Статья обновлена 22.10.2024.
В прошлый раз познакомились с общей схемой проверок, которые нужно выполнить в 2023 году при начислении зарплаты, а также о том, насколько важно сразу же правильно установить дату выплаты зарплаты.
Сегодня поговорим о том, какие особенности появились в программе ЗУП 3.1 с 2023-го года из-за новой обязанности исчислять и удерживать НДФЛ с аванса.
Конечно, правильнее было бы писать - "Зарплата за первую половину месяца", но "аванс" - короче. Далее пишем "аванс", подразумеваем - "зарплата за первую половину".
Посмотрим, как с 2023 года программа ЗУП 3.1 учитывает доход по авансу в регистрах налогового учёта при начислении аванса и что происходит, когда начисляется зарплата.
Разберёмся с ситуацией, когда аванс окажется больше, чем начислили за полный месяц: как это выявить и как понять, нужно ли такую ситуацию исправлять. А если нужно исправлять - то как именно.
Но сначала давайте разберёмся, как теперь программа ЗУП 3.1 работает с авансом.
Как учитывается аванс в регистрах бухгалтерского и налогового учета с 2023 года
Аванс начисляется в программе ЗУП 3.1 документом "Начисление зарплаты за первую половину месяца": выполняется предварительный расчет постоянных начислений с 1 по 15 число, а также НДФЛ и постоянных удержаний с этих начислений. В итоге формируется сумма к выплате в регистре "Зарплата к выплате авансом", и эта сумма попадает в ведомость на выплату.
До 2023 года этим все и ограничивалось, а с 2023 года сумма начисленного аванса и НДФЛ с него учитывается еще и в регистрах налогового учёта по НДФЛ. Датой получения дохода считается дата выплаты аванса.
В регистрах программы для учёта страховых взносов начисление аванса не регистрируется, как и ранее.
Давайте посмотрим, какие движения делает документ начисления аванса за август по доходам и по начисленному налогу (листайте картинки):
Здесь мы видим, что за первую половину месяца начислено 25 000 и налог 3250, выплата аванса запланирована на 23.08.2024.
Обратите внимание на колонку "Зарегистрировано при начислении аванса" - в ней стоит дата 01.08.2024. Таким образом программа запоминает, что эти строки относятся к начислению аванса за август.
Это очень важная колонка, дальше она нам еще пригодится.
Как начисленный аванс зачитывается при начислении зарплаты
Посмотрим теперь, что происходит при начислении за август в документе "Начисление зарплаты", с плановой датой выплаты 10.09.2024. Тому же сотруднику начислен доход за полный месяц 50 000, а итоговая сумма НДФЛ за месяц составила 6 500.
На вкладке "Начисления" мы видим сумму начисления за месяц в целом - и эта сумма потом отражается в бухучёте (расчётном листке) за месяц полностью.
А вот на вкладке НДФЛ чуть сложнее - итоговое начисление НДФЛ за август на сумму 6500 раскладывается на дату выплаты аванса и зарплаты сразу же.
А что же в налоговом учете по НДФЛ? Мы ведь уже учли начисление аванса на дату 23.08.2024. Очевидно, что на дату выплаты зарплаты 10.09 мы можем учесть доход за вычетом начисленного аванса. Давайте посмотрим, как это делает программа.
Сначала на дату выплаты зарплаты 10.09.2024 регистрируется полная сумма начисления 50 000.
Следующая строка зачитывает аванс: уменьшает сумма дохода на дату выплаты зарплаты 10.09.2024 на сумму аванса 25 000, а в колонке "Зарегистрировано при начислении аванса" указывает месяц начисления аванса 01.08.2024.
Как программа понимает, что нужно зачесть именно 25 000? А очень просто - по колонке "Зарегистрировано при начислении аванса". Достаточно просуммировать доход по сотруднику в строках, где проставлено 01.08.2024
Почти точно так же зачитывается НДФЛ с аванса (листайте галерею). Отличие от дохода в том, что сумма НДФЛ зачитывается на дату выплаты аванса 23.08.2024.
Таким вот образом начисленная в бухучёте зарплата за август на сумму 50 000 рублей раскладывается на две даты: сначала на дату выплаты аванса 23.08.2024, а остаток на дату выплаты зарплаты 10.09.2024.
