Всем привет, я — Саша, и одно из моих направлений работы на текущий момент — развитие производства рольставней, ворот и шкафов на парковочные места. У нас небольшой штат — 10 человек. Производство в Московской области, офис в Москве, часть сотрудников работает удаленно, в том числе и я.
В этой заметке я расскажу о своем пути внедрения корпоративного мессенджера, дам пошаговый алгоритм, а также поделюсь примерным шаблоном настройки воркспейса для производства и в конце расскажу о дальнейших планах.
Как обычно работают в нашей нише
Чаще всего это рабочие чаты в телеграм или, прости Господи, WhatsApp.
Приведу примеры, как было у нас:
- Почта: менеджер общается по телефону с поставщиком, затем отправляет ему письмо.
- Whatsapp: менеджер написал монтажнику в Whatsapp, чтобы спросить о свободных слотах.
- Telegram: замерщик скинул в Телеграм голосовое и фотографию чертежа.
- Телефон: сотрудник управляющей компании позвонил на личный телефон менеджера и задал вопрос по проектной документации.
Почему это работает плохо?
С таким зоопарком мессенджеров информация в контуре компании циркулирует хаотично, и существуют большие шансы упустить что-то важное. Часто это важное и нужное здесь и сейчас так и остается вне досягаемости для других участников процесса.
Многие вещи завязываются на конкретном человеке, а он может забыть, потерять ключевую информацию.
Классические мессенджеры Whatsapp и Telegram используются для личного общения, организовать сколь-нибудь удобную и работающую структуру чатов / групп я так и не смог.
Да и не особо хотел, так как понимал, что это — тупик. К моменту прозрения я уже имел большой опыт работы в распределенных командах и решил, что пора внедрить это решение и у нас.
Решение выбрал сразу — мессенджер Slack
Плюсы:
- Это отдельная программа, в которой нет и не может быть личных контактов в отрыве от проекта — это позволяет сохранять фокус.
- Треды — это обсуждения внутри обсуждений. Гениальная вещь, которая позволяет углубиться в контекст, не раздувая количество сообщений в чате.
- Возможность интеграции с другими сервисами, мощное API.
- В одном клиенте можно добавлять сколько угодно много воркспейсов. Делаешь несколько проектов — просто переключаешь в одном приложении воркспейс на новый.
- Ссылки на сообщения. Очень удобно, когда можно кинуть ссылку на конкретное сообщение.
- Каналы — общие и приватные.
Мой путь внедрения
Важно идти по плану, приведу свой:
- Написать список каналов, который вы планируете внедрить в компанию. Вы можете использовать мой шаблон, я выложил его в своем телеграм-канале @aiaiaisasha, так что присоединяйтесь, будет много интересного.
- Взять паузу и свежим взглядом посмотреть на заготовленный список. Основная цель — сделать так, чтобы не было каналов с повторяющимся смыслом и чтобы все вопросы, которые возникают в рабочем процессе, так или иначе решались в своем релевантном канале. Если после запуска основная активность ведется в канале #общее — вы что-то сделали не так.
- Назначить день, когда у каждого сотрудника должен быть установлен клиент, с этого момента общение в других мессенджерах по рабочим вопросам должно быть под запретом. Обязательно проговорите важность соблюдения этого правила сотрудниками.
- Разослать всем инвайты и добавить всех в необходимые каналы. В описании каждого канала должны быть указаны вопросы и темы, которые обсуждаются внутри.
- Подготовить инструкцию по общению и организовать встречу, где вы расскажете более подробно о нововведении и о потенциальной пользе, которую вы видите для процесса. Лучше с конкретными примерами и кейсами. Ответить на вопросы.
- Назначить человека, который будет помогать сотрудникам освоиться в новой программе в первое время.
- Первое время проследите за тем, чтобы все сотрудники пользовались софтом.
Какие были проблемы и возражения
Любое нововведение встречает на своем пути препятствие. Так работает человеческая психология. Вот примеры сообщения, которые я получил после объявления о переезде:
- Мне не нужен Slack
- Телеграм лучше, может, его оставим?
- Как жить без стикеров?
- Мне удобнее было пользоваться WhatsApp
Тут я приготовил сообщение и разослал коллегам:
Коллеги, очень скоро Slack станет единым местом для общения команды. Чем раньше вы вольетесь, тем проще будет потом :) Telegram выглядит более привычным, без сомнения, но есть ряд объективных причин, почему мы переезжаем. Более подробно я расскажу на встрече, где отвечу на все вопросы.
P.S. Отказ от стикеров — сознательное решение. Они занимают слишком много места в переписке и усложняют поиск нужного сообщения. Вместо стикеров можно пользоваться реакциями (в том числе, загружать свои).
Далее я провел онлайн-встречу, где на конкретных примерах разобрал какие проблемы у нас есть сейчас, почему важно их искоренить и как мы их преодолеем, если командой будем общаться в хорошо организованном воркспейсе.
PROFIT! YOU ARE
Что мы обсуждаем в Slack
- Продажи — тут менеджеры получают обратную связь по работе с заявками, а также обсуждения;
- Замеры — тут взаимодействие с командой замерщиков;
- Монтажи — то же самое, но с монтажниками;
- Производство — место, где можно задать вопросы по производственной части;
- Склад — в шапке рабочая книга с актуальным стоком, а в обсуждениях — любые вопросы по остаткам;
- График — тут все отсутствия, временные и на целый день;
- Работа над ошибками — обсуждаем ситуации, где случился брак;
- Оргвопросы — обсуждение с партнерами актуальных тем;
- Оплаты — здесь фин. часть: оплаты, зарплаты и так далее.
Стоит отметить, что каждый клиент ведется в CRM-системе, в Slack обсуждаются лишь общие вопросы. Здесь важно сохранить баланс. Ключевая информация по сделке — всегда есть в заявке в CRM, обсуждение и согласование скидки, условий а также форс-мажоры — в Slack.
Как прокачать свой воркспейс
Настройте уведомления, например:
— отбивки о продажах — это должно мотивировать всю команду;
— уведомления о пропущенных звонках от клиентов для РОПа;
— напоминая о задачках, которыми уже пора бы заняться.
Заведите информационный канал и рассказывайте об отзывах клиентов и достижениях в компании — это позволит поддерживать хорошую мотивацию и микроклимат.
Заведите канал с базой знаний — где можно разместить весь необходимый материал для онбординга сотрудников, шаблоны документов, да все что угодно, что обычно приходится искать:)
P.S А что со слаком сейчас?
Недавно я принял решение перевести всю компанию на российский мессенджер Пачка. Связано это с тем, что активация новых учетных записей без VPN затруднена, а у некоторых сотрудников с этим есть проблемы. Ну и политика хайда сообщений старше 90 дней начала сказываться на работе. На бесплатном тарифе мы теряли доступ к истории переписки.
Я выгрузил все сообщения из Slack и написал код на Python, который с завидной легкостью аккуратно импортировал всю историю общения в Пачку. Переезд занял 2 рабочих дня. Основное время я потратил на изучение API и перенос мониторингов в новый мессенджер. Но это уже отдельный материал.
В планах написать заметку, как я перенес переписку из Slack в Пачку за 2 часа и 100 строчек кода. А также, какие инсайты можно получить, анализируя выгрузку Slack. Добавляйтесь, буду делиться опытом.
- Мой телеграм канал: @aiaiaisasha
- Блог: https://blog.sasha.live/