Организации и ИП вправе составлять путевые листы в электронном виде. Переход на электронные перевозочные документы добровольный (п. 9 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390). В нашей статье читайте порядок оформления электронных путевых листов для легковых и грузовых автомобилей.
Как перейти на оформление электронных путевых листов в 2023 году
Чтобы формировать путевые листы в электронной форме, нужно выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор. Утверждать форму путевого листа не нужно. Электронные путевые листы оформляются в электронном сервисе в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.
При оформлении электронного путевого листа нужно заполнить соответствующие поля. Порядок направления в ГИС электронных путевых листов утвержден постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931 (в редакции постановления Правительства от 25.03.2023 № 476).
Если вы решили перейти на электронные путевые листы, нужно получить электронные подписи всем сотрудникам, которые заверяют своей подписью отметки в путевом листе. Это водитель, медработник, ответственный сотрудник, назначенный руководителем, который ставит отметки о техническом контроле, выпуске транспорта на линию и показаниях одометра. Вносить сведения в электронный путевой лист можно будет как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах.
При перевозке грузов водитель должен предъявить электронный путевой лист грузоотправителю для сверки (п. 15 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390). Для этого перевозчик направляет грузоотправителю файл обмена путевыми листами, подписанный УКЭП, через оператора ЭДО. Вместо электронного путевого листа можно предъявить также его бумажную копию.
Путевой лист, составленный в электронном виде, нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан на Госуслугах. Если вы планируете формировать путевые листы в электронном виде, всем сотрудникам, которые должны ставить свои подписи в путевых листах, нужно получить электронные подписи.
Если путевой лист оформлен в электронном виде, водитель заверяет показания усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан на Госуслугах (п. 14 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Путевые листы 2023: образцы с комментариями на полях
Образец путевого листа легкового автомобиля в 2023 году Скачать образец в редакции от 1 марта 2023 года
Бланк путевого листа легкового автомобиля в 2023 годуСкачать бланк в редакции от 1 марта 2023 года
Как заполнить путевой лис: образцы с 1 марта 2023 года
Если решите взять за основу своего бланка унифицированную форму, ниже примеры, как заполняют такие бланки.
С 1 марта 2023 года путевой лист можно оформить не только на бумаге, но и в электронном виде. Это делает собственник транспортного средства. Если транспортное средство передали в аренду с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель. Электронный формат путевого листа утвердила ФНС по согласованию с Минтрансом (приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Если формируете электронный путевой лист при приеме груза для перевозки, перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа или его копии на бумажном носителе (п. 15 Порядка оформления или формирования путевого листа из приказа № 390).
Формат электронного путевого листа
ФНС разработала новый формат путевого листа, который начал действовать с 1 марта 2023 года (письмо от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). В электронном документе 4 обязательных файла обмена:
- файл обмена информации об обстоятельствах и особенностях рейса, состоящей из сведений о лице, оформившем путевой лист, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях) транспортного средства, о виде перевозки и о виде сообщения;
- файл обмена информации о результате предсменного, предрейсового медицинского осмотра, состоящей из сведений о дате и времени проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, о результате проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, о водителе (водителях), о медицинском работнике, состоящем в штате юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность по перевозке пассажиров и багажа, грузов, или о медицинской организации и медицинском работнике, состоящем в штате медицинской организации;
- файл обмена информации о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места)/при приеме транспортного средства от другого водителя, состоящей из сведений о дате и времени выезда транспортного средства с парковки (парковочного места) или о дате и времени приема транспортного средства, о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места) или при приеме транспортного средства;
- файл обмена информации о показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку (парковочное место)/при сдаче транспортного средства другому водителю, состоящей из сведений о дате и времени заезда транспортного средства на парковку (парковочное место) или о дате и времени сдачи транспортного средства, о показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку (парковочное место) или при сдаче транспортного средства.
Документ будет действовать до 1 марта 2029 года.
Подсказки для бухгалтера в Системе Главбух
Как заполнить путевой лист Узнать подробности
Новые правила заполнения путевых листов с 1 марта 2023 года Узнать подробности
Для чего нужен путевой лист Узнать подробности
Кто подписывает путевой лист Узнать подробности