Для повышения эффективности бизнес-процессов важно правильно выстроить работу с данными, особенно с отчетностью. Как это сделать?
Глоссарий
Любая работа с отчетностью начинается с составления глоссария, в который входят список всех метрик, используемых в компании, и методология расчета каждой из них. Далее для каждой метрики необходимо определить владельца методологии. Не менее важный этап при работе с глоссарием – создание инструмента для регулярного обновления и информирования стейкхолдеров.
Витрины
Для создания отчетности, которой доверяют, важен единый источник данных – обычно это слой DATAMART в хранилище данных. Витрины данных необходимо разрабатывать с учетом методологии глоссария, а отчеты должны использовать только промышленные витрины данных. Так мы добьемся идентичности данных в отчетах и выгрузках аналитиков.
При разработке витрин всегда помним про целостность данных – а именно о том, что все данные перетекли из источника в витрины. Кроме того, необходим мониторинг работы ETL-процессов. Важно, чтобы витрины регулярно обновлялись к запланированному сроку и для каждой был определен свой SLA времени обновления данных (Service Level Agreement).
В реестре витрин описываем поля, периодичность их обновления и источники. А для контроля качества данных разрабатываем логические проверки для ключевых метрик: сравнение с референтными значениями, проверка на заполнение полей, наличие NULL и т. д. Например, если у компании в среднем выручка 1 млн рублей в день, а в каком-то из периодов есть сильное отклонение от этого значения, то мониторинг подсветит нам эту проблему.
Разработка
Ни для кого не секрет, что данные между отчетами должны быть синхронизированы. К примеру, если метрика «Выручка» используется в разных отчетах, то этот показатель должен быть везде одинаковым, иначе это приведет к длительной верификации данных и, соответственно, снизит скорость и качество управленческих решений.
При разработке отчетов не следует допускать избыточности данных. Еще не забудьте про автоматизацию предоставления доступов: когда в компанию приходит новый человек, ему по умолчанию открывается доступ к отчетам, которые будут нужны для его работы.
Визуализация
Еще один важный компонент отчетности – визуализация. Держим в фокусе интерфейс дашборда, он должен быть интуитивно понятным, поэтому все отчеты лучше оформлять в едином дизайне: используем корпоративный стиль, цвета и шрифты, настраиваем расположение фильтров и элементов управления и т. д. Дашборд не перенасыщаем визуальными элементами – лучше выбрать не более 5-6 на лист. Лайфхак: установите SLA для измерения скорости отрисовки визуальных элементов.
Личный опыт принятия решений на основе данных
Главная функция отчетности – способствовать принятию быстрых и качественных управленческих решений. В «Лиге Ставок» при переходе на новую систему отчетности мы активно мониторили то, как часто и в каком ключе используются отчеты, а затем ежемесячно убирали невостребованные отчеты в архив, тем самым снижая нагрузку и упрощая переход на новую систему.
Переходя в новую BI-систему, мы действовали по следующему плану: стабилизировали работу хранилища данных, внедрив SLA на обновление, разработали аналитический слой данных, составили глоссарий основных метрик, тем самым получив отчетность, которую можно просто использовать и доверять ей.
Вместо резюме расскажем, что нужно для безупречной отчетности. Чек-лист от Дмитрия Акимова:
- Единый источник для отчетов – витрины.
- Стабильность решения: отчеты регулярно обновляются согласно установленным KPI.
- Синхронность данных: во всех отчетах цифры по соответствующим метрикам совпадают.
- Актуальность: в отчете всегда отображены дата и время последних загруженных данных.
- Исключена избыточность данных: убраны неиспользуемые поля, фильтры и показатели, загружен только релевантный период истории.
- Разработан реестр отчетов, в котором указаны краткое описание, владелец, периодичность обновления, ссылка, условия доступа.
- Автоматизация доступа к отчетам для групп пользователей (по согласованию с руководителем отдела/департамента).
- Минимизировано дублирование данных в отчетах, что позволит оптимизировать нагрузку системы и администрирование.
- Разработана архитектурная документация BI-системы.
- Установлено регулярное оповещение сотрудников об изменениях и появлении новых отчетов.