Авансовый отчет: образец заполнения в 2024 году

Авансовый отчет — документ для учета денежных средств, которые выдали сотрудникам на нужды организации или ИП. В статье — инструкция как заполнить авансовый отчет, по какой форме и в какой срок.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет необходим, чтобы подтвердить целевой расход денег. Документ должен содержать сведения:

1. о суммах, которые выдали под отчет;
2. расходах и подтверждающих их документах;
3. остатке неизрасходованных подотчетных сумм или их перерасходе.

Авансовый отчет оформляют по итогам командировки, а также при выдаче подотчетных денег.

Командировочные расходы в 2024 году: полный список

Образцы заполнения авансового отчета для разных ситуаций

Подотчет. Авансовый отчет должен представить сотрудник, который потратил аванс, выданный работодателем на хозяйственные расходы, командировку или иные нужды организации или ИП. Форму и срок сдачи авансового отчета утверждает руководитель. По командировке нужно отчитаться в трехдневный срок.

Пример заполнения авансового отчета подотчетного лица (форма № АО-1)Скачать

Командировка. Авансовый отчет должен заполнить сотрудник, которого направляли в командировку. В нем он отчитывается о расходовании выданного ему аванса. Форму авансового отчета утверждает работодатель. Можно использовать унифицированную форму АО-1. Срок представления авансового отчета – три рабочих дня с даты возвращения из командировки.

Образец заполнения Авансового отчета по командировкеСкачать

Кто и когда должен составлять авансовый отчет

Авансовый отчет составляют и сдают в бухгалтерию подотчетные лица, которым выдали аванс на нужды организации или ИП. Подотчетными лицами могут быть:

1. штатные сотрудники;
2. внештатные сотрудники, с которыми организация или ИП заключили гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Это следует из пункта 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, письма ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Авансовый отчет составляют, когда нужно подтвердить, куда сотрудник потратил деньги, выданные ему на производственные цели. Например, на хозрасходы, командировочные расходы, расчеты с поставщиками и т. д.

Обязанность составлять авансовый отчет надо прописать в локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Также стоит прописать правила составления отчета в инструкции для подотчетников.

Авансовый отчет по командировке: правила оформления

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

1. авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
2. ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Сдать авансовый отчет вместе с документами документы сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Это следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию никто не накажет – КоАП не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер. По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:

1. унифицированная форма № АО-1;
2. самостоятельно разработанная форма – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

1. наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
2. подразделение;
3. фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
4. назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от того, какая система налогообложения у работодателя. Даже если применяете упрощенку с объектом «доходы», подтвердить расходы в командировке соответствующими документами все равно нужно. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК, письмо Минфина от 30.10.2013 № 03-11-11/46198).

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

1. авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК);
2. в разработанном самостоятельно авансовом отчете должны быть указаны все необходимые реквизиты. А именно наименование и дата составления документа, название организации (Ф. И. О. предпринимателя), наименования и суммы расходов, должности и расшифровки фамилии, имени и отчества командированного и ответственных сотрудников – бухгалтера и руководителя, их подписи (ст. 252 НК, п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
3. в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;
4. принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Бланк командировочного удостоверения в 2023 годуОфициальный бланк Т-10

Командировочное удостоверение (не обязательно, оформляется по желанию)Официальный образец

Командировочное удостоверение–служебное задание (упрощенная форма)Упрощенная форма

Служебная записка сотрудника, который едет в командировку на личном транспортеИдеальная образец

Форма № Т-9. Приказ о направлении работника в командировкуОфициальный образец

Авансовый отчет по командировкеОбразец заполнения

Авансовый отчет по подотчетным

Представить авансовый отчет подотчетник должен в срок, установленный работодателем. Такой срок пропишите в положении о расчетах с подотчетными лицами или в приказе. Это следует из пункта 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Если сотрудник был в командировке, срок для представления авансового отчета – три рабочих дня с даты, когда сотрудник вернулся из командировки. Этот срок установлен пунктом 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Несмотря на то, что пункт 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У позволяет организации или ИП устанавливать свой срок, постановление Правительства имеет большую юридическую силу. Поэтому при определении срока авансового отчета по командировкам нужно руководствоваться этим документом. Это подтвердил ЦБ: в информации от 02.12.2020 б/н сказано, что установленный руководителем срок не должен противоречить законодательству. Если подотчетник не смог в срок отчитаться, например, из-за болезни, авансовый отчет он должен представить не позднее трех рабочих дней с даты, когда фактически вышел на работу.

