Этой статьей мы завершаем тему управления временем. Ранее много говорили о планировании, хронофагах, страхе времени. А сегодня речь пойдет о "животных", живущих в тайм-менеджменте.
Думается, что большинство из вас знают или даже просто где-то слышали про "слонов" и "лягушек". И оно понятно, ведь зверушки намного интереснее и привлекательнее, чем просто заумные названия задач, контекстов, списков и проектов. Давайте разберемся, что это за звери, как их едят, зачем они нужны и как с ними справляться.
Итак, начинаем нашу экскурсию по контактному зоопарку управления временем
И в первой же клетке у нас с вами живет королева зоопарка - Лягушка, она же Жаба.
Это такие мелкие, но крайне неприятные задачи, которые мы, люди, не любим выполнять. Как правило, это дела, которые связаны с дискомфортом, стрессом, скукой и другими неприятными ощущениями. Вот несколько примеров типичных «лягушек»:
- Общение с гадким клиентом;
- Обращение с просьбой к строгому руководителю;
- Болезненная косметическая или медицинская процедура;
- Визит к стоматологу;
- Тяжелое физическое упражнение;
- Обращение в бюрократические инстанции;
- Написание скучных отчетов;
- Холодные звонки и т. д.
У каждого свой собственный список «лягушек». Некоторые совсем не боятся стоматологов, однако оттягивают поход в парикмахерскую. Для кого-то общение со сложным клиентом не представляет проблемы, зато звонок в банк вызывает отторжение.
Иными словами, степень "лягушечности" той или иной задачи — вещь субъективная.
Задачу-лягушку можно распознать по двум характерным признакам:
- Об этой задаче нам неприятно даже думать.
- Эту задачу мы нередко стараемся отложить на потом: на вечер, на завтра, на понедельник и т. д.
Основная проблема в том, что вот такое постоянное откладывание «лягушек» нередко приводит к серьезным неприятностям. Например, если все время отодвигать визит к стоматологу, то однажды это закончится зубной болью или флюсом. А если долго игнорировать того самого гадкого клиента, то однажды он заявится в офис с претензией и устроит филиал ада.
Более того, откладывание таких дел крайне негативно сказывается на продуктивности и вашем самочувствии. Наши мысли, волей или неволей, постоянно возвращаются к «лягушке», а это естественно портит нам настроение и отвлекает от других задач.
Что с ними делать?
В тайм-менеджменте есть термин «съесть лягушку». Это означает - выполнить какое-нибудь неприятное дело.
Кстати, немногие знают, что эта идиома позаимствована из известного афоризма, который приписывают Марку Твену:
Если с утра вы съедите лягушку, то ничего более страшного с вами в этот день не случится.
Что ж, поверим знаменитому писателю и именно так и поступим с неприятными задачами: будем выполнять их как можно раньше и желательно в самом начале дня.
Зачем это нужно? Первое, утром у нас больше сил и энергии, а значит проще с такими делами справиться. Второе, «съев лягушку на завтрак», мы можем со спокойной совестью выбросить ее из головы и сосредоточиться на других задачах. Третье, все неприятные дела — это зачастую самые важные дела в нашем списке задач, и если мы всегда начинаем именно с них, это заметно повышает продуктивность.
Отсюда следует «правило лягушки»:
Всегда начинайте с самого неприятного.
- Нужно обзвонить десяток постоянных клиентов и предложить им новую услугу. С кого начать? С самого вредного и скандального.
- Какое упражнение выполнять сразу после разминки? Самое неприятное (например, упражнение на пресс).
- С чего начать генеральную уборку? С того, что меньше всего хочется делать (например, мыть окна).
Выделите в своем ежедневнике/календаре отдельную категорию, создайте метку или ярлык, чтобы отмечать лягушек.
Методика поедания лягушек
1. «Ешьте лягушек» с утра. Планируйте все неприятное и сложное на утро или хотя бы на первую половину дня. «Съев лягушку», мы сможем весь день спокойно занимать другими делами, не отвлекаясь на ее назойливое кваканье.
2. «Ешьте лягушек» каждый день. Старайтесь каждый день выявлять в своем списке самые неприятные задачи и расправляться с ними. Чем больше мы «едим лягушек», тем меньше их остается.
3. Из двух и более «лягушек» всегда выбирайте самую мерзкую. Если перед вами стоит несколько неприятных задач, начинайте с той, которая вызывает у вас наибольшее отвращение.
Как заставить себя съесть лягушку? 5 приемов
«Лягушки» не назывались бы лягушками, если бы с ними можно было легко справиться. Увы, мы можем знать все перечисленные выше правила, но по-прежнему откладывать все неприятные задачи на потом.
