Приглашение — это распространяемый путем прямой или личной рассылки, а также через СМИ текст о новостном событии (мероприятии), касающемся базисного субъекта PR, в котором адресату (конкретному лицу или организации) предлагается принять участие. В пресс-рилейшнз приглашение играет важную роль в установлении контактов с представителями СМИ. Цель данного жанра — обеспечение участия в новостном событии значимых для базисного субъекта лиц.
Успех проведения новостного события (выставки или презентации, фестиваля или конкурса, проводимого или спонсируемого определенной организацией) зависит от участия в нем представителей СМИ, а это, в свою очередь, от корректно составленного приглашения.
Обязательными компонентами композиции приглашения являются: сообщение о характере мероприятия, месте и сроках его проведения, условиях участия. При прямой адресной рассылке приглашение может быть оформлено на одной странице бланка с логотипом организации. Приглашение может иметь указание на жанровую принадлежность и заголовок, в котором излагается суть новостного события.
При форс-мажорных обстоятельствах рекомендуется рассылать тот же текст приглашения с пометой «Изменение времени проведения», «Отмена».
Виды:
По характеру адресата:
- для общественности
- для узких целевых групп (акционеров, журналистов)
Это приглашение на пресс-конференцию или любое мероприятие (новостное событие) в жизни базисного субъекта PR.
В приглашении для журналистов информация о событии, мероприятии должна быть конкретизирована (назовем такое приглашение расширенным). Приглашение может быть построено по схеме пресс-релиза: лид, детали новостного события, список приглашенных VIP-гостей, программа мероприятия и — факультативно — просьба о подтверждении участия.
В приглашении содержится следующая информация: «место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерная продолжительность; общая тематика пресс-конференции и перечень основных вопросов, предлагаемых крассмотрению; фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов».
В практике европейских пресс-рилейшнз журналистам вместе с текстом приглашения высылается также специальный купон для обратной отсылки с целью подтверждения участия в мероприятии. Контактные лица и телефоны в таком случае всегда указываются в конце текста.