Время - наш самый ценный актив, и у каждого отдельного человека на планете его одинаковое количество.
Только вы решаете, что делать со своим временем.
И сегодня поделюсь с вами 20 советами как организовать свое время так, чтобы сделать больше за то же время.
1. Планируйте заранее
Можно провести день без плана. Ничего страшного, если вы хотите расслабиться, не думать о делах. Но если у вас много задач, которые ждут вашего внимания, то без плана не обойтись. Иначе вы просто будете бродить вокруг да около множества дел, часть из которых можете просто-напросто забыть.
Также планирование помогает сократить стресс и тревожность.
Заранее спланированный день позволяет вам структурировать свою жизнь: какие-то задачи могут быть закончены быстро, а над другими потребуется больше времени и усилий.
Помимо очевидной пользы планирования дел на день, подобное практикование развивает вашу ответственность перед самим собой и формирует привычку к регулярной работе по достижению целей.
Наконец, планирование даёт ощущение контроля над жизнью - вы будете более осознанным образом подходить к выполнению задач каждый день, что создаст чувство уверенности в будущем.
В общем, запишите свои планы на день на бумаге (лучше всего делать это на бумаге, так они кажутся более “реальными”). Это занимает не более 5-10 минут. Записывать задачи на день можно либо с вечера, либо утром.
Я больше предпочитаю делать это с утра. Так настраиваюсь на продуктивную часть своего дня.
2. Расставьте приоритеты
Вот вы смотрите на свой список задач на день. Иногда их бывает много, иногда не очень. С чего начать?
Есть важные дела, срочные и наоборот. Можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.
Я предпочитаю сперва выделять срочные и “противненькие” дела, которые так хочется отложить.
Или же дела, невыполненность которых доставляет весьма неприятные ощущения - тревогу, напряжение. Нужно от этих дел поскорее избавиться, выполнив их.
Дальше, начните с наиболее важных задач: определите три самых приоритетных дела и постарайтесь выполнить их первыми.
Разбейте большие задачи на более мелкие: если у вас есть какая-то сложная или объемная задача, разделите ее на более простые части, чтобы было легче её решать.
Учитывайте временные рамки: если у вас есть конкретное время для завершения некоторых проектов, обязательно учитывайте эту информацию при оценке значимости каждой из задач.
Оценивайте свои возможности: будьте реалистичны и не загружайтесь таким количеством работы, что вы физически не успеваете всё выполнить за один день.
Избегайте откладывания дел на потом. Выполнение менее любимых или более сложных заданий может быть отложено на следующий день, но только если это не повредит проекту или цели.
Кроме того, всегда стоит быть готовым к неожиданностям - вам может понадобиться пересмотреть свой план на ходу и отложить выполнение менее значимых дел на другое время.
3. Сначала сосредоточьтесь на наиболее важных задачах
У подавляющего большинства людей наибольшее количество энергии по утрам, поэтому разумно сначала заняться самым сложным делом, вместо того чтобы делать это позже, например, после обеда, когда вы уже подустали.
Выполнив самое важное задание, вы чувствуете прилив сил и мотивацию для завершения других задач, которые у вас есть на день.
4. Установите ограничение по времени для каждой задачи
Это поможет вам быть более сосредоточенным при выполнении определенных задач, более мотивированным завершить ее вовремя и может уберечь вас от отвлечения или прокрастинации.
Можно использовать известную технику "Помодорро" (например, с таймером отсюда - https://pomofocus.io/).
5. Делайте перерыв между заданиями
Если загружать себя постоянным делами без перерывов между ними, это грозит быстрой потерей энергии, снижению продуктивности.
Хорошо, если перерывы будут еще и с пользой для организма - подвигаться немного, прогуляться вокруг офиса, дома, стола. Выпить воды, дать отдых своим глазам, подышать, отвлечь свое внимание от задачи, которую сейчас выполняли.
6. Избегайте отвлекающих факторов или ограничивайте их количество
Сообщения на телефон, уведомления в социальных сетях, электронные письма и телефонные звонки - это лишь некоторые из “отвлекателей”.
Существует исследование, утверждающее, что сотрудники теряют более 759 часов в год из-за этих отвлекающих факторов.
Так легко отвлечься, когда ваш телефон постоянно трезвонит прямо перед вами.
Можно перевести свой телефон в "режим полета". А еще лучше - вообще убрать телефон с глаз долой (в другую комнату, в дальний ящик и не забыть выключить звук у телефона).
При работе за компьютером, лучше закрыть все ненужные вкладки.
