Участие в тендерах для начинающих: пошаговая инструкция

Как начать участвовать в тендерах

Давайте пошагово разберемся, как участвовать в тендерах, особенно если вы новичок в этой сфере и у вас совсем нет опыта в торгах.

Тендер — это форма закупок, но проводится она на основании конкурентного участия поставщиков товаров или услуг. Основная цель проведения закупок через тендеры: сделать их процесс как можно более прозрачным, открытым, содействовать развитию конкуренции, предотвратить злоупотребления организаторов и участников и коррупцию.

В закупках могут принимать участие:

• Организаторы закупок — заказчики, которым требуется конкретный товар, услуги или работы. Они выбирают форму тендера, определяют основные условия и требования к поставщикам, порядок проведения закупки и определяют победителя.
• Участники — продавцы или поставщики товаров, исполнители работ или услуг, которые заинтересованы в заключении договора. Участником закупок не может быть организатор, его работники или представители, а также родственники и иные заинтересованные и аффилированные лица.

Также, есть госорганизации и госслужбы, которые следят, чтобы при проведении тендеров соблюдались требования законов. Основной надзорный орган: антимонопольная служба (ФАС и его территориальные органы) — осуществляет контроль в сфере закупок, в том числе принимает и рассматривает жалобы участников на действия заказчиков, которые по их мнению, нарушают правила конкурентности и законности проведения закупок. Также ФАС вправе выносить в отношении нарушителей предписания и штрафы.

Основные виды закупок

По организатору или Заказчику, тендеры делятся на:

• государственные или муниципальные – проводятся на основании ФЗ № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — 44-ФЗ). Организаторами таких тендеров могут быть только бюджетные организации - государственные или муниципальные органы, бюджетные учреждения и предприятия и др.;
• коммерческие – проводятся на основании ФЗ № 223-ФЗ от 18.07.2011 г. "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (далее- 223-ФЗ). Их организаторами могут быть любые коммерческие организации, а также монополии и госкорпорации.

Подавляющее большинство тендеров проводится на специальных электронных торговых площадках (ЭТП) в электронной форме. Но иногда закупка может проводиться в бумажном формате, как правило, это закупки, связанные с гостайной, очень часто это закупки в сфере гособороны. В этом случае все документы подаются только на бумажном носителе.

Тендеры также могут быть:

• открытыми - круг участников неограниченный, участвовать может любой желающий, информация о его проведении размещается в ЕИС и на торговых площадках в свободном доступе;
• закрытыми - проводятся среди ограниченного количества участников, которые получают специальное приглашение к участию. Информация о них может не размещаться в Единой информационной системе, особенно если закупка связана с гостайной.

Кто вправе принять участие в закупке

В закупках, со стороны поставщика товаров, подрядчика или исполнителя услуг, могут принимать участие любые субъекты предпринимательской деятельности: юридические лица, индивидуальные предприниматели, а в некоторых случаях – самозанятые, и даже физические лица, не имеющие статуса ИП или самозанятого.

Участники должны соответствовать основным требованиям, которые предъявляются абсолютно ко всем:

• иметь статус юридического лица или ИП (иногда допускаются самозанятые или физические лица);
• отсутствует задолженность по налогам и сборам;
• участник не находится в процессе добровольной ликвидации или банкротства, его деятельность не приостановлена в связи с административными правонарушениями;
• имеются обязательные лицензии, свидетельства, сертификаты, если они обязательны для оказания отдельных видов услуг или поставки товаров.

Дополнительные требования вправе устанавливать организатор закупки в отдельном документе, содержащем условия по проведению закупки (процедура, ТЗ, требования к участникам и другое название).

Прежде чем начинать поиск подходящих закупок в ЕИС или на электронных площадках, нужно проверить, соответствуете ли вы таким требованиям.

Участие в тендерах для начинающих: пошаговая инструкция

Весь процесс участия в закупках можно разбить на 3 этапов:

1. Подготовительный этап:

• получение электронной цифровой подписи;
• выбор преимущественного направления и категории заказчиков;
• регистрация на торговых площадках и оплата участия.

2. Основной этап:

• выбор закупки;
• изучение документации по тендеру;
• подготовка заявки и ее подача;
• внесение обеспечительного платежа;
• результаты тендера.

3. Заключительный этап:

• подписание договора;
• выполнение услуг, работ или поставка товара;
• составление закрывающих документов по договору.

Подробно расскажу о каждом этапе и особенностях, на которые нужно обратить внимание.