Срок, на который можно выдавать деньги под отчет, не ограничен. Вы вправе утвердить его самостоятельно. Пропишите эти сроки в локальном акте. Например, в приказе о выдаче денег под отчет или положении о подотчетных лицах.

Статьи по теме в журнале «Упрощёнка»

• Три новых документа для работы с подотчетными
• Что делать, если командировки сорвались из-за коронавируса
• Нужно отправить сотрудника в командировку и учесть расходы: решение проблем

Авансовый отчет составляйте в одном экземпляре. На основании утвержденного отчета:

1. бухгалтерия списывает подотчетные суммы на расходы;
2. сотрудник вносит в кассу неизрасходованный аванс;
3. бухгалтерия выдает сотруднику сумму перерасхода по расходному кассовому ордеру.

Авансовый отчет состоит из лицевой и оборотной сторон, а также расписки. Документ оформляют подотчетник и бухгалтер: каждый из них заполняет свою часть.

Подотчетник заполняет сведения о себе на лицевой стороне: Ф. И. О., должность, подразделение, в котором он работает, и назначение аванса. Затем он вносит на оборотной стороне авансового отчета сведения о расходах и подтверждающих документах.

Когда подотчетник заполнит свою часть, он сдает отчет вместе с документами в бухгалтерию. Бухгалтер заполняет на лицевой стороне авансового отчета сведения об организации, дату и номер отчета, расписку в получении отчета на проверку, отрывает ее и отдает сотруднику. После чего бухгалтер проверяет расходы и документы, заполняет суммы по отчету, принятые к учету по результатам проверки, в графах 7, 8, 9 оборотной стороны и сведения об остатке и расходовании денег на лицевой стороне отчета. Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель.

Смотрите порядок заполнения авансового отчета на примере унифицированной формы АО-1. Эту форму использует большинство работодателей. Если применяете собственную форму, некоторые графы с необязательными реквизитами из нее можно исключить.

Все расходы, оплаченные подотчетными деньгами, сотрудник должен подтвердить документами. Без документов расходы не получится учесть в налоговом учете. Перечень документов зависит от вида расхода. Это могут быть чеки ККТ, товарные накладные, акты, проездные билеты, счета гостиницы и т. д. Все документы должны содержать обязательные реквизиты. Не требуется подтверждать документами суточные.

Номер по порядку. Подотчетник указывает порядковый номер записи и в том же порядке нумерует подтверждающие документы.

Документ, подтверждающий расходы. Подотчетник вписывает дату, указанную в оправдательном документе, в формате «ЧЧ.ММ.ГГГГ» и номер этого документа.

Наименование документа (расхода). В данной строке подотчетник указывает:

1. наименование организации, Ф. И. О. ИП, от которого получил документ;
2. наименование приобретенного товара, работы, услуги (например, проживание в гостинице, покупка канцтоваров);
3. наименование документа, подтверждающего расходы (например, кассовый чек).

Сумма расхода по отчету. В графе 5 подотчетник указывает сумму затрат в рублях по каждому документу. Если расходы были в валюте, их указывают в графе 6 и одновременно в графе 5 – суммы, пересчитанные в рубли, на дату, когда утвердили авансовый отчет.

Документы подотчетник указывает на оборотной стороне авансового отчета. Все оправдательные документы работник прилагает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

Когда сотрудник заполнит сведения о расходах, он приносит отчет в бухгалтерию и бухгалтер заполняет заголовочную часть отчета. Заголовочная часть содержит общие сведения об организации, а также дату и номер документа.

Какие документы оформить для командировки сотрудника

Когда отправляете сотрудника в командировку, оформите необходимые документы. Они будут основанием, чтобы учесть и обосновать расходы. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

- 📷

Скачать образец