Компании, которые используют автотранспорт в служебных целях, должны учитывать затраты на приобретение ГСМ в составе базы по налогу на прибыль. Первичным документом, который позволяет отследить движение служебного транспорта и зафиксировать расходы на ГСМ, является путевой лист. Как правильно заполнить путевой лист, чтобы не возникли претензии у налоговиков.
С 1 марта 2023 года путевой лист нужно заполнять согласно обновленным правилам в соответствии с приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Новые правила действуют до 1 марта 2029 года.
Что изменилось в путевых листах 2023
Согласно новым правилам в путевом листе уже не нужно указывать его наименование и номер, а также сведения о собственнике транспортного средства. Вместо этого необходимо указать сведения о лице, которое оформило путевой лист.
Документ должен оформляться собственником транспортного средства. Если же транспортное средство передано в аренду, то путевой лист заполняет арендодатель.
Документ можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде. Кроме того, путевой лист должен включать следующие сведения:
- Показания одометра. Их надо включать даже при оформлении нескольких путевых листов на одно транспортное средство при его приеме-сдаче последующему водителю по окончании смены или рабочего дня.
- Отметки о медосмотре. Если путевой лист выдан на бумаге, то на нем должны быть подпись и печать медработника. Если же путевой лист электронный, то он должен быть заверен УКЭП медработника или неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах.
Минимизировать риски ошибок в реквизитах и обеспечить сохранность документов поможет оформление электронного путевого листа. Оформляйте электронные путевые листы в сервисе Такском-Файлер. Для заполнения документа понадобится лишь заполнить поля в веб-форме. Также для работы с электронными перевозочными документами необходимо получить электронную подпись и подключиться к ЭДО.
Обязательные реквизиты путевого листа 2023
При составлении путевого листа необходимо руководствоваться данными из приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 и ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Если документ не будет соответствовать требованиям, утвержденным приказом Минтранса, то в случае проверки транспортного средства органами ГИБДД компания может получить штраф.
Приведем обязательные реквизиты документа и сведения, которые необходимо указать, в таблице:
Обязательные реквизиты путевого листа для принятия к учету бухгалтерией
Обязательные реквизиты первичного документа, которые перечислены в законе № 402-ФЗ, важны для бухгалтерии в целях учета затрат на ГСМ.
К таким реквизитам относятся:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации или ИП;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- единица измерения;
- наименование должности лица, ответственного за оформление документа;
- подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов.
Используйте только актуальную форму путевого листа для включения затрат на ГСМ в расходы при расчете налога на прибыль, и у контролирующих органов не возникнет претензий. Сервис Такском-Файлер позволяет легко заполнить ЭПЛ с учетом действующих сегодня правил. Экономьте свое время и исключите риски доначислений из-за неверного первичного документа в бухгалтерском учете.
Новые правила и реквизиты с 1 сентября 2023 года
Приказом минтранса от 05.05.2023 № 159 внесены очередные изменения в правила по путевым листам. Новый порядок будет действовать с 1 сентября 2023 года до 1 марта 2029 года.
В реквизит «Сведения о водителях» добавили следующие данные:
- серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- СНИЛС водителя.
К основным изменениям также можно отнести:
- Закрепили правила оформления одного путевого листа на один рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя или на несколько рейсов, если в течение рабочего дня или смены у водителя ряд рейсов.
- Разрешили изменять сведения о водителях, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, если формируют электронный путевой лист.
Попробуйте работать с электронными перевозочными документами прямо сейчас. Это позволит обеспечить быстрые взаиморасчеты между заказчиками и перевозчиками. Все форматы документов строго соответствуют требованиям ФНС, а встроенная система проверки контролирует документы на корректность заполнения.
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8K1K8s