Подготовка к участию в закупке

Итак, готовимся к участию в тендере на государственную закупку. Тендеры проходят практически исключительно в электронной форме. Поэтому не обойтись без профиля на электронной торговой площадке, а попасть на площадку и участвовать в торгах можно только при наличии электронной подписи.

Получение ЭЦП для госзакупок

Для регистрации и участия в тендерах у поставщика (исполнителя) должна быть оформлена электронная подпись (ЭП, ЭЦП), выданная на руководителя, ИП, уполномоченное должностное лицо или на специалиста. А для участия в закупках для госзаказа потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. ЭЦП понадобится не только для участия в тендерах, но и в процессе подписания договоров и актов.

Поэтому, лучше оформлять универсальную ЭЦП, которая будет работать на любых федеральных торговых площадках и большинстве негосударственных площадок, а также в различных системах электронного документооборота (ЭДО). Уточняйте эти моменты в специальном, аккредитованном центре, который будет изготавливать вам ЭЦП.

Выбор направления и категории государственного заказчика

Выберите, с какими заказчиками хотите работать: по 223-ФЗ или 44-ФЗ, а может по всем сразу. У каждой категории заказчиков есть свои плюсы и минусы.

Так, заказчики по 44-ФЗ более надежны, проблем с оплатой у них практически никогда не бывает, но условия (стоимость, штрафы, порядок оплаты) могут быть не всегда выгодными, а требования к участнику, как правило, более строгие.

По 223-ФЗ среди заказчиков много больших, известных корпораций. Заключить договор с ними выгодно даже с целью продвижения вашей компании, повышения престижности. Однако, условия оплаты не всегда интересные. Кроме того, оплата по 223-ФЗ происходит по правилам гражданского законодательства, поэтому бывают случаи просрочки оплаты, частичной или полной неоплаты.

Есть еще специальные тендеры, связанным с капремонтом (по Постановлению Правительства РФ № 615 от 01.07.2016 "О порядке привлечения подрядных организаций для оказания услуг и (или) выполнения работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме и порядке осуществления закупок товаров, работ, услуг в целях выполнения функций специализированной некоммерческой организации, осуществляющей деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах", далее - 615-ПП РФ). Они больше подходят для строительных организаций и подрядчиков, в них очень много специфических требований к участнику (например, членство в различных СРО, наличие специальной лицензии или аккредитации, работников определенной квалификации, опыта работы и пр.).

Трезво оценивайте свои силы и возможности — закупки по госзаказам всегда более сложные, требуют большего вложения времени и сил, а коммерческие тендеры порой невыгодны по условиям.

Регистрация в ЕИС – для участия в госзакупках

Если решите участвовать в государственных тендерах, вам нужно обязательно пройти регистрацию в Единой информационной системе (ЕИС Закупки)- https://zakupki.gov.ru. Такую регистрацию можно пройти и через Госуслуги.

На сайте ЕИС Закупки также можно искать закупки по интересующим вас отраслям, услугам или товарам.

Важно! На ЕИС Закупки не размещаются тендеры коммерческих, негосударственных организаторов.

Для регистрации потребуется совсем небольшой пакет документов: уставные документы и решение о размере крупной сделки и ее одобрении (для юрлиц). Остальные основные сведения об участнике сервис запрашивает самостоятельно из различных государственных информационных систем (например, выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

Регистрация пройденная после 01 января 2022 г. действует бессрочно, процесс полностью бесплатный.

После прохождения регистрации можно будет участвовать в тендерах по 44-ФЗ, по 223-ФЗ (закупки для субъектов малого и среднего бизнеса) и по тендерам, связанным с капремонтом (615-ПП РФ).

Автоматически дается аккредитация для секции по 44-ФЗ. По остальным секциям (223-ФЗ, 615-ПП) придется пройти дополнительную аккредитацию.

На каких площадках лучше участвовать в тендерах

Основные площадки для участия в тендерах

После регистрации в ЕИС Закупки участник получает аккредитацию на 8-ми федеральных электронных площадках, где уже непосредственно проводятся сами тендеры:

• Агентство по государственному заказу Республики Татарстан (http://www.agzrt.ru/),
• Единая электронная торговая площадка (Росэлторг - https://www.roseltorg.ru),
• ЭТП Газпромбанк (https://etpgpb.ru),
• Национальная электронная площадка (https://torgi.center-inform.ru),
• Российский аукционный дом (https://lot-online.ru),
• РТС-тендер (https://www.rts-tender.ru),
• Сбербанк-АСТ (https://www.sberbank-ast.ru);
• ТЭК-Торг (https://www.tektorg.ru).

Важно! Эти площадки берут оплату с победителя тендера в фиксированной сумме или в процентном соотношении к стоимости закупки.

