Процесс приема иностранца на работу может быть непростым, особенно если компания заключает договор с иностранцем впервые. Нужно знать порядок приема иностранного гражданина в штат и разбираться в правилах миграционного законодательства.
Получить консультацию миграционного юриста
Как оформить на работу иностранного гражданина
Когда организация принимает на работу иностранного гражданина, первым делом нужно убедиться, что нет нарушений со стороны законодательства. Для этого специалисту по работе с иностранными гражданами необходимо провести первичный аудит документов предполагаемого сотрудника.
В ходе проверки нужно выяснить:
- Легально ли находится иностранец в России;
- Есть ли у него разрешительные документы на работу;
- Соответствуют ли они предполагаемой должности и месту работы;
- Действуют ли все документы иностранца или срок какого-то из них истек;
- Убедиться, что документы настоящие, а не поддельные.
Если с документами все в порядке, то иностранца можно принимать на работу.
Примечание редакции: необходимые документы и требования к ним будут разными для разных категорий иностранцев. Подробнее о приеме разных категорий иностранцев читайте в нашей Базе Знаний в разделе " Пошаговые инструкции по оформлению документов".
Следующий шаг – это оформление документов, необходимых при ведении уже принятого на работу иностранца.
Для оформления рабочих отношений с иностранцем потребуется:
- Заключение трудового или гражданско-правового договора;
- Оформление банковской карты: пока сотрудник находится в статусе валютного нерезидента, ему нельзя платить наличными средствами через кассу. Подробнее о валютных статусах я писала в статье "Выдача наличных денег иностранному гражданину";
- Другие кадровые и бухгалтерские документы.
Взаимодействие с МВД также входит в обязанность работодателя. После оформления договора с иностранным гражданином компания должна подать уведомление о его заключении в МВД. На это у работодателя есть 3 рабочих дня. За нарушение сроков компании грозит штраф по ст. 18.15 КоАП РФ.
Бывает, что работодатель принимает на работу иностранного гражданина и становится его принимающей стороной, если предоставляет иностранцу жилье. В этом случае к обязанностям работодателя добавятся процессы по оформлению миграционного учета: постановка, продление и снятие с учета.
Примечание редакции: подробнее о миграционном учете можно прочитать в нашей Базе Знаний.
Регулярный аудит и контроль сроков действия документов
Приемом иностранца на работу задачи миграционного специалиста, или сотрудника, исполняющие его обязанности, не заканчиваются. В течение всего времени работы иностранца в организации, важно следить за тем, чтобы его документы были действительны. Если действие документов подходит к концу, нужно напомнить иностранному сотруднику об их продлении, а если срок уже пропущен – отстранить от работы на время оформления новых. Нарушения в документах приводят к штрафам и возможной потери сотрудника, если в качестве наказания ему назначат выдворение.
Мы рекомендуем проводить регулярные проверки документов иностранных сотрудников, чтобы быть в курсе возможных изменений в них. У иностранца может измениться правовой статус, что повлечет за собой новые требования к оформлению документов для работы, или он мог покидать Россию во время отпуска или выходных. Актуальная информация о документах иностранного сотрудника поможет компании избежать штрафов.
Заниматься документами иностранного гражданина может специалист вашей компании. Для этого он должен быть в курсе частых изменений в миграционном законодательстве и знать обо всех тонкостях работы с иностранцами. Другой надежный способ принять иностранца на работу без ошибок – передать все процессы, связанные с иностранными сотрудниками на сопровождение нашим специалистам. Подробнее о сопровождении читайте на сайте " Отдел миграционного сопровождения".
Остались вопросы? Задайте их на консультации у миграционных специалистов!
Больше актуальных и полезных материалов вы найдете в журнале "Миграционный Эксперт"