И снова обратим внимание на колонку "Зарегистрировано при начислении аванса": если мы просуммируем сумму по строкам, в которых проставлено 01.08.2024, то получим нулевую сумму.
Это говорит о том, что в налоговом учёте зачёт весь начисленный аванс за август.
Что касается взносов - при начислении зарплаты программа зарегистрирует доход на сумму 50 000 в регистре "Учёт доходов для страховых взносов".
Если итоговое начисление зарплаты больше начисления аванса, то никаких проблем не возникает, доход и налог в бухучете чётко раскладываются по датам получения дохода в налоговом учёте. Но что будет, если аванс оказался больше зарплаты за месяц? Давайте разбираться.
Как получается, что иногда аванс оказывается больше зарплаты за месяц?
Здесь всего две причины - либо в организации принято начислять аванс готовой суммой (и она оказалась больше зарплаты за месяц), либо при расчёте за первую половину месяца не учли невыходы на работу.
Углубляться в эту тему не будем, продолжим разбираться, какие последствия возникают и как с ними быть.
Как программа зачитывает аванс, который оказался больше зарплаты?
Выше мы посмотрели, как зачитывается аванс, который меньше или равен зарплате. Если же аванс оказался больше зарплаты, то он зачитывается в размере начисленной зарплаты, посмотрим дальше на примере.
Начислим тому же сотруднику в сентябре 2024 года аванс на сумму 52 000 рублей, а зарплату на сумму 50 000, и посмотрим, как программа отработает эту ситуацию:
Как видим, документ начисления зарплаты за сентябрь смог зачесть аванс только на сумму начисленной зарплаты. Программа считает, что на дату получения зарплаты за сентябрь 10.10.2024 доход уже не возникает.
Просуммируем остаток по колонке "Зарегистрировано при начислении аванса" = 01.09.2024: при начислении аванса добавили 52 000, при расчете зарплаты зачли 50 000, остаток 2000 рублей. Запомним его, эта сумма нам еще пригодится.
В чем проблема, если аванс оказался больше зарплаты за месяц?
Получается, что налог на доходы рассчитаны с одной базы, а взносы с другой (меньше). Посмотрим на примере:
- Начислили аванс на сумму 52 000 и выплатили его полностью: доход для НДФЛ 52 000, доход для взносов не регистрируется;
- Начислили зарплату за месяц на сумму 50 000: доход для НДФЛ не изменился и остался равным 52 000, а доход для взносов составил 50 0000;
- Доход в бухучете, который отражается в расчётном листке (50 000) отличается от дохода а 6-НДФЛ (52 000).
Кроме этого, за сотрудников возникает задолженность, в ведомость на выплату зарплаты он не попадает, и возникают уже другие последствия, не будем пока в них погружаться. Продолжим разбираться с базами НДФЛ и взносов.
Как программа поступает с незачтённым авансом в следующих месяцах?
При начислении зарплаты за следующий месяц программа сначала зачитывает аванс того же месяца. Если остаток больше, чем незачтённый аванс прошлого месяца, то программа выполнит зачёт аванса прошлого месяца.
Продолжаем работать с тем же сотрудником. Начислим ему аванс за октябрь 23 913,04 (выплата 25.10.2024) и зарплату за октябрь 50 000 (выплата 08.11.2024).
При начислении зарплаты за октябрь зачитываем аванс на сумму 23 913,04. Остаётся 26 086,96 дохода за вторую половину месяца. Из неё мы можем зачесть оставшиеся 2000 аванса за сентябрь. Таким образом, начисление за октябрь на сумму 50 000 раскладывается по датам получения дохода так (см. выделенное красным):
Обратите внимание, что зачёт аванса за октябрь разбит на две строки: с суммой 2000,03 и 21913,01. Почему так произошло - достойно отдельной статьи, возможно, вернусь к этой теме позже.
Коротко: это связано с долгом сотрудника на сумму 2000 и особенностями закрытия такого долга в следующих месяцах.
В итоге мы убедились, что программа выровняла базы для НДФЛ и взносов за два месяца.
