Онлайн-совещание: правила проведения и подводные камни

Современные технологии существенно меняют повседневную жизнь. Они активно внедряются в бизнес-сферу. Сейчас регулярные и срочные совещания проводятся в онлайн-формате. Как их правильно организовывать и о каких подводных камнях следует знать заранее, Вы узнаете в этой статье.

Основные отличия от «офлайн-совещаний»

В онлайн-совещаниях гораздо сложнее добиваться внимания коллег и участников к себе и предмету обсуждения. Этому способствует психологический фактор: каждый участник понимает, что он в любую секунду может «покинуть» совещание, ссылаясь на технические проблемы или низкий уровень сигнала.

Из этого следует основное правило, которого следует придерживаться при онлайн-совещаниях: составлять план встречи тщательнее, заранее продумывать диалог и ответы на возражения, которые будут появляться. В онлайн-совещаниях стоит настраиваться именно на обсуждения и дискуссии. Участие в разговоре нескольких человек обеспечит внимание и более продуктивное проведение встречи. Основному спикеру встречи необходимо избегать монологов и вовлекать участников в общение.

Дополнительные отличия онлайн-совещаний от традиционных:

• У каждого собеседника больше отвлекающих факторов.
• Сложнее «работать» с аудиторией и на взаимодействии нужно делать акцент.
• Всегда нужно помнить о технических неполадках, которые могут выбивать от участия отдельных людей.
• Организатору онлайн-встречи необходимо подготовить альтернативное оборудование и точку доступа на случай обрыва связи (в большинстве случаев мобильного телефона с быстрым интернетом достаточно).
• За час до первой встречи (и за 15 минут до каждой последующей) организатор должен протестировать ссылку на встречу, проверить, что презентация готова, проверить ноутбук, планшет или телефон, а также что используемые приложения для связи обновлены и готовы.

Варианты проведения онлайн-совещаний

Условно существует 3 формата проведения онлайн-совещаний:

• Доведение информации. Самый простой вариант, когда требуется огласить какие-то данные. Как правило, такие совещания длятся всего 5 – 10 минут. Заранее продумывать диалог — не обязательно.
• Форум. Когда в совещании участвует каждый из присутствующих (в определенной степени). Спикеров может быть несколько. Между их лекциями, как правило, отводится время на обсуждение.
• Онлайн-дискуссия. Кроме основного спикера в разговоре принимают участие приглашённые эксперты, и временами каждый из присутствующих.

При планировании мероприятия необходимо выбрать, какой из форматов подойдет лучше для решения поставленной задачи.

Правила проведения

Чтобы онлайн-совещание гарантированно было удачным, важно придерживаться следующих несложных правил:

• Концентрироваться на желаемом результате. Точно как в любом совещании: начинайте с целеполагания. Определитесь, чего хотите добиться, какой вопрос решить, собирая коллег или приглашая партнеров или заказчиков. Исходя из этого, составьте перечень участников и план встречи.
• Определиться с тем, через какой сервис совещание будет проводиться. И нужно заблаговременно изучить все его технические возможности, ознакомиться с функционалом программного обеспечения. Убедиться, что программное обеспечение доступно в тех регионах, где находятся удаленные сотрудники или клиенты.
• Запланировать рассылку уведомлений в момент назначения встречи, включая повестку, план мероприятия, список участников. Дополнительно за несколько часов до запланированной онлайн-встречи важно запланировать рассылку напоминаний.
• Придерживаться плана встречи, корректировать участников и возвращать к пунктам повестки встречи, чтобы не превратить деловую встречу в разговор по душам.
• Использовать возможность управления микрофонами участников совещания. Для больших совещаний назначить модератора, который будет отключать микрофоны тем, кто не выступает (для избежания шума).
• Проверить точку доступа. Мобильный интернет, Wi-Fi или проводное подключение. Проводной интернет – самый надежный вариант, и почти полностью нивелирует вероятность технических неполадок.
• Составлять краткий организационный отчет о каждом проведенном онлайн-совещании. Анализировать эту информацию, чтобы улучшить формат мероприятия в будущем.
• Составлять подробный протокол встречи: список участников, вопросы, принятые решения и сроки. Протокол необходимо направить участникам и получить подтверждение получения.

И в заключение…

Организовать онлайн-совещание довольно легко, но сделать его интересным, запоминающимся и результативным гораздо сложнее, нежели офлайн. Я рекомендую тщательно составлять план совещания, писать повестку, готовить тему встречи и заранее знакомить с материалами всех участников. Так Ваше совещание будет проходить быстро и продуктивно.

Источник изображения: Freepik