Виртуального общения в жизни современного человека очень много, оно проникло во все сферы жизни – мы привыкли онлайн общаться с родственниками, друзьями, знакомиться с новыми людьми, учиться и обмениваться профессиональными навыками, работать с коллегами над общими задачами. Об эффективности удаленной работы проведено множество исследований. Некоторые из них противоречат друг другу, но в целом тенденция такова, что дистанционные коммуникации в корпоративной среде в обозримом будущем никуда не денутся, так как преимущества такого общения перекрывает недостатки.
Согласно последнему исследованию Buffer, 90% участников опроса оценивают свой опыт дистанта как положительный, из них 97% респондентов порекомендовали бы другим работать в удаленном режиме. Но вот, что интересно: сотрудники зачастую более благосклонны к Home Office, нежели работодатели. Да, такой режим работы предоставляет хорошие бонусы, вроде расширения радиуса найма (можно взять на работу любого, нужного специалиста, независимо от его локации). С другой стороны, возникают коммуникационные проблемы, которые приходится решать бизнесу. Поэтому абсолютно позитивного отношения к дистанционной работе у руководителей компаний нет.
5 распространенных проблем виртуального общения в корпоративной среде
1. Критическая доля асинхронного общения
Виртуальные коммуникации не эффективны без асинхронного общения. Не все нужно обсуждать в моменте. Но нередко персонал расходует слишком много времени на переключения с одной деловой встречи на другую или ответы на сообщения в корпоративных чатах, вместо того, чтобы сосредоточиться на выполнении своих непосредственных задачах. Естественно, такая модель коммуникаций приводит к ухудшению показателей продуктивности.
Как устранить: сформировать и донести до каждого члена команды четкие, понятные правила приоритетности коммуникаций и пропорциональности синхронного и асинхронного общения, которых следует придерживаться. Подумайте, например, о выпуске регулярного информационного бюллетеня о лучших практиках удаленной работы. Или внедрите день без встреч. Создайте выделенный канал или виртуальное рабочее пространство, где сотрудники смогут делиться своими советами.
2. Потеря информации
Из-за того, что персонал распределен по разным локациям, а внутрикомы стремятся 100% информирования и «обеспечивают» команду контентом по всем «фронтам», часто и много, сотрудники могут ощущать перегрузку. Тогда корпоративная информация становится для них «белым шумом» и часть важных сведений теряется.
Как устранить: не стоит заваливать людей килобайтами информации, подавайте корпоративный контент сегментировано для каждой целевой аудитории, соответствующий их должностным ролям, местоположению, предпочтениям, интересам и другим критериям. Только тогда вы можете быть уверены, что доставите нужный контент нужному сотруднику в нужное время.
Потеря данных может произойти также, если информация хранится на различных ресурсах и сотрудникам трудно ее найти быстро.
Как устранить: развивать экосистему, в которую интегрированы все важные для персонала ресурсы. Создавайте единое онлайн-пространство, где каждый сможет закрыть свои потребности: и выбрать для себя обучающий курс, и пройти Performance Review, и подать заявление на отпуск.
3. Низкий уровень зрелости кросс-функционального взаимодействия
Согласно ранее упомянутому исследованию, 28% удаленных сотрудников хотели бы, чтобы их работодатель предоставлял им больше возможностей для общения с коллегами. А 34% опрошенных признались, что хотели бы, чтобы их работодатель оказал содействие в улучшении внутренних коммуникаций с коллегами.
Командное общение играет важную роль для успеха любого проекта. Фактически, более 29% сотрудников говорят, что плохая внутренняя коммуникация становится ключевой причиной срывов дедлайна, недоработок, ошибок.
Как устранить: подразделения должны иметь выделенные виртуальные рабочие пространства и каналы для совместной работы над общими проектами и социализации.
4. Чувство одиночества и отсутствие сопричастности
Человек - существо социальное, общение исключительно в виртуальном пространстве приводит к угнетенному состоянию, ощущению одиночества. Это доказывается многочисленными исследованиями и является самым большим недостатком удаленной работы.
«Беседы о том, о сём» около кулера, которые ведут коллеги, работающие в офисе, - передышка и отличная энергетическая подзарядка. Это возможность узнать коллег лучше и ближе. У команды, которая трудится дистанционно, такого легкого общения почти не происходит, а значит не формируются прочные связи внутри коллектива – люди воспринимают себя не стаей, а одинокими волками.
Как устранить: мотивируйте сотрудников общаться не только по работе. Введите практику пятничных онлайн-посиделок. Например, в период самоизоляции многие компании устраивали «слепые кофепития», когда сотруднику рандомно выбирался коллега, с которым предлагалось созвониться и поболтать. Инструмент показал высокую эффективность.
5. Культурные различия и разный уровень навыков общения
Если вы работали удаленно, то, вероятно, замечали, что некоторые люди в своих сообщениях «звучат» грубо и недипломатично. Это зависит от его культурных ценностей, менталитета, темперамента, характера и т.д. Понимание и оценка этих различий важна для того, чтобы выстроить эффективную внутреннюю коммуникацию в виртуальной рабочей среде.
Как устранить: осуществлять пульс-опросы, выявлять коммуникационные нюансы, которые у сотрудников вызывают раздражение и сопротивление.
Все вышеупомянутые «побочные эффекты» виртуального общения могут привести к снижению уровня вовлеченности сотрудников. Они оказывают влияние на формирование опыта, который, в свою очередь, уменьшает мотивацию.
Выявить так называемые низкие уровни вовлеченности не так-то просто в виртуальных рабочих пространствах. Не видя людей, становится труднее определить и понять причины их неудовлетворенности работой. Но это возможно, если системно демонстрировать искренний интерес ко мнению персонала, собирать обратную связь, а после этого, мягко, корректировать коммуникационные модели, создавая одно комфортное пространство для всего сообщества.