляет 60 человек, а спектр задач, решаемых отделом, очень широк. Одна из ключевых задач связана с необходимостью обеспечить весь документооборот комбината. Этим занимается самая многочисленная в отделе группа документационного обеспечения управления, в составе которой инспекторы-делопроизводители, документоведы, работники архива. Объём документации ММК очень велик – ежедневно отправляются сотни писем, выдаются многочисленные поручения, выходит множество организационно-распорядительных документов – приказов, распоряжений, информационных писем, протоколов, которые необходимо довести до сведения руководителей подразделений и сотрудников предприятия. А ведь есть ещё нормативная документация, договорные документы и многое другое.
И здесь на помощь приходят современные информационные технологии. В последние годы на ММК всё больше используется система электронного документооборота, обеспечивающая безбумажный документооборот в едином цифровом пространстве, объединяющем комбинат и десятки обществ Группы ММК. Цифровизация документооборота обеспечивает ускорение бизнес-процессов, снижение затрат на оформление документов и экономию рабочего времени сотрудников. Причём работа с СЭД возможна не только со стационарных рабочих компьютеров, но и с использованием мобильных устройств – планшетов и смартфонов – с применением «облачной» квалифицированной электронной подписи. И всё же роль человеческого фактора по-прежнему велика, а потому работа сотрудников группы документационного обеспечения как прежде значима и востребована.
Сотрудники группы хозяйственного обеспечения административного отдела обслуживают административные здания и помещения общей площадью около ста тысяч квадратных метров. Они следят за состоянием этих зданий, ремонтом кабинетов, работой всех коммуникаций. Большое внимание уделяется пожарной безопасности. И в том, что сотрудники других служб и подразделений комбината не испытывают бытовых трудностей на своём рабочем месте, – заслуга работников группы.
Группа планирования и контроля услуг по содержанию и благоустройству территории ММК следит за содержанием территории промплощадки. В числе задач – очистка от снега, озеленение, полив, уборка мусора, ремонт дорог, проведение субботников после зимнего сезона. Подведомственная площадь благоустройства комбината – более четырёх миллионов квадратных метров, полтора миллиона занимают дороги, около трёх миллионов – газоны и цветники. На промплощадке высажено около ста тысяч деревьев и кустарников. Ухоженная территория давно стала визитной карточкой предприятия, и практически все посетители комбината, а их с каждым годом в связи с развитием промышленного туризма становится всё больше, отмечают чистоту и порядок на промплощадке. Не случайно ПАО «ММК» традиционно становится победителем ежегодного городского конкурса «Самая благоустроенная организация Магнитогорска».
А ещё в составе подразделения экономисты, в задачи которых входит планирование, координация и контроль за исполнением бюджета административного отдела. Специалисты протокольной службы обеспечивают отправку специалистов и руководителей комбината за рубеж: осуществляют подготовку документов и визовую поддержку. Служба обеспечивает и переговоры представителей комбината с иностранными партнёрами, для этого есть переговорные комнаты и штат переводчиков. Кроме того, сотрудники протокольного направления занимаются бронированием гостиничных номеров, транспортировкой, помощью в оформлении документов – словом, делают всё, чтобы гости, приехавшие в Магнитку, чувствовали себя как дома.
Деятельность административного отдела многофункциональна. На протяжении девяти десятилетий это подразделение остаётся востребованным и значимым связующим звеном промышленного предприятия, а его сотрудники неизменно демонстрируют высокий профессионализм и готовность решать самые сложные задачи.
Бухгалтерская служба
Отправной точкой отсчёта для этого подразделения так же стало 11 июня 1933 года, когда для упрощения структуры созданы несколько отделов, в том числе и главная бухгалтерия.
Во все времена ключевые принципы работы бухгалтерской службы оставались неизменными: учёт имущества, его источников и обязательств. И при советской плановой экономике бухгалтеры комбината так же, как и сейчас, сводили баланс, формировали отчёты о движении денежных средств, вели учёт прибыли и убытков, платили установленные государством налоги и отчитывались перед министерством.
В 1992 году произошла приватизация комбината, а государство создало новую структуру – налоговую инспекцию. Были установлены новые принципы взаимоотношений государства и предприятий. Изменились формы учёта, подход к бухгалтерии, стало больше самостоятельности и ответственности. Теперь, в рамках законодательства, предприятие может самостоятельно формировать учётную политику. Появились новые области бухгалтерского учёта – финансовые инструменты, заёмные средства, акции, облигации, а статус публичной компании заставляет поддерживать бухгалтерский учёт на самом высоком уровне.
