Когда в архиве компании накапливается большое количество документов, обычно проводят инвентаризацию документов. Составляется опись всех документов, и те которые уже более не актуальные и срок их хранения истек, отправляют на утилизацию.
Для уничтожения документов с истекшим сроком хранения в обязательном порядке составляется акт об уничтожении. Процедуру по утилизации документов можно разделить на несколько шагов:
Шаг 1: Определение сроков хранения документов
Определите сроки хранения для различных типов документов в соответствии с применимыми нормами.
Шаг 2: Подготовка списка документов
Составьте список всех документов, у которых закончился срок хранения. Укажите название каждого документа и дату, до которой он должен был быть сохранен.
Шаг 3: Организация комиссии
Создайте комиссию, ответственную за уничтожение документов. В комиссию должны входить представители различных заинтересованных сторон, таких как представители юридического отдела, архива и управления информацией.
Шаг 4: Подготовка акта об уничтожении
Составьте акт об уничтожении документов. В акте должны быть указаны следующие сведения:
- Дата составления акта и город;
- Организационно-правовая форма, название и реквизиты;
- Основание для утилизации документов, перечень типовых управленческих документов и способ уничтожения документов например, сжигание, измельчение;
- Список документов, подлежащих уничтожению (название, тип, период составления, количество и причины ликвидации);
- Общее количество дел;
- Состав комиссии с указанием ФИО и должности;
- Подписи членов комиссии.
Шаг 5: Подписание акта
Представители комиссии должны подписать акт об уничтожении. Убедитесь, что все необходимые подписи проставлены.
Шаг 6: Хранение акта
Сохраните акт об уничтожении в соответствующем архиве или месте хранения документов.
Шаг 7: Уничтожение документов
После составления и подписания акта об уничтожении, приступите к фактическому уничтожению документов в соответствии с указанными в акте способами и местом уничтожения.
Надлежащее ведение документации о фактическом уничтожении документов, поможет вести учет процесса уничтожения и подтвердить выполнение требований в случаи необходимости.