Почти каждый бизнес в России сталкивается с понятием юридического адреса. Компании должны выбрать его еще до регистрации — это одно из основных требований налоговой. У ИП подобных условий по закону нет, но им нужно указывать юридический адрес, например, в договорах с контрагентами.
Внимательное отношение к юридическому адресу убережет бизнес от лишних проверок, легкомысленное же — может привести к проблемам с госорганами. В статье разбираемся подробнее: зачем нужен юридический адрес, как правильно его выбирать и оформлять.
Зачем нужен юридический адрес
Юридический адрес — это главные координаты, по которым с вами могут связаться государственные органы, контрагенты и клиенты. Именно по этим данным отправляют корреспонденцию, например, суды и налоговая. Даже если вы фактически не получите этих писем, по закону они будут считаться врученными.
Для компаний действующий юридический адрес — дополнительное подтверждение легальности организации. Если налоговая отправляет письма, но регулярно получает их назад с пометкой «за истечением срока хранения», она может заявить о недостоверности адреса и добиться ликвидации юрлица. Ведь если компания не получает корреспонденцию — значит, есть повод считать ее фирмой-однодневкой.
Что может стать юридическим адресом
Для ИП. Юридический адрес индивидуального предпринимателя — это место жительства по прописке или место пребывания. Так как получить постоянную или временную регистрацию можно только в жилых помещениях, адресом будет квартира или дом.
Предприниматели не всегда ведут бизнес по прописке, это не запрещено законом. В таких случаях часть корреспонденции, например периодические издания, удобнее получать по фактическому адресу — его также называют почтовым. Но учитывайте, что письма из суда, налоговой и от контрагентов всё равно будут приходить на юридический адрес. Чтобы избежать проблем, можно оформить нотариальную доверенность на другого человека, который будет забирать письма за вас.
Для компании. В качестве юридического адреса можно использовать собственное или съемное нежилое помещение, а также место жительства учредителя. Разберем плюсы и минусы каждого варианта:
- Собственное нежилое помещение. Если его нет, покупка может дорого обойтись. Однако зарегистрировать такое место в качестве юридического адреса будет относительно легко.
- Съемное нежилое помещение. Найти деньги на аренду помещения легче, но придется просить собственника подписать гарантийное письмо. Этот документ подтверждает, что арендодатель согласен, чтобы помещение использовали в качестве юридического адреса. Письмо можно составить в произвольной форме, заверять у нотариуса не нужно.
- Место жительства учредителя. Бесплатный вариант, однако потребуется собрать письменные согласия всех собственников и прописанных людей. Установленной формы документа нет, но важно указать, что люди не против использования помещения в качестве юридического адреса.
У этого варианта еще несколько минусов. Первый — любой человек сможет узнать место жительства учредителя через ЕГРЮЛ. Второй — крупные контрагенты могут отнестись к организации без офиса с подозрением. Третий — при смене места жительства учредителю компании нужно будет уведомить налоговую. Четвертый — в случае взыскания денег с организации придется доказывать приставам, что часть вещей — личное имущество.
Как зарегистрировать юридический адрес
Индивидуальному предпринимателю. Нужно указать адрес постоянной или временной прописки во время подачи документов на регистрацию. С этого момента информация отобразится в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей — ЕГРИП. Отдельно сообщать куда-либо адрес не требуется.
Компании. Организации оформляют юридический адрес во время подачи заявления на регистрацию юрлица. Чтобы налоговая внесла данные в ЕГРЮЛ, важно прописать полный адрес: почтовый индекс, субъект РФ, населенный пункт, улицу, номера дома, корпуса, квартиры или офиса. Также нужно приложить к заявлению правоустанавливающие документы на помещение, например копию свидетельства о праве собственности или гарантийное письмо от арендодателя. Если юридический адрес — это место жительства учредителя, потребуется предъявить согласие всех, кто прописан в квартире или доме.
Частая причина отказа в регистрации юридического адреса и самого юрлица — массовые юридические адреса. Это помещения, за которыми числится слишком много компаний — больше, чем может фактически поместиться в здании. Как правило, для подозрений налоговой достаточно 5–10 организаций. Проверить адрес на массовость можно через сервис «Прозрачный бизнес».
Как сменить юридический адрес
Индивидуальному предпринимателю. Все заявления граждан о постановке на регистрационный учет или снятие с него проходят через главное управление по вопросам миграции МВД. Это ведомство само передает информацию о предпринимателе в налоговую, которая, в свою очередь, корректирует данные в ЕГРИП.
На смену адреса в реестре уходит до 15 рабочих дней. Можно сократить процесс до пяти дней — если сообщить налоговой о переезде через заявление с заверенной копией паспорта. В документе нужно заполнить титульный лист и страницу «Адрес места жительства в Российской Федерации».
Компании. Схема зависит от того, куда переезжает организация. Если в другой город, это считается не просто сменой юридического адреса, но и сменой «места нахождения» компании. Основное отличие — необходимость обновления устава. Разбираемся подробнее.
- Если город не меняется, вам нужно в течение трех дней после принятия решения направить в налоговую заявление и приложить к нему протокол собрания. Если вы подаете документы лично, придется заплатить госпошлину 800 рублей. Расходов можно избежать, если отправить заявление через сайт налоговой, многофункциональный центр или нотариуса. Через пять дней после подачи заявления вы получите обновленный лист записи ЕГРЮЛ, который подтверждает смену адреса.
- Если вы переезжаете в другой город, вам также нужно в течение трех дней после принятия решения направить в налоговую заявление и приложить к нему протокол собрания. Но дополнительно приготовить образец новой редакции устава — с указанием другого города. В течение пяти дней налоговая выдаст вам обновленный устав и лист записи ЕГРЮЛ с отметкой о смене местонахождения.
Через три недели вам нужно будет зарегистрироваться в налоговой нового города: подать заявление, протокол о смене местонахождения, устав, при личном обращении — квитанцию об уплате госпошлины. В течение пяти дней ведомство внесет данные в реестр юрлиц, после чего вы сможете получить лист записи ЕГРЮЛ и оригинал обновленного устава с отметкой налоговой.
Как компании доказать достоверность юридического адреса
Если налоговая засомневается в юридическом адресе организации, сначала она направит компании соответствующее уведомление. Затем — внесет в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) запись о недостоверности сведений о юридическом адресе организации. Через месяц после этого — начнет процедуру ликвидации компании через суд.
Чтобы сохранить организацию, руководителям нужно будет сменить юридический адрес на актуальный или, в случае ошибки ведомства, направить в налоговую заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ. К обращению важно приложить документы, которые подтвердят, что адрес не фиктивный. Например, договор купли-продажи или аренды помещения.
Что запомнить
- Юридический адрес нужен для связи с государственными органами, например судом, налоговой и Пенсионным фондом.
- Юридический адрес ИП — это его прописка или временная регистрация. Учредитель компании может использовать в качестве официального адреса собственное или арендованное помещение, а также свое место жительства.
- Чтобы оформить юридический адрес, ИП ничего специально делать не нужно. Компаниям стоит подготовить перед регистрацией бизнеса документы на помещение.
- При смене адреса ИП может подать заявление в налоговую сам или подождать 15 дней, пока ведомства внесут изменения в ЕГРИП без его участия. Компании нужно обратиться в налоговую — с заявлением и протоколом собрания, в некоторых случаях — с обновленным уставом и квитанцией об уплате госпошлины.
- Если налоговая внесла в ЕГРЮЛ отметку о недостоверности юридического адреса, доказать обратное можно сменой адреса на актуальный или заявлением с подтверждающими документами.