В настоящее время полным преемником главной бухгалтерии ММК является ООО «ММК-Учётный центр», работающее на рынке с 2011 года. Компания централизованно оказывает услуги по ведению бухгалтерского и налогового учёта, причём не только для комбината, но и десятков обществ Группы ПАО «ММК» как в Магнитогорске, так и в других регионах присутствия Группы. Это дало возможность осуществить полный контроль над исполнением единой учётной политики для целей бухгалтерского и налогового учёта; сократить трудозатраты на обработку, анализ и получение отчётности за счёт автоматизации; была создана базовая основа для построения единого информационного пространства.
В ООО «ММК-Учётный центр» трудятся более 420 человек. Это опытная команда профессионалов, оказывающая полный комплекс услуг в области бухгалтерского, налогового учёта и расчётов по оплате труда. Сотрудники ООО «ММК-Учётный центр» формируют отчётность по РСБУ, МСФО и налоговые декларации; отчётность, обязанность составления которой регулируется как российским законодательством, так и законодательством других стран. ММК одним из первых в России представил финансовую отчётность международного стандарта в 1996 году.
В настоящее время на обслуживании по договору оказания услуг по ведению бухгалтерского и налогового учёта находятся
45 организаций, 39 – на обслуживании по договору оказания услуг по расчёту заработной платы. Кроме того, по трём организациям составляется отчётность по МСФО.
Как рассказала директор ООО «ММК-Учётный центр» Оксана Самойлова, компания постоянно ведёт работу по повышению качества предоставляемых услуг и совершенствованию бухгалтерского учёта. Среди вызовов, с которыми сталкиваются сотрудники бухгалтерской службы, – пиковые нагрузки в отчётные периоды, большое количество учётных систем, необходимость сокращения сроков предоставления отчётности, рост объёма транзакции и документации, ведение расчёта заработной платы почти по 60 тысячам работников. Поэтому для совершенствования бухгалтерского учёта в этой ситуации недостаточно повышения квалификации персонала, оптимизации бизнес-процесса и внедрения системы внутреннего контроля. По словам Оксаны Самойловой, сегодня всё большую роль играют IT-оптимизация и автоматизация учетных процессов.
«Роботизация, автоматизация и шаблонизация – основные направления повышения эффективности и качества услуг в ООО «ММК-Учётный центр». Развитие автоматизации предполагает автоматическое формирование документов в корпоративной информационной системе с целью перевода их в электронный формат, что даёт возможность отказаться от использования бумажных документов. Роботизация, в свою очередь, позволяет автоматизировать рутинные операции, повысить скорость выполнения процессов, исключить ручной ввод данных. Большой объём однотипных операций, наличие пиковых нагрузок в отчётные периоды, устоявшиеся формы входных данных и большие массивы данных для обработки определили необходимость разработки программных роботов, что успешно реализуется уже несколько лет», – рассказала Оксана Юрьевна.
По её словам, первые программные роботы с использованием технологии RPA(Robotic Process Automation) появились в учётном бизнес-процессе ещё в 2018 году. ООО «ММК-Учётный центр» лидирует на комбинате по числу внедрённых программных роботов – на сегодня в бухгалтерии их насчитывается 69, ещё 17 роботов планируется внедрить в 2023 году.
В качестве успешных примеров использования программных роботов в «ММК-Учётный центр» можно привести автоматизацию оплаты выставленных счетов-фактур по банковским выпискам в системе 1С; автоматизацию проведения авансов, выданных по операторам перевозки и прочим контрагентам в системе ORACLE; сверку первичных документов в 1С с документами, вложенными в систему электронного документооборота по услугам и ремонтам. Кроме того, можно назвать обработку электронных листов нетрудоспособности, роботизацию сверки расчётов с контрагентами. Программный робот, в частности, помогает формировать справки по форме 2-НДФЛ для работников ПАО «ММК». Сотрудники подают заявки на получение через мобильное приложение, но они попадают не к бухгалтеру, а к цифровому помощнику, который собирает данные в корпоративной информационной системе и формирует справки по установленным шаблонам.
Бухгалтерская служба ведущего предприятия металлургической отрасли не стоит на месте, непрерывно развиваясь, совершенствуясь в соответствии с велениями времени, внедряя самые современные информационные технологии, позволяющие более качественно и оперативно предоставлять услуги бухгалтерского и налогового учёта для Группы ПАО «ММК».
Автор: Олег Акулов