Приходный кассовый орден — это документ для отражения поступления наличных денег в кассу организации. Орден составляется с учетом строгих правил кассовой дисциплины, за нарушения предусмотрены крупные штрафы. Рассказываем, как оформить приходный ордер без ошибок — смотрите бланк и образец заполнения в статье.
Бланки и образцы приходного кассового ордера
Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Составьте его в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Бланки и образцы приходного кассового ордера
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:
- непосредственно приходный кассовый ордер;
- отрывная часть – квитанция. Ее выдайте человеку, внесшему деньги.
Приходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки, при помощи компьютера или комбинированным способом (п. 4.7 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
В приходном ордере и квитанции к нему в строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Оплата по договору от 12 июля 2020 № 123», «Торговая выручка за смену».
В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.
Нумеровать приходные кассовые ордера можно так, как удобно вам. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или, например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом нумерация может быть как сквозной, так и несквозной. Дело в том, что ни указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», ни указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У не установлены требования к нумерации.
Бланк ПКО в вордСкачать
Бланк ПКО в эксельСкачать
Образец ПКО — оплата от покупателя Скачать
Образец ПКО — возврат подотчетаСкачать
Образец ПКО — поступление наличных с расчетного счетаСкачать
Образец ПКО — взнос в уставный капиталСкачать
Что такое ПКО
ПКО или приходно-кассовый ордер - это унифицированная форма первичного учетного документа, которым подтверждается факт внесения налички в кассу учреждения. Бланк первички регламентирован отдельным постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Обратите внимание, что регистры и первичка в части ведения кассовой дисциплины является обязательной к применению. Компания не вправе отказаться от оформления приходных, расходных ордеров и кассовой книги, при условии, что в деятельности используются наличные деньги.
Ведение кассовой дисциплины не предусмотрено для ИП, а также для организаций, которые не осуществляют расчеты наличными деньгами. Если в отчетном году была проведена хоть одна операция с наличкой (не зависимо от суммы), то кассовая документация должна быть оформлена должным образом.
Когда нужно оформлять приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер составьте на любую сумму, которую вносят в кассу. Например, при получении выручки за товары, работы, услуги, при возврате подотчета, при оприходовании в кассу денег, снятых с расчетного счета, и т. д. Приходный кассовый ордер оформляйте при получении сумм как от организации и ИП, так и от физлиц. При этом соблюдайте лимит расчетов наличными: при расчетах с организациями и ИП можно принимать наличными не более 100 000 руб. по одному договору.
Приходный кассовый ордер оформите по форме № КО-1. На сумму полученных денег выдайте вносителю квитанцию к ПКО. Организации, которые оформляют приходные кассовые ордера в электронном виде, могут направить квитанцию на электронную почту вносителя. Это следует из пунктов 4.1, 5, абзаца 5 пункта 5.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Организация может составить один приходный кассовый ордер на всю сумму выручки на основании фискальных документов, если при получении денег пробивали кассовые чеки (п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Деньги приходуйте в главную кассу по окончании смены операционной кассы.
Что считается неоприходованием выручки
Выручка, полученная в кассу, считается неоприходованной, если на полученную сумму не оформлен приходный кассовый ордер и операция не отражена в кассовой книге (п 4.6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Также неполным оприходованием выручки будет отражение в кассовой книге суммы меньшей, чем фактически поступило в кассу (постановление Верховного суда от 30.05.2016 № 306-АД16-1520 по делу № А72-7820/2015). За неоприходование выручки грозит административный штраф.
Особенности ПКО
Приходник всегда оформляется в единственном экземпляре. Сам бланк представляет собой две части: стандартную форму ПКО и отрывную квитанцию. Сам приходник хранится к бухгалтерии или в кассе организации. А вот отрывная квитанция с подписью ответственных лиц, передается на руки человеку, который непосредственно внес деньги в кассу. Это может быть:
- кассир или бухгалтер, который снял деньги с расчетного счета организации и внес в кассу;
- иной работник компании, например, сотрудник вернувший неиспользованный остаток по командировочным расходам или подотчету;
- представитель поставщиков и подрядчиков, которые вносят авансы или оплату наличными;
- покупатели и клиенты, которые вносят оплату за товары, работы или услуги наличными деньгами;
- иные физические лица, которые вносят наличные деньги в кассу.
Бланк ПКО должен быть подписан кассиром (иным уполномоченным работником) и главными бухгалтером. Отрывная квитанция удостоверяется подписью и печатью кассира, а также подписью главбуха компании. Обратите внимание, что дублировать печать на самом ПКО не нужно. Не требуется ставить печать по месту разрыва, чтобы часть оставалась на ПКО, а часть - на отрывном корешке (такие правила действовали ранее).
При наличии онлайн кассы, формировать отдельные ПКО на каждую операцию по внесению денег не нужно. Согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, кассир в конце дня может составить один ПКО на всю сумму, которая поступила в кассу согласно чекам и БСО.