Понаблюдайте за собой - как вы себя чувствуете, когда ничто не отвлекает, не трезвонит, не мигает.
7. Установите границы
Люди могут тратить ваше время впустую. Нет необходимости быть доступным 24/7 для всех. Это касается и семьи, и друзей тоже. В этом случае также поможет расстановка приоритетов. И это нормально - устанавливать какие-то границы.
8. Используйте технику "Помодоро"
Техника "Помидоро" - это метод управления временем, который помогает работать более продуктивно и эффективно. Он был придуман Франческо Чирилло в конце 1980-х годов и основывается на принципе разбивки рабочего времени на небольшие периоды (обычно 25 минут) с последующим коротким перерывом (5 минут). Вот как работает техника:
- Выберите задачу, которую вы хотите выполнить.
- Установите таймер на 25 минут (это называется "Помидор").
- Работайте над этой задачей не отвлекаясь до тех пор, пока не прозвучит сигнал окончания Помидора.
- Сделайте короткий перерыв в 5 минут для отдыха или растяжки.
- После каждого четвертого "Помидора" сделайте длинный перерыв в 15-30 минут.
Эта методика может быть очень полезной для людей, которые испытывают сложности с концентрацией и легко отвлекаются другими делами. Каждый цикл помогает фокусироваться только на одной задаче, что обеспечивает большую производительность и позволяет лучше управлять временем.
Техника "Помидоро" также помогает снизить стресс, поскольку вы можете работать над маленькими частями задачи вместо того, чтобы пытаться выполнить всю её целиком. Кроме того, в короткие перерывы можно сделать небольшую зарядку или растяжку, что улучшит кровообращение и концентрацию.
Эта методика не обязательно подходит для всех: кому-то может быть сложно начинать и заканчивать каждый "Помидор" на определенное время; предпочитая более длительные интервалы работы. Однако если вы хотите попробовать новую систему управления своим временем - техника "Помидора" может оказаться очень полезной!
9. Поставьте перед собой часы на видном месте
Это полезно в первую очередь, если вы собираетесь попробовать технику "Помодоро".
Но даже если и не собираетесь пробовать эту технику, то все равно можете поставить часы перед глазами в своем рабочем пространстве и посмотреть повлияет ли это на вашу производительность.
Иногда мы можем на что-то отвлечься или застрять в собственных мыслях и потерять счет времени.
Наличие перед вами часов или таймера вашего телефона позволит вам всегда быть в курсе - который сейчас час или сколько времени вы уже успели потратить (всего осталось).
Наблюдая за обратным отсчетом времени, вы, скорее всего, успеете сделать больше дел за то же время. Это работает как мотиватор.
10. Установите сроки
Ставя сроки на выполнение задач, вы более точно распределяете свое время между различными активностями и проектами. Это позволяет лучше контролировать свой график работы и избегать переработок.
Задача становится конкретной. Когда вы знаете, к какому сроку нужно завершить определенную работу, то вы можете сконцентрироваться на её выполнении без отвлечений. Также это поможет вам чётко определить приоритеты всех заданий.
Помимо этого, постоянное наблюдение за тем, как быстро можно закончить каждую задачу - даст возможность оценивать собственную продуктивность. Будьте честными со временем выполнения каждого шага или проекта, чтобы лучше понимать свою рабочую нагрузку.
Каждый раз когда вы достигаете цели (сделали всю работу предусмотренную за день) - результатом становится удовлетворение и мотивация. Это помогает сохранять энтузиазм и желание работать.
В целом, задача со сроком выполнения - это ясная инструкция, что нужно делать и когда она должна быть завершена. Очень важно для всех, кто хочет более продуктивно использовать свое время на работе!
Итак, когда вам нужно завершить свои задачи? Четко обозначьте крайние сроки в своем календаре, чтобы вы знали, когда вам нужно их завершить.
11. Правильно постановка цели
Не секрет, что правильная постановка целей - это один из ключевых факторов, который помогает достигать успеха.
И это тема для целой книги. Но вот несколько советов, которые уже сейчас помогут с постановкой целей.
Будьте конкретны. Цель должна быть четко определена и понятна для вас. Не ставьте общих задач, типа "хочу заработать больше денег", лучше сформулируйте точную цифру и время достижения этой цели.
Будьте реалистичны. Ставьте перед собой амбициозные задачи, но при этом они также должны быть выполнимыми и осуществимыми в условиях вашего текущего положения.
