Как сократить период адаптации с полугода до двух месяцев и разгрузить управляющего, рассказал Константин Рыбченко, руководитель проектов IT- компании «Вебфлай».
Мы занимаемся внедрением CRM-систем. Нашему клиенту — чайно-кофейной фабрике не хватало компетентных менеджеров по продажам из-за текучки кадров.
Ответы на все рабочие вопросы знал только управляющий фабрики. Обучение новых сотрудников занимало у управляющего от 6 месяцев до 1,5 лет. Новички осваивали работу с интернет-магазином, CRM, 1С, изучали сорта чая и кофе, виды посуды для напитков. Некоторые уходили раньше, чем заканчивали учебу. Управляющий занимался подбором и обучением бесконечно.
Решение
Фабрика уже работала в CRM Битрикс24, но не использовала базу знаний. Мы ее создали и настроили.
1. Оцифровали должностные инструкции. Например, в регламенте для логиста описали, какие документы выставлять покупателю, как их проводить и отправлять, как производить расчет логистики и отправку товара.
2. Собрали важные нюансы по каждой должности, приложили скриншоты и пояснения. Например, для менеджеров добавили видео, как оформить заказ в 1С из интернет-магазина, какие кнопки нажать, какие поля заполнить, чтобы совпадали данные на сайте и в системе учета.
3. Добавили тестирование для проверки. Сначала менеджеры изучают теорию, затем последовательно проходят тесты: «Деятельность компании», «Группы товаров», «Региональное деление».
На каждый тест система дает три попытки. Это число мы настроили по желанию заказчика. Если менеджер правильно отвечает с первого раза, он может изучить базу знаний за пару дней. Если провалит первую попытку — получит новую через два дня. Если же провалит все три попытки — не пройдет испытательный срок и не получит работу.
Как компания оценивает результаты сотрудников
Каждый новичок заходит в систему под своей учетной записью. В Базе знаний есть «Журнал попыток», где руководитель видит, кто из сотрудников сколько раз проходил тест и сколько баллов набрал.
Результат
Период адаптации персонала сократился в три раза и теперь составляет два месяца. Новые сотрудники учатся самостоятельно, управляющий не тратит время на подготовку персонала, а занимается развитием компании, а в компании остаются только сообразительные и активные специалисты.
Материал по теме: Как мы быстро и без стресса привлекли и адаптировали 5000 кандидатов
А как вы автоматизируете адаптацию персонала?