Оформить приходник можно на бумажном носителе, либо вести в электронном виде. Однако электронный ПКО должен быть удостоверен электронными подписями ответственных лиц (кассира и главбуха компании). Цифровой приходник можно отправить на e-mail лица, который внес наличность в кассу фирмы.
Бланк ПКО
Стандартизированный приходный кассовый ордер - бланк формы №КО-1 утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Построчное заполнение ПКО
Далее приведена пошаговая инструкция, как без ошибок заполнить приходный кассовый ордер. Соблюдайте следующий порядок действий:
Поле ПКО
Как правильно заполнить
Пример
Строка "организация"
Отразите наименование хозяйствующего субъекта, в кассу которого поступили наличные деньги. Обязательно укажите организационно-правовую форму (ООО, АО, ЗАО).
ООО "Путевка на море"
Код по ОКПО
Отразите код, присвоенный организации при ее регистрации. Уточнить код по ОКПО можно в уведомлении от Росстата. Если письмо утеряно, то можете проверить коды на официальном сайте Росстата.
Если код не присвоен, то проставьте прочерк.
1234567890
Наименование структурного подразделения
Укажите наименование структурного подразделения согласно организационной структуре организации. Если в фирме нет структурных отделов, то поставьте прочерк.
"Бухгалтерия"
Номер документа
Отразите номер и дату составления приходного кассового ордера. Обратите внимание, что нумерация ПКО осуществляется в сквозном хронологическом порядке. Нумерация ведется непрерывно в течение года. А с начала календарного года нумерацию начинают заново.
№321 от 04.05.2023
Дата составления
Дату составления отразите в формате "ДД.ММ.ГГГГ".
Важно! ПКО должен быть оформлен в день поступления денег в кассу, поэтому дата поступления денег и день формирования ордера совпадают.
Графа "Дебет"
Отразите номер бухгалтерского счета, по которому проводится поступление налички в кассе. В стандартном случае, это счет 50 "Касса", но могут быть исключения.
Счет 50 "касса"
Код структурного подразделения
Впишите код СП, которое оформляет ПКО. Если кода нет, то проставьте прочерк.
Корреспондирующий счет (субсчет)
Здесь отражается счет бухучета, который корреспондирует со счетом 50 "Касса" при поступлении денег.
Примеры проводок:
- 51 – поступление денег с расчетного счета;
- 62 – поступление денег от покупателей и заказчиков;
- 71 – возврат денег от подотчётных лиц;
- 73-2 – возмещение ущерба (от работников);
- 75-1 – внесения денег от учредителей в уставной капитал;
- 90-1 – поступление розничной выручки.
Код аналитического учета
Заполняйте соответствующий реквизит только при наличии кодов.
Графа "Сумма"
Укажите сумму поступивших денег в кассу. Сумму внесите цифрами, в рублях и копейках.
1 000 рублей 00 копеек
Код целевого назначения
Поле предусмотрено для заполнения некоммерческими организациями. Здесь отражаются сведения о целевом финансировании, которое поступает в кассу.
"Целевое финансирование в рамках государственной программы"
Принято от
Укажите ФИО лица, которое непосредственно внесло денежные средства в кассу фирмы. Если наличность поступает от представителя организации, то укажите ее наименование.
ООО "Заказчик" или
Иванов Иван Иванович
Основание
Отразите основание внесения наличности в кассу.
Например, следующие основания:
- «Внесены деньги в качестве вклада в уставной капитал»
- Внесен аванс по договору поставки товара от 04.05.2023 года №123
- Поступила оплата по договору от 05.02.2023 № 10»
- Внесен неизрасходованный аванс на командировочные расходы по приказу №5 от 04.05.2023 года.
Строка "Сумма"
Указываем сумму поступивших денег прописью. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.
Одна тысяча рублей 00 копеек
В том числе
В данном поле следует отразить сумму НДС, при условии, что налог учет в сумме операции. Указывайте ставку и сумму НДС. Если налог не предусмотрен - ставьте "Без НДС".
В том числе НДС 20% - 5 000 рублей 00 копеек
Без НДС
Приложение
Отразите реквизиты первичных документов, которые прилагаются при поступлении наличных.
Авансовый отчет №5 от 05.04.2023 года
В отрывной квитанции следует продублировать основную информацию их основной части ПКО.
Важно! Исправления в приходных кассовых ордерах не допускаются. Если кассир допустил ошибку, то проблемный документ следует уничтожить и выписать новый ПКО, но уже без ошибок и исправлений. Номер и дата сохраняются. Замазки и корректоры использовать нельзя.
Образцы заполнения ПКО
Ниже приведем несколько актуальных образов заполнения приходных кассовых ордеров. Образцы можно скачать бесплатно.
Скачать образецСкачайте образец
-
