Excel — это универсальный инструмент, который используют все, кто работает с данными, таблицами и отчётами. Навыки работы с этой программой обязательны для финансистов, бухгалтеров, маркетологов, менеджеров и аналитиков.
Работа с Excel — одно из самых популярных требований в резюме. Это навык, который хотят видеть большинство работодателей. Так, в июне 2023 года на HeadHunter навык работы в Excel упоминается в 100 тысячах вакансий.
Если специалист не знает фишек программы, он будет терять целые дни в рутинных операциях. Такие операции можно сделать за пару часов коротким путём или даже автоматизировать с помощью функций.
В этой статье мы покажем вам пять функций и опций Excel, с которыми вы сможете работать намного эффективнее и станете ценнее для работодателя. Если вы все еще не знаете зачем нужен Эксель, то обязательно прочитайте эту статью.
Функция ВПР в Excel — найдёт значения в одной таблице и перенесёт их в другую
ВПР — поисковая функция программы Excel. Пользователь задаёт, какие данные в таблице нужно найти, ВПР ищет эти данные, копирует значения напротив и уносит их в другую таблицу.
Например, есть таблица с табельными номерами и фамилиями сотрудников отдела. Из реестра компании нужно перенести их зарплаты. Чтобы не выискивать среди всех сотрудников компании только своих и не переносить их зарплаты вручную, можно воспользоваться функцией ВПР.
На сайте Skillbox Media есть инструкция, где подробно описано на примере, как работать с ВПР. Прочитайте её, чтобы научиться применять функцию для своих задач. Это совсем не сложно и бесплатно!
Сводные таблицы — систематизируют тысячи строк и преобразуют их в наглядный отчёт
Это мощный инструмент, который позволяет быстро и эффективно анализировать большие объёмы информации. Если вы работаете с базами данных, сводные таблицы значительно упростят и ускорят рутинные процессы.
С помощью них можно обрабатывать множество строк и столбцов, группировать данные по параметрам, проводить нужные вычисления и преобразовывать всё это в понятный отчёт за несколько минут. При этом все параметры отчёта пользователь настраивает под себя и свои потребности.
Например, меняет расположение строк и столбцов, фильтрует итоги и переносит блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.
Пошаговое руководство по созданию сводных таблиц вы можете изучить по ссылке. Там же рассказано, как их настроить и пользоваться ими. Все очень подробно, доступно и со скриншотами.
Логические функции — объединят несколько формул в одной ячейке
Логические функции проверяют, выполняются ли заданные условия в выбранном диапазоне. Пользователь указывает критерии, которые нужно проверить, — функции проверяют их и выдают результат: выполняется условие или нет.
Это может быть удобно, например, при работе с каталогами. С помощью логических функций можно проверить, есть ли в столбце с тысячами строк товары стоимостью больше 5 тысяч рублей, но меньше 7 тысяч.
Часто логические функции используют при работе с другими функциями Excel для расширения их возможностей. Например, если использовать ВПР и логическую функцию ЕСЛИ, можно настроить поиск сразу по двум критериям.
В этой статье подробно рассказано о том, как работают и для чего можно применять логические функции Excel. На примерах показано, как запустить функции ИСТИНА, ЛОЖЬ, И, ИЛИ, НЕ, ЕСЛИ, ЕСЛИОШИБКА, ЕОШИБКА, ЕПУСТО. Очень крутая информация для тех, кто хочет получше изучить Эксель.
Сортировка и фильтрация — ускорят работу с большими объёмами данных
Фильтры в таблицах используют, чтобы из большого количества строк отобразить только нужные. Отфильтрованная таблица показывает данные, которые соответствуют критериям, заданным пользователем. Ненужная информация скрыта.
Сортировку в Excel настраивают, когда информацию нужно отобразить в определённом порядке. Например, по возрастанию или убыванию чисел, по алфавиту или по любым пользовательским условиям.
С помощью сортировки и фильтрации гораздо удобнее анализировать большие объёмы данных и систематизировать табличный хаос. Если вы ещё не умеете ими пользоваться — прочитайте эти бесплатные материалы. В одной инструкции рассказано, как делать сортировку. В другой — как настроить обычную и расширенную фильтрацию.
Функция ОБЪЕДИНИТЬ — соберёт все данные из большого диапазона в одной ячейке
С помощью этой функции можно объединить значения нескольких ячеек в одну ячейку с использованием разных разделителей. Например, её можно использовать, чтобы собрать в одной ячейке ФИО, телефон и адрес сотрудника, если до этого они были записаны в разных ячейках.
При этом информация не будет склеена в одно длинное слово, а окажется записана через пробелы, запятые или любой другой разделитель, который укажет пользователь.
В этой статье рассказано подробнее о функции ОБЪЕДИНИТЬ, а также о ещё трёх способах объединения ячеек и данных в них. Прочитайте её, чтобы больше не собирать информацию из разных ячеек вручную.
Какие ещё инструменты Excel нужно изучить, чтобы стать продвинутым пользователем
Это минимальная база, но кроме базовых функций в Excel есть много продвинутых инструментов, которые не только автоматизируют рутину, но и помогают выполнять более сложные задачи.
Например, обрабатывать огромные объёмы данных и выполнять сложный анализ, создавать сложные финансовые модели, оценивать бизнес, прогнозировать риски и так далее.
Вот лишь некоторые из них.
Массивы. Это данные из двух и более смежных ячеек таблицы, которые используют в расчётах как единую группу, одновременно.
Например, с помощью массивов можно проводить расчёты не поочерёдно с каждой ячейкой диапазона, а со всем диапазоном одновременно. Или создать формулу, которая одним действием выполнит сразу несколько расчётов с любым количеством ячеек.
Макросы. Это алгоритм действий, записанный в одну команду. Вместо того чтобы совершать несколько повторяющихся шагов в работе с таблицами, пользователь записывает ход их выполнения в макрос — и запускает его, когда нужно выполнить все эти действия снова.
Если специалист владеет макросами, это значительно экономит время и уменьшает вероятность ошибок в работе.
Power Query и Power Pivot. Это специальные надстройки Excel для обработки и анализа больших объёмов информации. С помощью них можно загружать в Excel данные из внешних источников — например, с интернет-страниц, из ERP-систем, программ «1С», PDF-файлов и так далее, — преобразовывать их в удобный вид, моделировать из этого базу данных и работать с ней дальше
Главный плюс этих надстроек в том, что в них нет ограничений по количеству строк. Если Excel позволяет работать только с 1 048 000 строк, то в Power Query и Power Pivot их может быть гораздо больше. При этом производительность программы не уменьшается.
Заключение
Excel - потрясающая программа с возможностями, о которых большинство пользователей даже не догадываются. Изучив хотя-бы половину из них и указав это в своем резюме, вы станете ценнейшим сотрудником, без проблем сможете найти работу или претендовать на повышение.
Курсы, которые помогут вам освоить эту программу не особо дорогие, сложные и доступны практически каждому. В отдельной статье мы рассказывали о том, какие курсы Эксель существуют и в какой профессии какие необходимы.
Рекомендуем эту статью к прочтению! Также будем признательны за лайк! Подписывайтесь на наш телеграмм, в котором мы публикуем анонсы новых курсов, новости, акции и скидки на обучении более чем 50 российских онлайн-школ и вы всегда будете в курсе того, что происходит на российском рынке онлайн-образования!