Коммерческие торговые площадки

Для участия на иных, нефедеральных торговых площадках (сейчас их уже более 200) требуется пройти дополнительную аккредитацию. Порядок аккредитации устанавливается каждой площадкой самостоятельно, в основном состоит из следующих шагов:

• создание личного кабинета участника;
• добавление сведений в ЛК самим участником (как правило, это сканы уставных документов, имеющиеся лицензии, контактные данные и др.) или площадкой – сведений из информационных систем;
• привязка электронной подписи (ЭП);
• на отдельных площадках – внесение оплаты за пользование площадкой и прочее.

Средний срок проведения аккредитации на негосударственных площадках может составлять от 1-го до 5-7 ми рабочих дней. Поэтому, лучше заранее определиться, на каких площадках хотите зарегистрироваться и пройти аккредитацию также заранее.

Затруднительно сказать, на каких площадках лучше участвовать в тендерах, так как условия участия, организаторы и предметы на них разные.

Оплата тарифа площадки

Одним из критериев при выборе ЭТП может стать размер и условия тарифа за участие в закупке - каждая площадка устанавливает свои. Поэтому, если участвовать в закупках на большом количестве ЭТП одновременно, это может повлечь для вас значительные расходы.

Тариф площадки может быть: разовым, месячным, годовым, за участие в определенном количестве заявок (например, за участие в 10 тендерах) или определенного вида закупок.

Есть площадки, которые взимают оплату только с победителей тендера, а иногда, если организатор - очень крупный субъект, оплата может не требоваться совсем.

Если не оплатить тариф или упустить из виду это условие, то все труды по составлению заявки будут напрасными - площадка просто не отправит заявку участника, не внесшего оплату за участие.

Выбирая площадку, учитывайте свои финансовые возможности, регулярность и результаты участия в закупках. Возможно, в начале лучше будет выбирать бесплатные закупки, с оплатой от выигрыша или недорогие площадки, чтобы приобрести опыт, проанализировать свои ошибки и слабые стороны, а затем переходить на более дорогие ЭТП.

Чем больше вы будете участвовать в различных закупках на различных площадках, тем лучше у вас будет понимание, какие из них вам подходят, а какие - нет.

Как подать заявку на участие в тендере - основной этап

Поиск закупок на электронной торговой площадке

На каждой площадке ежедневно проводятся сотни и тысячи торгов, найти выгодную закупки среди такого количества непросто. Для этого нужно правильно организовать процесс поиска тендеров — он должен быть регулярным и как можно более детальным.

Поиск закупок можно проводить как по отдельным ЭТП, так и использовать специальные сайты - условно назовем их «поисковик по тендерам». Они не организовывают весь процесс закупки, а позволяют искать закупки по определенным критериям поиска сразу на нескольких, различных торговых площадках.

Чтобы меньше тратить времени на подбор тендера, научитесь пользоваться поисковым сервисом торговой площадки или «поисковиков по тендерам»: в них можно указать название товара или услуги, желаемую цену или начальную сумму договора, вид закупки и даже регион.

Можете подписаться на рассылку от электронной площадки, тогда вам будут приходить электронные письма с предложением подходящих закупок.

Изучение условий тендера

После того, как нашли подходящий тендер, очень внимательно изучите всю документацию по нему. Как правило, ее легко можно скачать отдельными файлами или архивным файлом, но на некоторых ЭТП или по отдельным тендерам для этого может потребоваться подписание Соглашения о конфиденциальности.

Особенно обращайте внимание на следующие моменты в документах:

• сроки проведения закупки, ее этапов и, самое важное! - время окончания приема заявок. Подать заявку позже указанного времени невозможно!
• условия, предъявляемые к участникам - основные и дополнительные, например: наличие сертификатов или лицензий, отдельных специалистов в штате, специального помещения или техники и др.;
• необходимые организатору объемы товаров, услуг, сроки поставки или выполнения работ - здесь важно рассчитать финансовую целесообразность и выгоду от участия в тендере;
• максимальная стоимость всего объема закупки или единицы товара, услуги — например, если тендер будет проведен в форме аукциона, стоимость в заявке нельзя указывать выше, чем стоимость по документам организатора;
• Техническое задание (ТЗ или иной документ) с требованиями к товару или услуге – тоже составляется не всегда, содержит все особенности по предмету закупки;
• перечень документов, прилагаемых к заявке – иногда он достаточно большой, но может не полностью соответствовать требованиям закона. Например, по одной коммерческой закупке организатор требовал от участников предоставить паспорт на поставляемый товар, который поставщик должен был закупить только после выигрыша в тендере. УФАС, а затем и арбитражные суды, признали такое требование избыточным, так как иначе участник должен был запросить эти документы у производителя товара или заблаговременно приобрести необходимый товар. Поэтому нужно проявлять разумные сомнения, и при необходимости - запросить у организатора обоснование для тех или иных документов;
• шаблон договора — есть не всегда, иногда в него можно вносить правки и изменения, а в некоторых случаях организатор отдает предпочтение тем участникам, которые готовы работать по образцу договора без внесения изменений. Разделы договора, на которые нужно особенно обратить внимание: сумма и сроки оплаты, штрафные санкции, порядок изменения и расторжения договора.