Сколько месяцев программа нам даёт для зачёта аванса?
Оказывается, всего шесть месяцев. Если за полгода зачесть аванс не получится, программа о нём забывает. Это мы выяснили, пока разбирались, почему программа так странно зачитывает суммы в октябре: 2000.03 вместо 2000.
Мы нашли часть кода в программе, в которой прописан срок в шесть предыдущих месяцев для поиска незачтённого аванса.
Подведем некоторые промежуточные итоги
Итак, что мы выяснили:
- Разобрались, как с 2023 года программа ЗУП 3.1 учитывает в налоговом учёте начисление аванса и зарплаты;
- Выяснили, что будет, если аванс окажется больше зарплаты;
- Выяснили, как программа разбирается с авансом, который больше зарплаты.
Теперь давайте делать выводы - в каких ситуациях программа не сможет зачесть "лишний" аванс
Таких ситуаций всего три:
- Сотрудник уволился;
- Сотрудник умер;
- Сотрудник продолжает работать, но не получал достаточно доходов в течение 6 месяцев и более (например, ушел в декретный отпуск, либо потерял в зарплате, и так далее).
Как разобраться с "лишним" авансом, если сотрудник уволился
Как ни странно, но наименее затратный для организации в этом случае вариант - это начислить ему зарплату в размере аванса.
Не нужно тратить время на переговоры с сотрудником, убеждая его вернуть лишнюю зарплату - сотрудник может и не согласиться, тогда вопрос надо решать через суд, а это долго и недешево.
Из дополнительных расходов будут только страховые взносы, которые придется начислить на "лишний" аванс.
Очевидно, что намного дешевле начислить взносы на "лишние" 2000 рублей, чем втягиваться в переговоры с сотрудником, либо судиться.
Если же разница для организации существенная, и сотрудник согласился вернуть деньги, нужно аккуратно внести исправления в документ начисления аванса: уменьшить суммы начисления и НДФЛ так, чтобы они были в точности равны начислению зарплаты в целом за месяц. После этого оформить от сотрудника возврат денежных средств, чтобы закрыть взаиморасчёты.
В этом варианте есть свои тонкости и "подводные камни", но в целом алгоритм решения такой.
Как разобраться с "лишним" авансом, если сотрудник умер.
В такой ситуации оформляется увольнение на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
Выплата зарплаты в этом случае выполняется родственникам умершего, и она не облагается ни НДФЛ, ни взносами (п. 18 ст. 217 НК РФ).
При этом аванс был выплачен еще тогда, когда сотрудник был жив. Фактически, это зарплата за первую половину месяца, поэтому наиболее логичным будет начислить взносы на сумму аванса.
Чтобы включить доход по авансу в базу для взносов, нужно ввести документ "Операция учета взносов" указать в нем сумму дохода в размере начисленного аванса.
Как разобраться с "лишним" авансом, если не получилось зачесть его за полгода.
Выше мы разобрались, что через полгода программа прекращает попытки зачесть "лишний" аванс.
Но проблема-то сохраняется - взносы начислены не на всю сумму дохода, который получил сотрудник. Чтобы выровнять базы НДФЛ и взносов, нужно включить сумму "лишнего" аванса в базу для взносов.
Для этого нужно создать документ "Операция учёта взносов" и зарегистрировать доход для расчёта взносов.
Бывают ситуации, когда сразу же становится понятным, что "лишний" аванс вы не сумеете зачесть в течение полугода: это либо отпуск по уходу за ребёнком, либо длительный больничный в связи с болезнью и последующим увольнением.
В таких случаях лучше всего начислить зарплату в размере аванса в том месяце, когда возникла эта ситуация.
А что, если лишний аванс зачтен в следующем году?
Это не вполне очевидно, но зачёт "лишнего" аванса может произойти в следующем году.
Пример: аванс оказался больше зарплаты в декабре, а зачёт "лишнего" аванса выполнен в январе следующего года.
В текущем году база для НДФЛ будет больше, чем база для взносов. А в следующем году наоборот, потому что программа уменьшить базу для НДФЛ на сумму лишнего аванса.
В итоге за два года базы НДФЛ и взносов будут равны, а по каждому году - нет.
