Устав команды: назначение и структура документа

Юлий Минькин, руководитель проектного офиса

Проблематика

В современном мире коллективная работа стала неотъемлемой частью многих проектов для предприятий различных сфер. Однако, несмотря на то, что многие люди принимают участие в командных усилиях, далеко не все знают о существовании такого важного руководящего документа, определяющего успех и эффективность работы коллектива, как устав команды.

Устав команды (также называемый уставом проектной команды или уставом рабочей группы) является документом, который определяет цели, задачи, организационную структуру и правила функционирования команды.

Этот документ может служить основой для работы команды и обеспечивает ясное понимание ролей, ответственностей и ожиданий, которые возлагаются на каждого ее участника.

В данной статье мы более подробно рассмотрим назначение и структуру устава команды, а также описание разделов этого важного документа. Вы узнаете, какие вопросы решает устав, как он помогает команде достигать поставленных целей, и какие преимущества он может предоставить в организации коллективной работы.

Начнем с того, какие проблемы часто возникают при выполнении проектов

1. Неясность целей и ожиданий. Это когда каждый член команды может иметь свое собственное представление, что должно быть результатом проекта, а это может привести к разногласиям и конфликтам в команде.
2. Неопределенные роли и ответственности. Часто участникам команды может быть неясно, кто за какие аспекты проекта отвечает и какие задачи должны быть выполнены. Это может привести к дублированию работ, пропуску важных задач и недостаточной координации внутри команды.
3. Несогласованное планирование и управление проектом. Это когда возникают проблемы с разработкой единых планов и стратегий выполнения проекта. Каждый участник команды может иметь свой собственный подход к планированию, что может привести к несогласованным действиям и затруднить управление проектом в целом.
4. Недостаточный контроль прогресса. Зачастую проектной команде не понятно, какие механизмы используются для оценки выполнения задач. Это может привести к недостаточному мониторингу прогресса, задержкам в выполнении задач и несвоевременному реагированию на проблемы.
5. Риск непредвиденных проблем. Проектная команда не готова к рискам возникновения непредвиденных проблем, таких как недостаток ресурсов, неправильное распределение задач или непредвиденные изменения в требованиях проекта.

Это неполный перечень проблем, которые часто возникают в процессе выполнения проекта. И возникают они по весьма простой причине — неинформированность членов команды о проекте, а также месте и роли каждого из них в этом процессе. Поэтому составление устава команды и ознакомление участников с этим документом является необходимым и важным элементом эффективного управления проектом.

Давайте ближе рассмотрим этот документ и раскроем его ключевую роль в достижении результатов командного сотрудничества.

Структура и краткое описание устава команды

Структура устава команды может варьироваться в зависимости от специфики проекта или организации, но в общих чертах она может включать следующие разделы:

Введение

В этом разделе устава команды описывается следующая информация:

1. Контекст создания команды. Здесь можно указать факторы, требующие коллективной работы, такие как новый проект, изменения в организации или появление сложной задачи. Рассказывается о том, почему команда была создана и как ее работа связана с общими стратегическими целями организации или проекта, а также предпосылки возникновения проекта и команды.
2. Роль команды и ожидания от ее работы. Здесь описываются ожидания, которые возлагаются на команду со стороны руководства, заказчиков, заинтересованных сторон и других участников проекта. Это может включать ожидания по качеству работы, срокам выполнения задач, сотрудничеству с другими группами или внесению инноваций и предложений для улучшения проекта или процессов.

Введение в уставе команды служит важной отправной точкой, которая помогает участникам команды понять контекст. Оно также помогает создать единое видение и понимание роли команды, что способствует более эффективной и согласованной ее работе.

Назначение команды

В разделе «Назначение команды» устава команды описывается следующая информация:

1. Общее назначение команды. Здесь обычно описывается, какую проблему или задачу команда должна решить, какой проект реализовать или какие результаты достичь. Ясное определение назначения команды позволяет участникам четко ориентироваться в своей работе и сфокусироваться на достижении поставленных целей.
2. Роли и ответственности. Здесь описывается, какие задачи и обязанности отводятся каждому члену команды, какие функции они выполняют и в каких областях принимают решения. Четкое определение ролей и ответственностей способствует эффективному распределению задач и обеспечивает понимание ожиданий от каждого участника.
3. Взаимодействие и коммуникация. Здесь описывается, какие инструменты и каналы коммуникации будут использоваться, какие регулярные совещания или встречи будут проводиться, а также какие принципы эффективного обмена информацией и идей должны соблюдаться. Четкое понимание взаимодействия и коммуникации помогает участникам команды сотрудничать более эффективно и избежать возможных недоразумений или конфликтов.