Прием № 1. «Лягушка» — это вызов. Воспринимайте ее не как потенциальный источник страданий, а как испытание, экзамен, вызов вашим способностям, как возможность показать себе и всему миру, чего вы стоите. Используя такой способ мышление, вы будете более решительно расправляться с неприятными делами и даже получить от этого удовольствие.
Прием № 2. Не думайте о неприятной задаче до момента ее выполнения. Думать о «лягушке» следует ровно столько, чтобы ее запланировать, но не более. Чем больше мы думаем о неприятном деле, тем сильнее «накручиваем» себя и тем большее отвращение оно у нас вызывает.
Прием № 3. Стремитесь к тому, чтобы выполнить неприятную задачу как можно быстрее. А в идеале ее следует выполнять, как только она появились:
- Начал болеть зуб? Тут же берем талончик к стоматологу.
- Доставили клиенту не тот товар? Тут же звоним, извиняемся и исправляем ошибку.
Прием № 4. Метод швейцарского сыра. Разделите «лягушку» на небольшие подзадачи («лягушат» или «головастиков»), которые вам легче будет выполнить. Некоторые делают так: составляют очень подробный чек-лист «поедания лягушки», а потом механически выполняют задачу, глядя в этот список.
Прием № 5. Прыжок в воду. Вы, наверное, замечали, что люди на пляже делятся на два типа:
- Первые очень медленно, буквально сантиметр за сантиметром, заходят в прохладную воду. Они не испытывают дискомфорта от быстрого погружения, но теряют массу времени на «раскачку».
- Вторые погружаются в нее резко и сразу. Да, в первые мгновения они испытывают не слишком приятные ощущения, зато потом могут сразу же получать удовольствие от купания.
Принцип «прыжка в воду» работает и с неприятными задачами. Нам вовсе не обязательно долго собираться с духом и думать о том, как выполнить их целиком и полностью. Достаточно совершить какое-нибудь простое действие, после которого выполнение задачи станет неотвратимым.
А тем временем мы с вами подошли к следующей клетке. Позвольте представить - Слон
В тайм-менеджменте «слоны» — это крупные, грандиозные, масштабные задачи и проекты, к которым страшно подступиться из-за их масштабности. Примеры типичных «слонов»:
- Написать книгу;
- Написать программу;
- Сделать ремонт;
- Провести генеральную уборку;
- Выучить английский язык;
- Создать сайт;
- Открыть магазин;
- Построить дом;
- Научиться рисовать и т. д.
В отличие от «лягушек», «слоны» не вызывают у нас отвращения. Хотя иногда и встречаются «слоновые лягушки». Но при этом слоны требуют много времени, сил, прочих ресурсов. Браться за такие дела страшно, поэтому их, так же как и «лягушек», мы часто откладываем на потом.
Проблема заключается в том, что долгое игнорирование «слонов» тоже приводит к неприятностям или к упущенной выгоде.
Что с ними делать?
Название этого типа задач появилось благодаря присказке:
— Как съесть слона? По кусочку!
Вот вам и решение. Именно так и поступают с задачами-слонами: их просто делят на более мелкие задачи («бифштексы»), которые затем регулярно выполняют.
Маленькие задачи уже не кажутся нам такими страшными, сложными, непонятными или невыполнимыми, поэтому и реже возникает искушение отложить их на потом.
В те дни, когда у вас совсем не получается съесть намеченный «бифштекс» целиком, рекомендуется откусить от него хотя бы небольшой кусочек. Например, если не получается написать 1000 слов для книги, стоит написать хотя бы 200 или даже 100 слов. Это правило помогает сохранять рабочий настрой и привычку к регулярной работе.
Разновидности бифштексов
Разных «слонов» нужно по-разному нарезать на «бифштексы».
1. Повторяющиеся задачи. «Слона» нарезают на одинаковые или сходные задачи, которые регулярно повторяются. Этот метод в основном используется тогда, когда слон состоит из потока однотипной работы.
2. Этапы. Более сложный вариант: «слон» режется не на одинаковые, а разные задачи. Этот вариант подходит для слонов-проектов, то есть для тех случаев, когда нам нужно что-то создать, улучшить или отладить.
Планирование таких «слонов» проходит в два этапа. На первом этапе следует разделить слоновую задачу на отдельные шаги . «Слона» нарезают до тех пор, пока не получатся «бифштексы», которые без проблем можно выполнить за день. На втором этапе полученные «бифштексы» равномерно распределить по времени.
