Справка 2-НДФЛ для сотрудника – новая форма в 2023 году
Шаблоны справок о доходах и особенности их заполнения закреплены Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753.
Справка 2-НДФЛ состоит из одной страницы и содержит 6 разделов:
- Данные о налоговом агенте, в роли которого выступает работодатель — он производит доходные начисления в пользу физического лица, удерживает налог и перечисляет его в бюджет.
- Данные о получателе доходов — физическом лице, на имя которого составлена справка.
- Детализация примененных на протяжении рассматриваемого периода налоговых вычетов с указанием их кода.
- Итоговые размеры доходов, налогооблагаемых сумм и налоговых отчислений.
- Сумма дохода, с которого не удерживался налог, и сумма неудержанного налога.
Справку 2-НДФЛ заполняют на основании бухгалтерских данных по расчетам с наемным персоналом и подоходному налогу. Главным источником информации при ее составлении для сотрудника выступает регистр налогового учета по НДФЛ, который ведется обособленно по каждому человеку.
Важно! Выдача справок 2-НДФЛ сотрудникам производится на основании их письменных или устных обращений.
Пример заполнения справки 2-НДФЛ для сотрудника
В бухгалтерию ООО «Аква72» поступило заявление от Снегирева Андрея Дмитриевича о выдаче ему справки о доходах за последние три месяца работы в 2024 году для подтверждения уровня заработка в банке. Заполнять будем в следующем порядке.
В шапке формы укажем год, за который формируем сведения, и дату составления справки.
В раздеде 1 обозначим налогового агента (работодателя). Для этой цели введем наименование предприятия, его коды ИНН и КПП, код ОКТМО, контактные данные для связи.
В разделе 2 укажем ФИО работника — Снегирев Андрей Дмитриевич, его дату рождения, гражданство, ИНН и паспортные данные. О том, что идентификация физического лица производится именно по паспорту, будет свидетельствовать код «21» в поле с кодом документа, удостоверяющего личность.
В разделе 3 обозначим ставку налогообложения — 13%. Далее помесячно введем начисления в пользу работника с разбивкой на виды доходов. Работник обратился к нам в июне, ему нужна справка за последние 3 месяца работы. Значит мы должны отразить в ней доход за май, апрель и март 2024 года. Ему ежемесячно начислялалась зарплата в сумме 35 800 руб. и премия в размере 10 800 руб. В мае Снегирев был в отпуске и получил отпускные — 33 650 руб. Все выплаты в справке имеют свою кодировку: зарплата — 2000, премия —2002, отпускные — 2012.
В разделе 4 укажем вычеты, которые применял работник. В 2024 году у него есть стандартный вычет на троих детей (коды 126, 127, 128). В справке укажем обобщенные суммы примененных вычетов за 3 месяца:
- на первого и второго ребенка — 1 400 руб. х 3 мес. = 4 200 руб. (коды 126, 127);
- на третьего ребенка — 3 000 х 3 мес. = 9 000 руб. (код 128).
На заметку! Коды видов доходов и вычетов налогоплательщиков утверждены приказом ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.
В разделе 5 приведем итоговые показатели доходности и сумм налога. Общий размер налогов вводится без учета льгот (суммируется все, что вошло в таблицу из раздела 3). Налоговая база будет равна разнице между общим объемом доходов и примененными вычетами. НДФЛ указывается за год – исчисленный и удержанный, отправленный в бюджет.
Готовую справку подписывает руководитель организации. Документ регистрируется работодателем в журнале выданных справок.
Итоги
Справка 2-НДФЛ для сотрудников выдается по устному или письменному запросу работника. В ней отражаются доходы и удежанный налог за указанный работником период.