Организационная структура

1. Лидерство и руководство. В этой части раздела описывается, кто является лидером или руководителем команды, и какие функции и полномочия у него есть. Также указывается, какие задачи лежат на плечах руководства команды, включая принятие стратегических решений, ресурсное планирование и координацию работы команды.
2. Структура команды. Здесь указываются подразделения или группы внутри команды, их функциональные обязанности и взаимосвязи. Определяются роли и ответственность каждого подразделения или группы, а также принципы координации и сотрудничества между ними.
3. Командные роли и командная работа. В этой части раздела описывается, какие роли и функции могут выполнять участники команды, и как они взаимодействуют друг с другом. Описание может включать, например, роль координатора, эксперта, коммуникатора и др., в зависимости от характера проекта или задачи команды.

Планирование и управление проектом

1. Методология планирования и выполнения задач. В этой части раздела указывается методология или подход, который команда будет использовать при планировании и выполнении задач. Например, это может быть Agile-методология, классический водопадный подход или другая методика, которая наилучшим образом соответствует потребностям команды и проекта. Описываются основные принципы и инструменты, которые будут применяться в рамках выбранной методологии.
2. Управление рисками в проекте. В этой части раздела указываются методы и подходы к управлению рисками в проекте. Определяются потенциальные риски, их вероятность, воздействие и планы реагирования. Описываются стратегии минимизации рисков.
3. Оценка и контроль прогресса проекта. В этой части указываются критерии, которые будут использоваться для оценки прогресса проекта. Определяются ключевые показатели эффективности (KPI), метрики или другие меры, которые позволяют измерять достижение целей и прогресс в выполнении задач проекта. Кроме того, указываются методы и инструменты, которые команда будет использовать для контроля прогресса проекта, а также процедуры отчетности.

Распределение ресурсов

В этой части указывается, каким образом ресурсы будут распределяться внутри команды. Речь идет о финансовых, материальных, технических или человеческих ресурсах, необходимых для выполнения задач команды. Определяются принципы распределения и использования ресурсов, а также механизмы контроля и управления ими.

Оценка эффективности

В разделе «Оценка эффективности» устава команды описывается процесс и методы оценки работы команды и достижения поставленных целей. Этот раздел может содержать следующие аспекты:

1. Критерии эффективности. Это могут быть, например, достижение поставленных целей проекта, качество выполненных задач, соблюдение сроков, уровень удовлетворенности заказчика и другие критерии, которые считаются важными для успешного выполнения проекта.
2. Инструменты и методы оценки. Это может включать анкетирование, интервью, анализ данных, мониторинг прогресса, обратную связь от заказчика или других заинтересованных сторон.
3. Регулярность оценки. Это может быть еженедельное, ежемесячное или периодическое обновление, в зависимости от характера проекта и его временных рамок. Также может указываться, кто и как будет отвечать за проведение оценки и анализ ее результатов.
4. Анализ результатов и корректирующие меры. Здесь указывается, кто будет отвечать за анализ данных, и какие шаги будут предприниматься на основе полученной информации. Если выявляются недостатки или отклонения от поставленных целей, описываются корректирующие меры и план действий для улучшения работы команды.

Конфиденциальность и безопасность

В данном разделе устава команды описываются политики, процедуры и меры, которые необходимо соблюдать для обеспечения конфиденциальности информации и обеспечения безопасности проекта. Этом раздел может включать следующие аспекты:

1. Конфиденциальность информации. Описываются меры, которые должны быть предприняты для защиты конфиденциальной информации проекта. Например, что включает информацию, которая может быть чувствительной, в том числе данные заказчика, интеллектуальную собственность, коммерческие секреты и другие конфиденциальные материалы. Определяются правила доступа к такой информации, ограничения на ее распространение и обязательства по ее сохранению.
2. Безопасность данных. Здесь описываются меры, которые необходимо предпринять для обеспечения безопасности данных проекта. Это может включать защиту от несанкционированного доступа к данным, резервное копирование информации, установку антивирусного программного обеспечения, использование шифрования и другие технические меры безопасности. Описывается, какие стандарты и политики безопасности должны быть соблюдены командой.
3. Ограничения на использование информации. Это может включать запрет на распространение информации третьим лицам без разрешения, ограничения на использование информации в коммерческих целях или вне рамок проекта. Устанавливаются правила и ответственность по обеспечению соблюдения этих ограничений.
4. Защита интеллектуальной собственности. Это может включать установление правил по обеспечению конфиденциальности изобретений, авторских прав и других форм интеллектуальной собственности. Описывается, какие процедуры следует соблюдать при работе с такими материалами.

