С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Теперь кадровики обязаны готовить электронные приказы, договоры, соглашения и другие кадровые документы в установленном для них формате и в рамках единых требований к их структуре. Рассмотрим, что именно изменилось.
Кадровый электронный документооборот в той или иной мере используют многие работодатели. На уровне трудового законодательства кадровый ЭДО регулируют, в частности, положения ст.ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ.
Переходить или нет на электронные документы, связанные с трудовой деятельностью, и в какой части — работодатели решают самостоятельно. Но с появлением возможности принимать на работу сотрудников, которые будут работать дистанционно, заключать электронные трудовые договоры, с развитием учётных систем для ведения кадрового ЭДО и сдачи электронной отчётности именно такой документооборот стал играть более значимую роль, чем бумажный.
До вступления в силу Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н требования к кадровым электронным документам, их форме и формату работодатели могли определять самостоятельно. Конечно, в тех пределах, которые позволяло действующее законодательство. Приказ Минтруда установил единые требования к составу и форматам электронных документов, которые связаны с трудовыми отношениями и не дублируются на бумаге. Таким образом, кадровые электронные документы стали формализованными.
Главное изменение — появление обязательных форматов электронных документов. Например, если раньше электронные приказы можно было оформлять в любом формате (основные — Word, PDF, Excel), то теперь только в конкретном, определённом Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н.
Единые требования к структуре и формату кадровых документов
Единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с трудовыми отношениями, нужны, прежде всего, государственным ведомствам. Это автоматизирует, а значит, упрощает и ускоряет проверку кадровых электронных документов.
Требования установлены:
- Для состава электронного документа — его структурных элементов, которые должны или могут быть в документе:
— обязательная основная часть (содержание документа) — электронный документ в виде файла формата PDF/A-1A;
— приложения к основной части (при наличии) — содержание, которое входит в основную часть, или отдельные электронные документы (документы в электронном виде), которые имеют форматы файлов в соответствии с особенностями данных (форматы для текста, таблиц, графики, структурированных данных и т.д.);
— электронная подпись или электронные подписи в виде файла (файлов), формата SGN (для неквалифицированной и квалифицированной подписей);
— машиночитаемая доверенность (при наличии) в формате XML;
— обязательное описание электронного документа в файле формата XML (вид документа, дата создания, подписания, сведения о подписантах и др.). - Для форматов файлов структурных элементов электронного документа.
- Для набора сведений, которые должны быть указаны для структурных элементов описания электронного документа.
Единые требования к кадровым документам установлены только для таких документов, которые:
- относятся к трудовым (рабочим) отношениям;
- могут быть исполнены в виде электронного документа;
- не дублируются в бумажном виде;
- создаются с 1 марта 2023 года.
Перечень документов, которые затрагивает Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, можно найти в приложении к этому нормативному акту — «Коды документов». Список открытый, поэтому даже если какого-то кадрового документа в нём нет, но его технически можно создать в электронном виде и в соответствии с требованиями Приказа № 578н, ничего этому не препятствует.
Кадровые документы разбиты на 12 групп:
- Приём на работу.
- Рабочее время и время отдыха.
- Материальная ответственность.
- Оплата труда.
- Охрана труда.
- Образование работника.
- Социальное партнёрство.
- Индивидуальные трудовые споры.
- Персональные данные.
- Изменение условий трудового договора.
- Прекращение трудовых отношений.
- Иные кадровые мероприятия.
В каждой группе — перечень документов, необходимых в рамках того или иного мероприятия, которое соответствует названию группы. Для каждого документа указана статья Трудового кодекса, регулирующая условия и порядок его оформления.
Как перейти на новые форматы и использовать их
Если работодатель использует информационную систему кадрового ЭДО от стороннего разработчика, который обеспечивает техническое обслуживание и развитие системы, новые форматы электронных документов уже должны в ней появиться или появятся после очередного обновления. В этом случае от кадровика ничего нового не требуется — достаточно использовать обновлённый функционал системы кадрового ЭДО, выбрать нужный шаблон документа, заполнить и подписать его.
Если документ создан в другой программе (вне системы кадрового ЭДО), его нужно будет загрузить в систему в том формате, который обязателен для документа и приложений к нему.
Собственные системы кадрового ЭДО для выполнения требований Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н потребуется обновить самостоятельно.
Будут ли штрафовать за нарушение формата или использование неактуального формата
На текущий момент специальной ответственности за это нет. Возможно, будут применять такой же подход, как к составлению бумажных документов с нарушением установленной формы. Но, скорее всего, электронный документ, подготовленный с нарушением формата, просто не будет принят в государственной или муниципальной информационной системе, если есть обязанность его представления. Такая практика — основная для всех формализованных электронных документов.
Чтобы видеть полные версии статей со ссылками на официальные документы, перейдите в статейный раздел нашего сайта: https://iitrust.ru/articles/