Если какие - то положения или требования в документации изложены недостаточно точно, непонятно, имеют двойное толкование, участник вправе, через специальную форму на площадке, обратиться к организатору с запросом о разъяснении таких требований или пунктов. Организатор обязан давать ответы на запросы заблаговременно, в срок, позволяющий участнику подготовить документы и заявку с учетом разъяснений.

Обеспечение заявки на участие в закупке

Обеспечение или независимая гарантия – это условие позволяет заказчику «отсеять» сомневающихся поставщиков на этапе подачи заявки.

Требование предоставить гарантию есть не всегда, но если оно имеется, помните: обеспечение не возвращается, в случае отказа участника от заключения договора после признания его победителем. Остальным, не выигравшим участникам, обеспечение возвращается в полном объеме. Сумма обеспечения заявки определяется организатором в процентах от суммы договора или в фиксированном размере.

На некоторых площадка для перечисления обеспечения заявки требуется открыть специальный счет – это может быть как счет площадки, так и счет заказчика. По тендерам, которые проводит госзаказчик, или с участием субъектов малого и среднего бизнеса (МСП), обеспечение должно вноситься только на спецсчет, открытый в уполномоченном банке.

Подготовка документации для участия в тендерах

Прежде, чем подавать заявку на участие в тендере, внимательно изучите всю документацию и форму заявки, расположенную на площадке.

На электронных площадках заявки подаются только в электронном виде, на многих площадках требуется подписать заполненную заявку ЭЦП руководителя или уполномоченного представителя. Если тендер проводится не в электронной форме, тогда и заявка подается на бумаге.

Законодательно форма заявки может быть установлена для госзаказчиков, а остальные организаторы могут предложить свою форму заявки.

В некоторых закупках требуется подать заявку, а также документы и приложения к ней по строго установленной форме организатора, особенно, если такие формы он приводит в составе документации. Если организатор требует строгого соблюдения определенной формы заявки или приложений, он вправе отклонить предложения участников, которые оформлены с отступлением от этого требования.

В таких случаях всю документацию, которую вы будете выкладывать на тендере, нужно очень тщательно проверить, чтобы не пропустить ни одного обязательного документа. Например, многие участники забывают предоставить решение об одобрении крупной сделки или составить опись документов. Такие ошибки тоже могут стать причиной отклонения заявки.

По многим закупкам требований к форме заявке нет, тогда она составляется в произвольной форме.

Иногда отдельную заявку составлять не нужно совсем, необходимо просто заполнить таблицу с предлагаемой стоимостью товара или услуг.

Независимо от наличия или отсутствия установленной формы заявки, ее важно заполнить правильно, аккуратно (ошибки порой непростительны) и указать все необходимые сведения: наименование товара или услуги, предлагаемую вами стоимость (за одну единицу товара, услуги или за весь объем закупки), не забыть про НДС (если он применяется), указать минимальные сроки поставки и пр.

Если требования заказчика по тендеру минимальны, но вам он интересен, и вы хотите повысить свои шансы на победу, приложите к заявке документацию, подтверждающую ваш опыт и достижения, рекомендации или благодарственные письма от клиентов, награды в профильных конкурсах, свидетельства или лицензии о подтверждении профессиональных компетенций и пр.

Формы проведения закупок

Тендеры могут проводиться в различных формах:

• конкурс: если для заказчика важно выбрать поставщика по определенным критериям, например, опыт или квалификация, наличие в штате определенных специалистов и пр.;
• аукцион: если цена товара или услуги - главный критерий при выборе поставщика. В ходе аукциона участник не может предлагать стоимость выше своего первого предложения. Выигрывает участник, предложивший наименьшую стоимость.
• запрос котировок или предложений: совмещает в себе основные критерии первых двух способов. Для организатора закупки важна и цена товара (услуги), и соответствие поставщика определенным требованиям. Каждый критерий оценивается определенным количеством баллов. Как правило, победителем становится участник, набравший наибольшее количества баллов.

