Из этой статьи вы узнаете о способе снизить проблемы, связанные с организацией командировок для сотрудников, включая как линейный персонал, так и топ-менеджмент.
Практически все компании рано или поздно сталкиваются с сложностями при организации командировок для сотрудников. В дополнение к поиску подходящего размещения и приобретению билетов, также необходимо организовать удобный трансфер сотрудников, по крайней мере, от аэропорта до отеля и обратно.
Что делать, если командировка включает несколько сотрудников или представителей из разных филиалов? И как организовать трансфер для топ-менеджмента и линейных сотрудников? Все это нужно сделать оперативно, с использованием одного сервиса и при разумной цене. Кроме того, необходимо быстро собрать все необходимые документы для финансовой отчетности в электронном виде. Это может вызвать головную боль и неприятности. Если вы когда-либо сталкивались с такой задачей, то вы знаете, насколько это сложно.
Почему это сложно? Ведь существуют такси и приложения для заказа такси.
Вы наверняка замечали, что цены на такси в аэропорту и особенно через приложения всегда завышены. Многие такси-сервисы искусственно повышают спрос на услуги в аэропортах и на вокзалах, что сказывается на цене. Кроме того, при таком способе заказа часто неясно, доступны ли автомобили нужного класса, сколько времени нужно ждать машину и где именно ее искать.
Вероятно, вас даже могут подвезти на брендированной машине марки "Солярис". Все это может стать источником непредсказуемых проблем. И это лишь малая часть проблем, с которыми можно столкнуться, отправляя сотрудников в командировку по России. А что делать, если отправлять сотрудников за границу? Количество проблем возрастает в разы.
Хорошей альтернативой является трансфер. В чем его отличие от такси?
Сначала может показаться, что нет особых различий. Вы заказываете машину, и она доставляет вас в нужное место. Но это только на первый взгляд!
Во-первых, трансфер можно забронировать мгновенно, и, в отличие от такси, стоимость остается фиксированной и не зависит от обстоятельств, таких как погода, часовой пояс и дорожное движение. Вы можете проверить цены и забронировать трансфер заранее на сайте или через приложение i'way.
Во-вторых, даже самый недорогой класс трансфера "Стандарт" соответствует классу "Комфорт+" в такси.
В-третьих, водитель, по вашему желанию, может встретить сотрудника с табличкой на выходе из зоны получения багажа или в определенном месте. Вы также можете отказаться от встречи с табличкой и отслеживать местоположение водителя через приложение, чтобы встретиться с ним в удобном для вас месте.
В-четвертых, если ваш рейс задерживается или переносится, водитель будет бесплатно ждать вас до прибытия. Все рейсы отслеживаются в режиме реального времени, и водители всегда находятся на связи.
Что делать, если у вас нестандартный заказ?
Нестандартные заказы - это специализация компании i'way. Если у вас есть крупногабаритный багаж или много багажа, просто сообщите об этом при бронировании. Если у вас много пассажиров, вам будут предложены минивэн, микроавтобус или комфортабельный автобус на 70 человек. Трансфер для больших групп, включая требования тревел-менеджеров, также не представляет проблем.
Если ваш топ-менеджмент, линейные руководители и обычные сотрудники отправляются в командировку, вы можете самостоятельно заказать все необходимые автомобили в личном кабинете или через приложение всего за 10-15 минут. Топ-менеджерам предлагается класс "Представительский", руководителям - "Бизнес", а сотрудникам - "Стандарт" или "Минивэн".
Мы можем организовать многодневные поездки в отдаленные регионы, а также трансферы в экзотических странах Африки, где нет популярных такси-сервисов. Главное - отсутствие хаоса и "местной экзотики". Мы устанавливаем высокие стандарты обслуживания и придерживаемся их везде.
Что насчет отчетности и бухгалтерских документов?
I'way - это IT-компания и сервис. Например, 90% всех новых заказов обрабатываются с помощью искусственного интеллекта. Сбор и отправка необходимых документов в электронном виде - процесс очень простой.
Если у вашей компании есть несколько филиалов или несколько сотрудников с разными правами доступа, все это легко настраивается в личном кабинете. Каждый сотрудник может самостоятельно заказывать трансферы и оплачивать их банковской картой (вам будет выслан чек ОФД на почту) или по безналичному расчету.
Важно, что вы можете контролировать процесс выполнения заказа через приложение - вы можете узнать, где находится водитель и встречается ли он с вашим руководителем.
Преимуществом i'way является интеграция сервиса заказа трансфера с системами деловых поездок, такими как Corteos, BizOnTrip, Smartway и Raketa, а также с агентствами делового туризма. Если вы уже используете эти системы, вы можете оформить все шаги организации командировок в одном месте.