И от популярных зверей мы с вами вышли к неизвестным животным тайм-менеджмента. Посмотрите, это Обезьяна
«Обезьяна на спине» — это ситуация, с которой сталкиваются чаще всего руководители всех уровней. Суть ее в том, что подчиненные как бы «делегируют» нам свою работу.
Давайте представим, что обезьяны — это такие задачи, которые нужно решить. Мы даем сотруднику/коллеге некое поручение (торжественно вручаем ему «обезьяну») и ждем результата. Но через некоторое время он приходит к нам с вопросом или проблемой: без их решения он не может выполнить поставленную задачу. Он возвращает инициативу нам, то есть как бы пересаживает на нас свою «обезьяну».
Если подобные ситуации возникают слишком часто, руководители начинают терять массу своего времени на «кормление обезьян», а порученные ими задачи выполняются очень-очень медленно.
Безусловно многие из вас скажут, а что если сразу давать сотрудникам мегаподробные инструкции? Проблема в том, что в этом случае нагрузка на руководителя существенно возрастет, а «обезьяны» в его списке дел будут появляться по-прежнему.
Что же делать?
Для уменьшения количества «обезьян» приучайте подчиненных самостоятельно искать ответы на свои вопросы. В идеале он должен приходить к вам не с проблемой, а уже с готовыми вариантами ее решения.
Однако здесь важно понимать, что в управлении не бывает универсальных решений, а к каждому человеку зачастую требуется индивидуальный подход. Если, например, сотрудник совсем неопытный, лучше не оставлять его один на один с «обезьяной».
А вот в этой клетке мы видим очень древнее животное - Мамонт
«Мамонты» — это крупные задачи, типа слонов, которые уже утратили свою актуальность. Проще говоря, немного вымерли. Но которые мы по привычке все еще собираемся выполнить. Такие задачи обычно начинаются со слов «когда-нибудь я найду время и…» или «однажды я соберусь с силами и…».
Проблема таких задач вовсе не в том, что они не выполнимы. «Мамонтов» вполне можно «оживить и съесть». Проблема в том, что эти задачи и цели, нам уже зачастую не нужны. Мечтая о них, мы лишь впустую расходуем энергию. Ну, а если когда-нибудь их все-таки выполним, то, скорее всего, испытаем лишь разочарование.
Что делать?
Всегда проверяйте свои старые цели на актуальность. Подумайте, почему вы хотите их достичь и действительно ли вы этого хотите. Если же какая-нибудь цель превратилась в «мамонта», ее следует без всякой жалости вычеркнуть из своих планов и отправить в музей.
И вот, неспеша, мы подошли к самому последнему, но самому удивительному зверю в тайм-менеджменте. Посмотрите, это же Единорог
«Единороги» — это грандиозные задачи-мечты, к которым мы не знаем, как подступиться. Мы часто думаем о них так: «Эх, как хорошо было бы…», но ничего для их воплощения в реальность делать как правило не собираемся. «Единороги» могут обитать в нашей голове годами: без конкретики, без планов по их осуществлению и, в общем-то, без особой на них надежды.
Примеры типичных «единорогов»:
- Человек мечтает начать свое дело, но понятия не имеет, как это сделать.
- Он мечтает построить свой дом, но у него явно не хватает для этого средств.
- Он мечтает выучить иностранный язык, но у него нет на это времени.
- Он мечтает стать профессиональным писателем, но боится, что у него ничего не получится.
Мечты о «сказочных единорогах» отнимают у нас время и силы, но ничего не меняют в нашей жизни. Это вовсе не значит, что от них нужно отказаться, как, например, от мамонтов. Напротив, чтобы быть счастливыми, мы должны воплощать свои мечты в реальность.
Что делать?
«Единорогов» следует тщательно обдумывать, находить пути их реализации и превращать в самых настоящих слонов. А что делать со слонами - вы уже знаете.
Для превращения «единорога» в «слона» нужно понять, что именно мешает воплотить мечту в реальность. Затем следует сформулировать задачу, которая будет направлена на преодоление этого препятствия.
Итак, теперь вы знаете всех животных, обитающих в царстве управления временем. А учитывая знания по планированию и устранению пожирателей времени, вам не составит труда стать более эффективными и успешными.
А если же вам нужна помощь наставника и эксперта по тайм-менеджменту, то смело записывайтесь на консультацию. Кстати, первичный анализ вашего календаря и/или ежедневника вы получаете абсолютно бесплатно.
Если вам понравилась статья и было интересно, не забудьте поставить лайк. Вам не сложно - авторам приятно. Спасибо, что дочитали до конца.