Особенности расчета отпускных, если сотрудник уходил в отпуск без сохранения зарплаты
Согласно ТК РФ, за каждый отработанный год сотруднику положен оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. При этом, рабочий год, считающийся расчетным периодом для исчисления суммы отпускных, включает дни неоплачиваемых отпусков, если их общая длительность в году не превышает 14 календарных дней.
При наличии отпусков без оплаты свыше 14 дней сдвигаются рамки рабочего года (за исключением категорий лиц, которым более длительные отпуска полагаются по закону). Как это влияет на размеры выплат, рассмотрим на примерах:
Пример 1: отпуск за свой счет при расчете отпускных
Сотрудник поступил на работу 1 февраля 2024 г. Продолжительность периода для расчета очередного отпуска: с 01.02.2024 по 31.01.2025.
Оклад — 40 000 руб. без дополнительных выплат.
С 1 по 14 апреля 2024 г. работник брал отпуск без содержания.
Остальное время отработано полностью. Зарплата за апрель 2024 г. составила 20 000 руб.
По графику отпусков ему предоставлен оплачиваемый отпуск с 01.02.2025 по 28.02.2025. Сделаем расчет отпускных.
Определим количество дней в расчетном периоде:
- в апреле 2024 г. (отработано 16 дней из 30) оно составит 29,3 х 16 дн./30 дн.= 15,63 дн.;
- за остальные полные 11 мес. — 29,3 х 11 дн. = 322,3 дн.
- общая продолжительность расчетного периода — 337,93 дн. (322,3 дн. + 15,63 дн.)
Зарплата за период = 460 000 руб. (40 000 руб. х 11 мес. + 20 000 руб. за апрель 2024 г.).
Среднедневной заработок = 1 361,23 руб. (460 000 руб. / 337,93 дн.).
Сумма отпускных = 38 114,44 руб. (1 361,23 руб. х 28 дн.).
Отпускные рассчитываются пропорционально отработанному времени, поэтому сотрудник не несет существенных потерь. Другое дело, если локальным актом компании установлена выплата премии при условии полностью отработанного месяца. Например, если сотрудник из примера получал по 10 000 руб. премиальных ежемесячно, а в апреле выплата ему не производилась, то отпуск за свой счет на расчет повлияет следующим образом:
((40 000 руб. + 10 000 руб.) х 11 мес. + 20 000 руб.) / 337,93 дн. х 28 дн. = 47 228,72 руб.,
а при полностью отработанном расчетном периоде сумма была бы больше:
50 000 руб. х 12 мес. / 337,93 дн. х 28 дн. = 49 714,44 руб., то есть на 2 485,72 руб. больше.
Отпуск без содержания в 14 дней за отработанный год не сдвигает расчетный период и не влияет на трудовой стаж. Если же дни за свой счет в рабочем году превышают этот максимум, то расчет отпуска остается аналогичным указанному выше. При этом, рамки рабочего года (12 идущих подряд месяцев), участвующего в расчете отпускных, сдвигаются.
Как оформить отзыв работника из отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет), подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Пример 2: как считается стаж работника при отпуске без содержания
Опираясь на исходные данные представленного примера, допустим, что отпуск без содержания продолжался не 14 дней, а 2 месяца, то есть весь апрель и май 2024 г. (61 день). В этом случае не уменьшается количество дней очередного отпуска, оно остается таким же: 28 дней. Но изменится расчетный период, поскольку в стаж работы время отпуска за свой счет включается в размере, не превышающем 14 дней в году (ст. 121 ТК РФ).
Следовательно, в стаж сотрудника войдет часть отпуска без содержания – 14 дней, остальные 47 дней (61 – 14) выпадут из стажа и отодвинут рамки рабочего года. Тогда расчетный период в нашем примере не закончится 31.01.2025, а продлится до 19.03.2025 (+47 дней). При предоставлении следующего оплачиваемого отпуска расчетным периодом будет время с 20.03.2025 по 19.03.2026.
Пример 3: отпуск за свой счет при расчете компенсации
Допустим, что, отработав в компании с 01.02.2024, наш сотрудник увольняется 31.03.2026. За это время ему был предоставлен оплачиваемый отпуск (28 дней в 2024 г. и 14 дней в 2025 г.), а также отпуск без содержания (61 день в 2024 г.). В среднем за каждый месяц работы полагается отпуск в размере 2,33 дн. (28 дн. / 12 мес.). Расчет оплачиваемых дней компенсации будет следующим:
- Сотрудником отработано 26 полных месяцев, из них 47 дней неоплачиваемого отпуска не засчитываются в стаж, т. е., стаж составляет 24 месяца 12 дней. При расчете учитываются 24 месяца, а 12 дней не учитывают, поскольку они составляют менее половины месяца.
- За 24 мес. при 28-мидневном оплачиваемом отпуске полагается компенсация за 55,92 дня (24 мес. х 2,33 дн.). Сотрудник отгулял 42 дн. (28 дн. + 14 дн.). Следует оплатить 13,92 дня неиспользованного отпуска (55,92 дн. - 42 дн.).
Таким образом, использование сотрудником отпуска без сохранения содержания, превышающего установленный предел в 14 дней, влечет уменьшение размера трудового стажа и, соответственно, уменьшает сумму выплаченной компенсации при увольнении.
Вернемся к нашему примеру: если бы сотрудник был в отпуске без оплаты 14 дней в году, то его стаж был бы равен отработанному времени и составлял 26 месяцев, т. е. компенсация была бы насчитана в размере 18,58 дней (26 мес. х 2,33 дн. – 42 дн.), т. е. на 4,66 дня больше (18,58 дн. - 13.92 дн.).
Расчет больничного и отпуск за свой счет
Иной алгоритм расчета пособия по больничному листу. Если в периоде расчета пособия имеются отпуска за свой счет, то дни их использования из расчета не выбрасываются: включаются фактические выплаты за два предшествующих началу заболевания года, а период берется полностью (730 дней).
Например, если сотрудник проболел с 10-го по 20-е января 2024 г. (11 дней), то расчет пособия будет таким:
Сумма выплат в 2022 г. составила 570 000 руб. (с учетом двухмесячного отпуска за свой счет (50 000 руб. х 11 мес. + 20 000 руб.)), в 2023 г. — 600 000 руб. (50 000 руб. х 12 мес.)
Величина пособия составит:
(570 000 руб. + 600 000 руб.) / 730 х 11 дн. = 17 630,14 руб. Из них первые 3 дня оплатит работодатель, а остальные 8 — СФР.
Напомним, что заболевший в период отпуска без сохранения зарплаты сотрудник не вправе рассчитывать на получение больничного листа (п. 22 Порядка выдачи больничных листов, утв. приказом Минздравсоцразвития от 23.11.2021 № 1089н). Если болезнь продолжительнее отпуска без оплаты, то с первого рабочего дня выдается больничный и оплачивается часть пособия, приходящаяся на рабочие дни сотрудника.
Итоги
Отпуск за свой счет не оплачивается сотруднику. В стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых работнику отпусков без сохранения заработной платы. Однако оно не должно превышать 14 календарных дней в течение рабочего года (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Если общий срок отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составит более упомянутых выше двух недель, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, календарные дни, начиная с 15-го дня, не учитываются.