Расходный кассовый ордер (РКО) с бланком и образцом заполнения понадобится всем организациям, где есть оборот наличных денежных средств. Документ заполняется в обязательном порядке при выдаче из кассы. Освобождение действует только для ИП. Разъясним порядок заполнения, предоставим для скачивания бланк на расходный кассовый ордер и пример его заполнения.
Бланк скачать в excel РКО
Скачайте на нашем сайте актуальный бланк расходно-кассового ордера в формате Excel.
Бланк скачать в excel РКОСкачать
Бланк скачать в word РКО
Вы также можете использовать бланк в формате ворд.
Бланк скачать в word РКОСкачать
Расчетно-кассовый ордер и его образец с примером заполнения
Ознакомьтесь с примером заполнения ордера на выдачу денег под отчет сотруднику предприятия.
Расчетно-кассовый ордер и его образец с примером заполненияСкачать
Когда нужно оформить расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер оформите при любой выплате денег из кассы. Например, при выплате зарплаты, подотчета, оплате товаров, работ, услуг, возврате денег за товар, сдаче наличных в банк для зачисления на расчетный счет и т. д. Расходный кассовый ордер оформите по форме № КО-2 в одном экземпляре.
При выплате денег соблюдайте лимит расчетов наличными: при расчетах с организациями и ИП можно оплачивать наличными не более 100 000 руб. по одному договору.
Организация может составить один расходный кассовый ордер на всю сумму выплат на основании фискальных документов, если при выплате денег пробивали кассовые чеки (п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Например, если было несколько возвратов за товар за смену, можно оформить один РКО на всю сумму возвратов за смену.
Для выдачи зарплаты штатным сотрудникам, кроме расходного кассового ордера, можно использовать расчетно-платежную (форма № Т-49) или платежную ведомость (форма № Т-53). Впоследствии на всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте расходный кассовый ордер. Такие правила установлены пунктом 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Кассовая дисциплина и расходный кассовый ордер
Банк России устанавливает свод правил для работы с наличными деньгами, который называют кассовой дисциплиной.
Регулируется кассовая дисциплина Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Еще один важный документ, описывающий правила для кассовых операций – это Указание Банка России от 09.12.2019 N 5348-У «О правилах наличных расчетов».
Основные правила работы с наличными деньгами таковы:
- обязательное отражение кассовых операций в документах установленной формы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга);
- расходование поступивших в кассу от покупателей наличных денежных средств только на разрешенные Банком России цели (например, на выдачу зарплаты, выдачу денег под отчет, оплату за товары или услуги и т. д.);
- установка и соблюдение лимита остатка кассы (малые предприятия и микропредприятия и ИП освобождены от соблюдения этого правила);
- соблюдение лимита для расчетов наличными между организациями или ИП в рамках одного договора (максимальная сумма – 100 000 руб.).
Прием и выдача наличных денег из кассы оформляется так:
- выдача наличных денежных средств – расходный кассовый ордер (РКО);
- прием наличных денег в кассу – приходный кассовый ордер (ПКО).
По каждому ПКО или РКО кассир вносит запись в кассовую книгу.
Кем утвержден бланк для расходного кассового ордера
Формы документов по учету кассовых операций (ПКО, РКО, а также кассовой книги) утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и являются обязательными к применению. Для расходника используется унифицированная форма № КО-2 (0310002 по ОКУД) из этого приказа.
Несмотря на то, что с 2013 года применять унифицированные формы первичной учетной документации не обязательно, на формы кассовых документов это правило не распространяется. В данном случае действуют нормативные акты о кассовой дисциплине и бланк, подготовленный предприятием в свободной форме, использовать нельзя.
РКО может оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Расходники необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года, а при возникновении споров, разногласий – до принятия решения по делу.
Когда используется расходный кассовый ордер
Согласно п. 6 Указания № 3210-У выдача наличных сопровождается оформлением РКО.
Выдача зарплаты, стипендий или подобных выплат работникам может также оформляться расчетно-платежной ведомостью (форма Т-49, по ОКУД 0301009) или платежной ведомостью (форма Т-53, по ОКУД 0301011).
Форма ордера применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Кто обязан заполнять расходный кассовый ордер и кто освобожден от этой обязанности
Все организации при выдаче наличных заполняют РКО.
Субъекты малого предпринимательства могут применять упрощенный способ ведения кассы, но освобождение в данном случае распространяется только на утверждение лимита остатка кассы.
А вот ИП составлять ПКО и РКО не обязаны. Это следует из того, что все ИП в зависимости от применяемого режима налогообложения ведут учет доходов и расходов (или только доходов), а значит выполняются условия для освобождения от обязанности составлять кассовые документы, установленные подп. 4.1 п. 4 Указания N 3210-У.
В данном случае нужно пояснить, что ИП не обязаны использовать РКО по закону, но по собственному желанию могут применять этот документ для выдачи денег.
Как заполнять расчетно-кассовый ордер
В шапке документа заполняются:
- наименование организации или ИП и их ОКПО;
- наименование подразделения при наличии;
- номер и дата ордера (нумерация РКО и РКО осуществляется раздельно в течение года).
Табличная часть заполняется так:
- код структурного подразделения заполняется при его наличии;
- ставится код синтетического счета, по дебету которого будет учтена сумма выдачи (например, при выдаче наличных из кассы подотчетному лицу в графе «Дебет» ставится счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а при оплате напрямую продавцу – счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»);
- в графе «Кредит» ставится код счета 50 «Касса» с учетом субсчета в зависимости от того, выдаются рубли, валюта или талоны на ГСМ и т. п.;
- в графе «Сумма» табличной части указывается сумма цифрами.
Далее указываются:
- полностью Ф.И.О. лица, получающего деньги, в дательном падеже;
- основание с указанием номера и даты документа при наличии (например, при выдаче подотчетному лицу указывается: «Под отчет на...» и цель выдачи аванса, а при выдаче оплаты труда «Заработная плата за вторую половину апреля года» и т. п.);
- сумма прописью (копейки указываются цифрами);
- перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (например, номер и дата приказа руководителя, в котором содержится распоряжение работнику выполнить служебное поручение, а бухгалтерии выдать деньги).
РКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Печать на расходнике не ставится.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т. д.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
Ниже полей для подписей руководителя и главного бухгалтера в строке «Получил» получатель чернилами или шариковой ручкой должен вписать полученную им сумму: сумму рублей прописью, а сумму копеек – цифрами. Ниже получатель должен поставить дату и подпись.
Даже если РКО составлен на компьютере, строка с указанием выданной суммы всегда заполняется получателем от руки.
В строке «По» пишутся наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег.