При аренде авто следует четко определить в договоре, кто будет оплачивать ГСМ: заказчик (арендатор) или исполнитель (арендодатель). Если ГСМ оплачивает заказчик, то как ему правильно оформить списание топлива?
В этом случае следует позаботиться о наличии первичных документов. Так, при заправке автомобиля на АЗС документом, подтверждающим вид, стоимость и количество полученного и оплаченного ГСМ, является фискальный чек.
Соответственно, от АЗС в адрес компании-арендатора должны быть выписаны:
- накладная на отпуск запасов;
- ЭСФ.
Также в компании следует утвердить нормы расхода ГСМ. Их утверждают приказом. Списание ГСМ должно производиться на основании утвержденных норм.
Учет пробега производится на основании путевых листов легкового автомобиля. При этом должен учитываться раздельно пробег авто в служебных целях (на время выполнения исполнителем работ по ГПХ) и в личных целях.
Это значит, что исполнитель должен заполнять путевые листы с указанием маршрута времени и километража на каждую поездку.
Списание ГСМ оформляется Актом списания запасов по форме 3-6.
Таким образом, расходы на ГСМ, связанные с коммерческой эксплуатацией арендованного авто, компания-заказчик может отнести на расходы на основании:
- путевых листов;
- чеков на оплату ГСМ;
- ЭСФ, выставленных поставщиком ГСМ.
Также есть второй вариант, как оформить оплату стоимости ГСМ: в договоре ГПХ на аренду авто можно прописать, что заказчик возмещает стоимость ГСМ. В этом случае сумма, потраченная исполнителем на закуп ГСМ, плюсуется к общему Акту выполненных работ или выставляется отдельно. Но в этом случае с суммы компенсации стоимости ГСМ придется также удерживать все налоги и отчисления как и с суммы арендной платы за аренду авто по договору ГПХ: ИПН, ОПВ и ВОСМС.
Если вам требуется консультация бухгалтера или юриста (для составления договора ГПХ и по другим вопросам) вам поможет «Mybuh.kz». Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в рабочее время.
ТОО арендует авто в другом городе, списывает ГСМ: платить ли за эмиссию?