Используйте метод SMART-целей. SMART - это акроним , который означает Specific (Конкретный), Measurable (Измеряемый), Achievable (Достижимый), Relevant (Значимая) and Time-bound (Ограниченный временем). Это гарантирует, что вы сформулируете свою цель более эффективно.
Разделите одну большую цель на подцели. Цель может состоять из нескольких шагов. Если Вы разделяете её на менее сложные части, то проще управлять процессом и контролировать каждый шаг.
Не забудьте зафиксировать вашу цель где-то, где вы её всегда можете видеть.
Важно понимать, что постановка целей - это динамический процесс. Вы можете изменять и корректировать свои цели по мере необходимости. Главное - следуйте за ними и увидите результаты!
12. Распределяйте задачи по группам
Если вам нужно отправить / ответить на телефонные звонки и электронные письма, не делайте это в течение дня.
В списке дел наверняка есть схожие задачи, которые можно объединить в одну группу: быстрые (до 2-5 минут), их можно выполнить в первую очередь. Звонки (и сообщения). Работа с социальными сетями и пр. в зависимости от специфики вашей деятельности.
Такая разбивка дел на группы позволит быть более сконцентрированным и не расплескивать свое энергию на переключения от одной специфичной задачи на другую.
Дело в том, что разные задачи требуют разного типа мышления и расхода энергии.
Объединяя связанные задачи, ваш мозг сокращает время на перефокусировку, экономя дополнительные ценные минуты.
13. Избавьтесь от беспорядка на своем рабочем пространстве
Хаос на рабочем месте приводит к хаосу и в голове. А беспорядочный ум в свою очередь, приводит к меньшей сосредоточенности и большему количеству отвлекающих факторов.
Когда всё расположено по своим определенным местам, вы сможете быстрее выполнить задачи. Вы не будете тратить время на поиск нужной информации или инструментов.
Чистое и аккуратное рабочее пространство создает более приятную атмосферу для работы. Это поможет сохранять хорошее настроение и повысит производительность.
Много людей испытывают стресс из-за беспорядка вокруг себя. Если ваш стол полон лишнего или общий вид комнаты вызывает дискомфорт - это может оказать негативное влияние на вашу работоспособность и эффективность. Лично меня очень раздражало, когда на столе лежали лишние предметы, которыми я не пользовалась больше 2-3 дней. Сейчас мой стол почти пустой: только ноутбук, принтер, планер. Все остальное категорически убрано. Дышится даже легче.
Отличной привычкой может быть наведение порядка на рабочем столе после работы. Это обычно занимает минут 5-10 (если делать это каждый день. Но в первый день, возможно, потребуется и больше времени). И утром, когда вы сядете за свой рабочий стол, у вас уже будет определенный настрой на работу.
14. Научитесь справляться со стрессом
Да уж, не часто можно встретить такой совет по отношению к планированию своего времени. И иногда легко сказать, чем сделать.
Но несомненно, уметь правильно справляться со стрессом - важный навык.
Помимо планирование своих задач, порядка на рабочем столе, перерывы в работе или просто сесть и подышать, есть еще несколько советов как справляться со стрессом.
Используйте техники релаксации. Медитация, йога или другие методы релаксации могут быть полезными при борьбе со стрессом, в зависимости что будет удобно выполнять в том месте, где вы находитесь. Иногда просто выйти из рабочего пространства на воздух, послушать успокаивающую музыку, пообщаться со своим ребенком, другом, коллегой - уже помощь себе.
Научитесь говорить "нет". Если вам кажется, что у вас слишком много дел, не стесняйтесь отказаться от некоторых задач или попросить помощи. Конечно, иногда и сказать “нет” - это тоже стресс. Но мы же с вами взрослые, нужно учиться это делать.
Попросить о помощи или поддержке. Обсудите свой проблемный вопрос, ситуацию с коллегами, руководством или другими профессиональными консультантами. Иногда просто разговор о своих чувствах может помочь избавиться от стресса.
В целом, борьба со стрессом на работе - это долгосрочный процесс и требует постоянных усилий. Однако следуя этим советам вы можете значительно уменьшить количество стресса и повысить эффективность вашей работы!
15. Делегируйте свои задачи
Иногда это сложно. Некоторым трудно позволить кому-то другому выполнять ту работу, которую они привыкли делать сами.
Либо может просто не быть достаточного времени обучать кого-то еще выполнению определенных задач.
Тогда начните с делегирования простых задач. Это уже разгрузит ваш день и вы сможете сосредоточиться на более важных задачах.