По закупкам в форме конкурса или запроса предложений, после подачи заявки нужно только ждать подведения итогов. Хотя, некоторые заказчики организовывают конкурсы в несколько этапов, с постепенным отбором участников.

Отдельно остановлюсь на проведении тендеров в форме аукциона — здесь есть свои нюансы.

Аукцион открывается в строго установленное время. Участники вправе подавать заявки со своим предложением стоимости, при этом они не видят стоимость, заявленную другими участниками. Может меняться только место в рейтинге, в зависимости от величины предложения.

Один участник может подать несколько предложений, но каждое последующее должно быть меньше предыдущего, нельзя увеличивать свое предложение. Главное правило в аукционах: можно понижаться, нельзя повышаться. Размер понижения может быть произвольным, а может устанавливаться организатором - так называемый «шаг заявки».

После подачи участниками предложений время проведения аукциона может продлеваться на определенный срок, например, на 10 минут. Если за этот промежуток новые предложения от участников не поступят - аукцион закрывается. Победителем признается участник, подавший предложение с наименьшей стоимостью.

Подведение итогов закупки

Когда прием заявок в тендере прекращается, организатор рассматривает и оценивает поступившие заявки и предложения, а затем подводит итоги проведения закупки. На это ему дается определенный срок. На основании подведенных итогов заказчик принимает одно из следующих решений:

• продлить срок приема заявок – если количество участников и поданных им предложений не устраивает организатора, или участники, их предложения не соответствуют требованиям по закупке;
• признать закупку несостоявшейся – в закупке не принял участие ни один участник; участник закупки только один, тогда как требуется минимальное количество более одного; итоги тендера неудовлетворительные и не соответствуют заявленным требованиям;
• признать закупку завершившейся и выбрать одного из участников победителем - организатор вправе после подведения итогов присвоить места участникам, в зависимости от набранных ими баллов или по иным критериям отбора. При этом, если участник, признанный первым (победителем), откажется от подписания договора, предложение заключить договор может быть сделано второму участнику и далее по списку оценки участников.

Итоги проведения закупки должны быть отражены в специальном документе – протоколе. Организатор обязан выложить такой документ на площадке, чтобы участники могли с ним ознакомиться. Если участник считает, что организатор допустил нарушения в процессе проведения закупок, или нечестно определил победителя, или необоснованно отклонил заявку, он вправе подать жалобу на действия организатора в ФАС. Срок подачи такой жалобы – не более 10 дней со дня размещения итогового протокола на площадке или в ЕИС.

Заключительный этап

Победа в тендере – подписание договора

Если участник признан победителем, он обязан подписать договор в установленный срок. Способ подписания договора может быть различным: обмен подписанными бумажными оригиналами, через ЭДО, чрез специальный сервис (особенно по государственным и муниципальным закупкам).

Отказ от заключения договора или затягивание сроков подписания со стороны участника может повлечь для него неприятные последствия: от наложения штрафа или удержания суммы обеспечения заявки, до включения в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП), что не позволит участвовать в закупках в течение двух лет. При этом, не важно, отказался участник от заключения договора по 44-ФЗ или по 223-ФЗ, реестр единый и включение в него уклонившегося от подписания договора участника — законное основание в дальнейшем для отказа в участии по любым закупкам.

Бывают случаи, когда наоборот, организатор уклоняется от подписания договора. Тогда также можно подать жалобу в ФАС или обращаться в суд с иском о понуждении к заключению договора.

Выполнение закупки, закрытие документами

Договор с победителем закупки заключается на определенный срок, затем он может быть окончен или продлен. По 44-ФЗ частое требование – предоставление закрывающих документов: актов, УПД, счетов и пр.

Если договор будет выполнен некачественно или участник в процессе начнет уклоняться от выполнения своих обязательств, заказчик вправе подать сведения о таком исполнителе в Реестр недобросовестных поставщиков. Если сведения подтвердятся, исполнитель договора будет включен в РНП и не сможет участвовать в закупках в течение 2-х лет.

Поэтому, так важно трезво оценить свои силы и реальные возможности для выполнения всех условий закупки, в которой только собираетесь участвовать.

***

Как видите, участие в тендерах, даже для новичков – вполне доступный процесс, тем более что опыт приходит со временем, чем чаще участвовать в закупках. Некоторые компании обязанности по участию в тендерах возлагают на конкретных работников или отдел, а некоторые - нанимают тендерного специалиста. Но победа в тендере – это результат слаженной, совместной работа многих специалистов: менеджеров по продажам, юриста, бухгалтера, экономиста, профильных экспертов и других.