Обязанность оформлять служебные (докладные) записки прямо не установлена в законодательстве. Составить служебную записку может потребоваться, чтобы обосновать расходы или кадровые мероприятия. Смотрите готовые образцы служебных записок для различных ситуаций.
По какой форме составлять докладные записки
Служебная (она же докладная) записка – это внутренний документ, ее можно адресовать только подразделениям или должностным лицам самой организации, либо дочерним компаниям, если это закреплено внутренними актами. Необязательно указывать полное название организации, достаточно вписать должности, фамилии и инициалы должностных лиц. Наименование компании можно указывать в составе должности руководителя, если внутренними документами принято общение между дочерними компаниями с помощью служебных записок.
Служебную записку используют наряду с первичными документами, чтобы обосновать и документально подтвердить расходы. Сама по себе служебная записка, как правило, не является первичным документом, но будет дополнительным аргументом в споре с проверяющими. В записке указывают дополнительные данные операции, которых может не быть в первичных документах. Служебную записку также используют, когда нужно дать пояснение, изложить справочные сведения или представить руководству иную информацию о деятельности.
В некоторых компаниях переписку между коллегами по электронной почте считают служебными записками и это зафиксировано в локальных актах. Но не стоит наделять юридической силой простые сообщения. Это не полноценные документы, которые нужно учитывать, регистрировать, исполнять и хранить. Используйте служебки только в тех случаях, когда необходимо документально подтвердить, что вы направили запрос или информацию коллегам и получили или не получили ответ.
Правила, по которым оформляют документ установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Служебную записку составляют в произвольной форме. В тексте записки излагают обстоятельства, которые послужили основанием для ее составления: факты, аргументы, пояснения, просьбы. Обязательные реквизиты:
1. Кому адресована.
2. Наименование структурного подразделения и ФИО сотрудника, который составил записку.
3. Название документа.
4. Содержание записки.
5. Отметка о приложениях (если к записке прилагают документы).
6. Дата и подпись составителя.
Чтобы стандартизировать документацию и упростить задачу для сотрудников, правила составления служебных записок и готовые шаблоны можно закрепить в локальных актах. Например, в инструкции по делопроизводству.
Срок хранения докладных
Срок хранения служебных записок зависит от срока хранения документов, для которых они составлены. Для информационных и справочныхзаписок используйте тот же подход, что и к письмам: храните их пять лет (ст. 47 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).
По истечении срока проведите экспертизу ценности. Служебные записки, которые являются основанием для приказов и распоряжений по личному составу, храните столько же, сколько сами приказы – три года, пять лет, 50–75 лет. Срок хранения служебок, которые подтверждают расходы, ограничивается сроком хранения бухгалтерских документов.
Служебные записки для оформления командировки
Служебную записку необходимо оформить, если сотрудник едет в командировку на личном или служебном транспорте – в этом случае нужно подтвердить срок пребывания в командировке. Также служебка обязательна, если у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке – тогда к записке прикладывают документы от принимающей стороны. Служебные записки могут понадобиться и в других ситуациях, например, если сотрудник задержался в командировке и ее необходимо продлить.
Что должно быть в документе. В зависимости от ситуации нужно зафиксировать обстоятельства поездки и привести подтверждающие документы: данные об автомобиле, месте назначения, периоде командировке, подтверждение принимающей стороны.
Служебные записки для обоснования расходов на такси
Если работник взял такси, служебная записка подтвердит обоснованность этих расходов. Чтобы у инспекторов не было претензий к расходам, можно дополнительно установить во внутренних документах организации, какие работники и при каких условиях могут пользоваться услугами такси.
Что должно быть в документе. Сотрудник указывает, когда и для каких целей воспользовался такси и что поездка связана с выполнением должностных обязанностей.
Служебные записки на приобретение и списание имущества
Служебную записку оформляют, если необходимо приобрести какой-то инвентарь, инструмент и другое имущество, которое периодически требуется для обеспечения работы. Например, оргтехники, канцтоваров, картриджей. Служебная записка также потребуется, чтобы обосновать разовые крупные покупки, например, приобретение основного средства.
