В статье эксперты расскажут о правильном порядке открытия и закрытия кассовых смен. Будет полезно и тем, кто работает на контрольно-кассовой технике (ККТ), и руководителям бизнеса.
Как открыть смену на кассе
В начале рабочего дня кассиру нужно подготовиться к работе: получить купюры и монеты для сдачи, проверить чековую ленту и обязательно открыть смену на онлайн-кассе. Без открытия смены не получится сформировать чек и рассчитать покупателя.
На заметку: необязательно открывать смену утром. Это можно сделать в любое время дня и ночи, важно успеть до первого расчета.
Чтобы открыть смену, нужно сформировать на кассе отчет об открытии смены. Это такой фискальный документ, в котором будут указаны дата и время создания отчета, номер смены, фамилию кассира и другие обязательные реквизиты. Полный перечень можно найти в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ в таблицах 18, 56 и 94 для форматов фискальных документов (ФФД) 1.05, 1.1 и 1.2 соответственно.
Некоторые кассы формируют отчет об открытии смены автоматически, вместе с первым чеком. А в некоторых программах это делается вручную, то есть кассир сначала нажимает кнопку открытия смены, а уже потом формирует чек.
Невозможно открыть новую смену на кассе, пока не закрыта предыдущая.
У Контур.Маркета есть своя кассовая программа. Расскажем, как открыть смену на ее примере.
Шаг 1. Откройте кассовую программу и выберите кассира, который будет работать на онлайн-кассе. Для каждого кассира можно установить индивидуальный пин-код или работать без него.
Шаг 2. Откроется страница выбора кассы. Выбор нужно сделать один раз при подключении кассы.
Шаг 3. Кассовая программа проверит сведения о сумме наличных денег, которые остались с предыдущей смены и перенесет их на новую смену. Если нужно, ее можно отредактировать. А если перенос наличных не настроен, укажите сумму вручную и нажмите на желтую кнопку подтверждения.
Шаг 4. Нажмите кнопку «Открыть смену». После этого вы увидите экран продаж и сможете приступить к созданию чека.
Как закрыть кассовую смену
Когда все расчеты проведены обязательно закрыть смену. После этого пробивать чеки не получится до открытия следующей смены.
Закрытие смены подтверждает отчет о закрытии смены. Помимо номера смены и фамилии кассира в нем должно быть указано количество кассовых чеков за смену, количество всех фискальных документов за смену, количество непереданных документов и другие реквизиты. Их полный перечень есть в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ в таблицах 30, 68 и 123. На какую таблицу смотреть, зависит от ФФД, по которому работает касса.
Расскажем, как закрыть смену на примере Контур.Маркет Кассы:
Шаг 1. В разделе «Информация» нажмите «Закрыть смену».
Если на кассе не настроен перенос наличных на следующую смену, необходимо проверить, совпадают ли данные о наличных по кассе с фактическими деньгами в кассе. После сверки наличные можно изъять. Если перенос «налички» включен, сумма автоматически «улетит» с закрытой смены на следующую.
Шаг 2.Смена закрыта. После это можно «Выключить кассу» или «Выбрать кассира», чтобы открыть новую смену.
Что учесть кассирам
Отчеты об открытии и закрытии смены — это такие же фискальные документы, как и чеки. Поэтому обязательно отправлять их в налоговую онлайн. Если касса подключена к интернету и к оператору фискальных данных (ОФД), все кассовые документы будут автоматически передаваться в ФНС. Также отчеты будут храниться в памяти фискального накопителя (ФН), а найти и посмотреть их можно будет в личном кабинете ОФД.
Еще одно требование: кассовая смена не должна длиться дольше суток. Не обязательно ограничиваться одной датой, например, можно открыть смену 2 июня в 17:00 и закрыть уже 3 июня в 12:00. Главное — не превысить 24 часа.
Если работник отвлекся и не завершил смену вовремя, это может расцениваться как нарушение порядка применения касс. Такая проблема особенно актуальна для круглосуточных магазинов и заведений. Контролировать кассы поможет ОФД Контура. В разделе «Кассы» можно увидеть, во сколько кассир открыл или закрыл смену. А если смена длится дольше 24 часов, ОФД «подсветит» ее. Подробности рассказали в новости «Как контролировать кассы с помощью Контур.ОФД».
После 24 часов непрерывной смены касса заблокируется. Чтобы возобновить торговлю, нужно сначала закрыть смену, а затем открыть новую.
Еще вам могут быть интересны статьи: «Правила работы на кассе в магазине», «Как посмотреть отчет по кассе» и «Как начать работу с кассой от покупки до первого чека».