Исправлять ли данные в программе в такой ситуации? Решать вам. Я бы не исправлял, потому что с 2023 года налоговая инспекция не может сравнивать базы в отчетах "Расчет по страховым взносам" и в "6-НДФЛ".
Даже если у налоговой возникнут вопросы, намного проще отправить пояснение, чем влезать в данные программы, рискуя их испортить. Поэтому лучше ничего не трогать.
Как выявить "лишний" аванс штатными средствами программы ЗУП 3.1?
К сожалению, программа не предлагает никаких отчетов для выявления такой ситуации.
Если у вас небольшая организация, вы можете выявить такую ситуацию самостоятельно - вы просто знаете, кому сколько начисляли. Есть косвенный признак такой ситуации - сотрудник попал в ведомость на выплату аванса, но не попал в ведомость на выплату зарплаты.
Если же у вас большая организация, и есть некоторые навыки работы с регистрами в программе, можно выгрузить нужные данные в Excel, обобщить их по сотрудникам и таким образом понять, есть лишний аванс или нет.
Можно также настроить "под себя" универсальный отчёт, но это требует серьёзных навыков работы с отчётами в 1С. При желании, можно найти готовые бесплатные настройки на разных сайтах.
Моя рекомендация - настройки от компании "Профбух", вы можете найти их по ссылке:
Как выявить "лишний" аванс нашим отчетом "Контроль НДФЛ и взносов"
В конце статьи вы найдёте ссылку на демо-версию этого отчёта.
Наш отчет показывает не просто "лишний" аванс, а всю историю его начисления и зачёта, в хронологическом порядке, вплоть до документов начисления. Легко проследить, что и когда случилось с авансом.
Можно получить в отчёте только тех сотрудников с "лишним" авансом, по которым нужно решать, делать ли исправления: это уволенные сотрудники либо те, по кому аванс не зачтён в течение полугода.
Приведу несколько примеров того, как это работает (ниже галерея с двумя примерами, листайте).
Первая картинка: сотруднику начислен лишний аванс за апрель 2023 года, а 19.04.2023 сотрудник увольняется в связи со смертью. Дату увольнения видно в колонке "Сотрудник". В этой ситуации зачёт аванса невозможен.
Вторая картинка: "лишний" аванс начислен в марте 2024 года. Отчет формируем в октябре 2024. Видно, что с апреля по июль зачёт аванса не выполнялся (не было достаточно доходов), далее последний зачёт аванса выполнен в августе 2024 года, а сумма 1996.96 "зависла" и больше не зачитывается. Пришлось включить зависшую сумму в доход для взносов документом "Операция учёта взносов".
Оба примера взяты из реальной базы одного из наших клиентов, количество сотрудников в этой организации более тысячи.
Демо-версия отчета "Контроль НДФЛ и взносов"
Демонстрационная версия будет работать до 31 декабря 2024 года.
Для подключения отчёта к программе обратитесь к вашему системному администратору или программисту, который знает, как это делается.
Отчёт можно открыть напрямую из файла или подключить к списку внешних отчётов/обработок.
Как сформировать отчёт по "лишнему" авансу:
Откройте отчёт, нажмите кнопку "Выбрать вариант отчета" и пункт "Аванс больше зарплаты":
Теперь задайте параметры: организацию и период.
Период - это месяцы первоначального начисления аванса, которые будете проверять.
Параметр "Выводить результаты" указывает, насколько подробный отчёт вы получите. Рекомендуется сначала поискать ошибки, т.е. незачтённый аванс по уволенным сотрудникам или по тем, кому не удалось закрыть лишний аванс в течение полугода.
В параметре "ФИО" можно указать одного или нескольких сотрудников, если вы хотите проверить только их.
Далее нажмите кнопку "Сформировать" и смотрите результаты на вкладке "Отчёт".
И в заключение
Подписывайтесь и приглашайте коллег на этот канал в Дзене, а также на канал в телеграмме: https://t.me/ndfl_6, чтобы не пропустить анонсы новых статей.
По вопросам индивидуальных консультаций или приобретения отчёта обращайтесь на электронную почту ndfl_6@magistr22.ru, или в телеграмм https://t.me/ndfl_6_magistr
#