Нередко работники покупают канцтовары, запчасти и прочие малоценное имущество за свой счет. В этом случае сотрудник также составляет служебную записку или заявление, чтобы возместить расходы на покупку.
В служебной записке стоит детализировать какое имущество, в каком количестве, для каких подразделений и целей необходимо его закупить. Данная информация поможет бухгалтеру определить цель покупки и выбрать порядок учета запасов по новому ФСБУ.
Что должно быть в документе. Сотрудник фиксирует в документе, какие конкретно товары и для какого подразделения нужно купить или какое имущество он уже приобрел, если просит компенсировать произведенные расходы. В последнем случае авансовый отчет составлять не обязательно, так как компания не выдавала суммы под отчет.
Служебные записки на премию или компенсацию
Когда понадобится документ. Чтобы обосновать необходимость и размеры дополнительных выплат сотруднику. Например, если указали в своих локальных актах, что премия зависит от конкретных показателей работы, то руководитель должен составить записку, иначе инспекторы на проверке могут отказать в расходах.
Привлечение работника к сверхурочной работе или к работе в выходной или праздничный день оформляют приказом. Но иногда инициатором сверхурочной работы может быть сам работник. Тогда он может сам написать служебную записку.
Что должно быть в документе. Укажите обстоятельства, которые служат основанием для дополнительных выплат. Например, достигнутые показатели – для служебной записки на премирование или причину, по которой сотруднику потребовалось работать сверхурочно, а также количество часов переработки. Образцы документов смотрите ниже.
Служебные записки на повышение зарплаты, должности или увеличение штата
Когда понадобится документ. Когда нужно обосновать повышение зарплаты, должности или изменение штатного расписания, например, ввод новой должности. Например, руководитель подразделения может направить служебную записку директору с предложением повысить оклад работникам или с обоснованием необходимости увеличения штата.
Что должно быть в документе. В служебной записке обоснуйте просьбу или предложение. Нужно привести аргументы, почему необходимо увеличения штата, изменение системы оплаты труда или повышение оклада. В последнем случае это могут быть, например, достижение определенных показателей в работе, повышение квалификации, длительный период непрерывной работы в компании.
Служебные записки о повышении квалификации
Когда понадобится документ. Когда нужно обосновать руководству необходимость направить сотрудника на семинар или дополнительное обучение.
Что должно быть в документе. Приведите в служебной записке информацию о мероприятии, программе допобразования, сотруднике, который будет обучаться. Если речь идет не просто об однодневном семинаре, а об обучении в вузе или по иным дорогостоящим программам дополнительной подготовки или переподготовки кадров, желательно обосновать необходимость для организации обучать сотрудника. Это необходимо для того, чтобы можно было учесть затраты в расходах.
Служебные записки о нарушениях и невыполнении трудовых обязанностей
Когда понадобится документ. Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого руководитель подразделения, пишет служебную записку.
Что должно быть в документе. В записке нужно изложить причины, обстоятельства, события, факты рабочей ситуации – нарушения дисциплины, правил работы, невыполнения обязанностей, поручений. Можно указать требование принять меры - отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.
Служебные записки по охране труда и пропускному режиму
Когда понадобится документ. Все организации должны соблюдать правила охраны труда, иначе возможен штраф. На практике руководители с трудом дают согласие на финансирование даже обязательных мероприятий. Чтобы сотруднику, который отвечает за охрану труда, обезопасить себя на случай проверки, несчастного случая или судебного разбирательства, нужно составить служебную записку на имя руководителя.
Что должно быть в документе. Укажите все обоснования, почему нужно запланировать расходы на охрану труда и какие риски грозят работодателю, если их не запланировать.
Служебные записки об отсутствии на рабочем месте
Когда понадобится документ. Чтобы застраховаться от претензий со стороны работника или трудовой инспекции необходимо четко соблюдать все кадровые процедуры - особенно это актуально для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности, увольнении или аннулировании трудового договора. Для этого любое нарушение трудовой дисциплины необходимо задокументировать.