Например, если делегировать поначалу трудно, можно поиграть в игру: я-начальник и я-помощник, надевая “шляпы” разных “сотрудников”.
16. Просыпайтесь пораньше
Подумайте о том, чтобы изменить свой вечерний распорядок или сократить время просмотра телевизора и / или пролистывания Instagram, чтобы вы могли пораньше лечь спать.
Не забывайте, что для нормального функционирования вам нужно 6-8 часов сна.
Для этого постарайтесь ложиться и вставать в одно и тоже время суток, чтобы ваш организм мог привыкнуть к новому расписанию.
Отключите все электронные устройства за час до сна. Комнату можно проветрить, приглушить свет, если это возможно.
Приготовьте одежду на следующее утро заранее.
Найдите свое “зачем” для ранних подъемов. Может быть в утренний дополнительный час вы будете заниматься одним делом, приближающим вас к вашей главной цели, учиться, читать, а может быть это занятия спортом?
Если ранние подъемы даются туго, попробуйте встать сперва на 15 минут раньше обычного. Через пару дней поставьте будильник еще на 15 минут раньше. И так до тех пор, пока не достигнете нужного часа для подъема.
Сделайте легкие упражнения или выполняйте несколько йога-асан каждое утро. Это поможет вам проснуться и подготовить тело.
В общем, для раннего подъема нужна дисциплина и постоянство. Если вы будете следовать этим советам регулярно, то со временем это станет для вас обычной привычкой!
17. Медитируйте и/или делайте зарядку каждое утро
Просыпаясь каждое утро всего на 30 минут раньше, вы получаете дополнительно 182,5 часа дополнительного времени каждый год.
Уделяя это время медитациями и физическим упражнениями, это помогает достичь большей ясности ума, повышает энергию, настроение.
Практика медитации может обеспечить вашему разуму больший контроль над своими мыслями. Вы будете более сконцентрированы на предстоящих в этот день задачах, а также сможете быстрее переключаться между заданиями.
Также медитация помогает начать свой день с положительным и спокойным настроением.
Занимаясь физическими упражнениями с утра, вы помогаете своему телу начать день с энергии и бодрости. Это также может стимулировать ваш метаболизм, что позволит вам чувствовать себя более бодрым.
18. Найдите вдохновение
Бывают дни, когда мы чувствуем себя чрезмерно продуктивными и выполняем колоссальное количество задач за один день. Но бывают и дни, когда все идет не так, как надо.
Мы чувствуем себя немотивированными, не хотим ничего делать и легко отвлекаемся на всякую мелочь. Или, что еще хуже, тонем в своих негативных мыслях.
Что вас вдохновляет?
Лично я стараюсь поднимать себе настроение разными способами: слушаю любимую музыку, смотрю вдохновляющие видеоролики любимых блоггеров, гуляю по городу и слушаю подкасты, аудиокниги, играю на пианино, рисую, иногда пою.
Какие еще могут быть идеи: покататься на велосипеде, роликах, сходить в бассейн. Посетить выставку в музее, сходить в кино или театр, на концерт. Если возможно, сменить рабочее пространство (например, поработать в коворкинге, библиотеке, кафе). Общение с семьей, друзьями, коллегами. Может быть совместно сходить на какое-то мероприятие или самим его организовать.
19. Отсутствие многозадачности
Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно работать в режиме многозадачности.
Итак, вместо того, чтобы распылять свое внимание на 5 разных дел одновременно, что в целом делает вас менее продуктивным, потому что вы сосредоточены везде и сразу, попробуйте полностью сконцентрироваться только на одной единственной задаче, и только на ней.
20. Отслеживайте свое время
Эта задача немного трудоемка, но весьма полезна. Хорошо бы было задаться целью отслеживать на что вы тратите время в течении дня за целую неделю.
Это дает реальные представления о том, как вы на самом деле расходуете свое время на определенные дела и задачи. Возможно вы думаете, что быстренько ответите на некоторые письма, сообщения, звонки. Но на самом деле это может занять несколько часов (пишу по своему опыту). Или же на подготовку к какому-то делу вы также можете долго настраиваться, откладывать его, думать о нем, предполагая, что эта задача займет так много времени, но на самом деле, дело в итоге занимает всего 5-10 минут. Как-то не рационально. Но благодаря отслеживанию своего времени, вы теперь это знаете и сможете принять правильное решение как теперь себя вести.
Вот и все советы. Надеюсь, статья оказалась вам полезной.
Спасибо, что дочитали до конца!
И до связи!