Заголовок к делу должен отражать его содержание, но есть нюансы: заголовок должен соответствовать правилам русского языка; быть емким и точным, нельзя подменять исторические понятие, но в тоже время использовать архаичные выражения.
Таким образом, заголовок отображает общую информация, заключенную в деле. И при чтении описи помогает пользователю лучше ориентироваться.
Архивоведы выделяют несколько типов заголовков:
- простые
- обобщенные
- сложные
- структурированные
- типовые
Наиболее часто использованные - это простые заголовки. Они создают структуру, но для разных видов документов элементы немного отличаются;
Постановления, приказы и протоколы и пр. (Организационно-распорядительная документация): могут содержать №, указывается автор, общее содержание, период - время. Также указывается "подлинник" или "копия".
Информационно-аналитическая документация: таблицы, ведомости, справки и пр.: устанавливается автор, содержание (о чем?), территория, время- период. Автор и территория - необязательные элементы.
Планы, отчеты: обязательно содержит автора (кто?), иногда содержание (о чем?) и обязательно период (когда?).
Документы (например, если в одном деле сразу несколько видов документов, но при этом нужно сформировать простой заголовок): автор, содержание, период и указать виды документов в скобках. Обязательным является только "содержание".
Переписка: корреспондент (с кем была переписка?) и содержание
Примеры по каждому из заголовков:
1. Приказ №12 Министерства обороны Российской Федерации по личному составу Главного управления боевой подготовки ВС РФ за 2015 год.
2.Отчёт Управления геологии и охраны недр Армяской ССР по основной деятельности и капвложениям за 1963 г.
3. Документы ГБОУ СОШ №212 об информационно-образовательной деятельности за июнь-август 2009 г. (положения, протоколы, справки, таблицы).
4. Переписка с ЦГА г. Москвы о проведении учебной архивоведческой практики для студентов РГГУ.
Для обобщенных заголовков характерно наличие документов разных авторов, разного содержания и пр. То есть объединение нескольких составляющих в один заголовок. Пример:
1. Переписка с МФТИ и МГУ о проведении круглого стола физических факультетов и организации совместных программ профессиональной переподготовки.
Для сложных заголовков характерно выделение отдельных групп документов. Такой заголовок можно разбить на несколько, как правило на два. Как правило, такие части по смыслу или другому признаку связаны между собой
1. Протоколы заседаний РИО о планах работы в подготовке проектов на 2018 г. (подлинники), переписка с федеральными архивами о создании Интернет-порталов.
Структурированный заголовок представляет более полную информацию. Наиболее часто структурированные заголовки используют при описании дел, где есть разные виды документов, а также дел, сформированных по номинальному признаку, чтобы раскрыть какие именно приказы или распоряжения есть в деле.
1. Протоколы заседаний Ученного совета МГУ № 1-5 за 2013 г. Подлинники.
Протокол №1 23.01.2013 г. Об утверждении новых курсах повышения квалификации для студентов; лл. 1-5.
Протокол №4 заседания 17.10.2013 г. Об открытии новых образовательных программ по магистратуре; лл. 23-35.
Также есть еще типовые заголовки, которые являются чем-то похожим на шаблоны. Если, например, это протоколы то указывается автор, но пропускается содержание и год для самостоятельного заполнения.
Примеры заголовков являются выдумкой автора, за исключение одного заголовка.
Литература: 1. Бурова, Е. М. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов/Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева; под ред. Е. М. Буровой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2012. - 483 с.: ил.