Предприятия вынуждены поспевать с внутренней трансформацией и переходом в «цифру». Давайте разберемся, как это меняет работу руководителей разного уровня, какие возможности открывает и какие проблемы обостряет.
Несмотря на то, что тема цифровой трансформации заслонена в последнее время вопросами импортозамещения и перехода на «параллельный импорт», задачи цифровизации никуда не делись. Ими по-прежнему активно занимаются государство и коммерческие предприятия разного масштаба.
Государство отменило ограничения для цифровизации кадрового документооборота, с 1 сентября 2023 вводится машиночитаемые доверенности, разделены подписи гражданина и юридического лица, реализованы механизмы подписи на Госуслугах, быстрыми темпами формируется единая платформа «Гостех». И это, конечно, не полный список.
В этой ситуации предприятия просто вынуждены поспевать с внутренней трансформацией и переходом в «цифру». Давайте разберемся, как это меняет работу руководителей разного уровня, какие возможности открывает и какие проблемы обостряет.
«Цифровое», по существу, является синонимом «безбумажного». Традиционный бумажный процесс опирается на поток бумажных документов входящих, исходящих и внутренних. При этом каждый документ в потоке проходит некоторые стадии жизненного цикла. С каждой стадией связана, как минимум, одна задача, которую человек должен выполнить, чтобы документ перешёл на следующую стадию и, в конечном счёте, был «исполнен» и погружен в долгосрочный архив.
Все документы приходили в папку «Входящие», при этом на них была уже резолюция, что необходимо сделать, обрабатывались и перемещались в папку «Исходящие» с новой резолюцией на следующий этап.
Цифровизация потока замещает бумажные документы электронными. По идее после полной цифровизации бумаг вообще не останется. Что при этом происходит?
С одной стороны, потоки задач, заданий и документов становятся прозрачными – достаточно пару кликов, чтобы увидеть фактическое состояние исполнения поручений. Нет необходимости собирать регулярное совещание для контроля хода выполнения проектов и процессов – всё видно в реальном времени. Документы не теряются и их не нужно искать – они все под рукой всегда. И это хорошо.
С другой стороны, простой и удобный механизм из двух папок «Входящие»/«Исходящие» рассыпается на множество отдельных папочек в различных приложениях. Это и почта, и входящие документы из канцелярии, и входящие обращения контрагентов из CRM-системы, и входящие накладные, и акты из ERP-системы. Сколько систем – столько и папок. При этом в каждой из систем свои форматы заданий и документов. И некоторые из них не удается удержать в памяти. Ведь по правилу Парето, 80% документов приходит в 20% систем, и соответственно из 80% систем документы появляются время от времени или изредка. Нетрудно и пропустить их. А ведь любой документ или задание могут оказаться критичными для предприятия, их неисполнение в срок генерирует большие риски и тяжелые последствия.
Одной из главных задач цифровизации становится консолидация потоков электронных задач и документов, циркулирующих в разных системах предприятия. Естественным кажется решение агрегировать документы и задания в какой-либо одной системе. В какой?
На наш взгляд, лучше всего этой задаче соответствует система электронного документооборота (раньше СЭД, теперь чаще CSP). Она является частью инфраструктуры административного управления, поддерживающей всю управленческую вертикаль. Эту задачу легко решить, потому что в CSP-системах есть шлюзы практически ко всем другим системам предприятия.
Остается обеспечить единый формат заданий и представления документов из разных систем. А также обеспечить быстрое и безболезненное внесение изменений в процедуры преобразования форматов при изменениях в связанных системах. Поскольку таких систем много, то изменения идут непрерывным потоком. Чтобы решить эту задачу, необходимо использовать платформенные CSP-системы, имеющие механизмы реализации изменений без программирования (или Low-Code-платформы). Большинство изменений – простейшие, и, в ряде случаев, их внесение может выполнять сам пользователь или его помощник.
Примером такой Low-Code-платформы является отечественная CSP-система Docsvision, имеющая шлюзы к большинству прикладных систем, используемых крупными предприятиями, в частности к «уходящим» из России, например к SAP ERP. Описанные выше задачи агрегирования потоков документов и заданий успешно решаются на этой платформе сотнями заказчиков. На сайте можно ознакомиться с историями успеха и описаниями конкретных механизмов настройки.