Завершение работы команды

В разделе «Завершение работы команды» устава команды описываются процедуры и рекомендации, связанные с завершением работы над проектом или деятельностью команды. Этот раздел может содержать следующие аспекты:

1. План завершения проекта. Описывается план действий и последовательность шагов, необходимых для успешного завершения проекта. Также могут быть указаны рекомендации по передаче завершенного проекта заказчику или другой команде, если такая передача предполагается.
2. Архивация и сохранение материалов. Здесь описываются меры, которые необходимо предпринять для архивации и сохранения материалов проекта. Например, сохранение документации, данных, результатов и других материалов, связанных с проектом. Указываются сроки хранения и способы организации архива для обеспечения доступности и сохранности материалов.
3. Завершение контрактных отношений. Если проект выполняется на основе контракта или соглашения, описываются процедуры и меры, связанные с завершением контрактных отношений. Это может включать финансовые регулирования, проверку выполнения условий контракта и документирование фактов завершения проекта.
4. План обратной связи и постпроектный анализ. Описывается план получения обратной связи от команды, заказчика или пользователей после завершения работы команды. Также может быть предусмотрен постпроектный анализ, в ходе которого осуществляется обзор проекта, выявление уроков и рекомендаций для будущих проектов.

Заключительные положения

В заключительном разделе устава команды обычно описываются различные завершающие моменты и общие положения, связанные с работой команды. В этом разделе могут быть учтены следующие аспекты:

1. Правовые и юридические аспекты. Указываются правовые и юридические аспекты, связанные с работой команды, включая соблюдение законодательства, правил и регуляций, которые применимы к проекту или команде. Также могут быть указаны ответственность и обязательства команды в рамках действующих законов и нормативных актов.
2. Изменение устава. Указывается процедура и условия изменения устава команды. Это может включать необходимость согласования изменений с заинтересованными сторонами, процедуру уведомления или принятия решения о внесении изменений в устав команды.
3. Действие устава. Устанавливается срок действия устава команды и условия его применения. Может указываться, что устав действует на протяжении всего проекта или в определенный период времени, а также условия его пересмотра или продления.
4. Заключительные положения. Включает общие положения, которые не были описаны в других разделах устава команды. Это может быть благодарность участникам команды, указание на соблюдение этики и профессионализма, ссылки на другие документы или ресурсы, которые имеют отношение к работе команды.

Приложения

Дополнительные материалы, необходимые для понимания и реализации устава команды. Ссылки на стандарты, регламенты или другие документы, применимые к работе команды.

При составлении устава команды важно обеспечить ясность и однозначность в каждом разделе, чтобы все участники команды могли использовать устав как руководство для своей работы и принимать обоснованные решения на основе заданных правил и процедур.

Подведем итоги

Многие люди либо не знают о необходимости составления такого документа, либо недооценивают значимость устава команды, но его наличие способствует синхронизации и гармонии в работе всех участников.

Устав команды является основным источником информации о проекте и служит ориентиром для всех его участников. В нем определены цели и задачи проекта, структура команды, планы и механизмы контроля прогресса, а также политики по безопасности и конфиденциальности. Он предоставляет четкий и систематический подход к управлению проектом, улучшает коммуникацию, снижает риски и повышает вероятность успешной реализации поставленных задач.

Без устава команды могут возникать проблемы, такие как неопределенность в ролях и ответственности, недостаточная координация действий, несоответствие ожиданий и потеря времени и ресурсов. Устав команды является инструментом, который помогает предотвратить эти проблемы и создать сильную основу для коллективной работы.

Оценка эффективности, планирование и управление проектом, а также обеспечение конфиденциальности и безопасности — все эти аспекты детально регламентируются в уставе команды. Он является руководством, которое помогает команде справиться с вызовами и достичь поставленных целей.

Однако важно помнить, что устав команды не должен быть статичным документом. Он может быть пересмотрен и обновлен по мере развития проекта и изменения условий работы. Гибкость и адаптивность устава позволяют команде эффективно реагировать на изменения и вызовы, а также вносить коррективы в свою деятельность при необходимости.

Если статья была для вас полезна, ставьте пальцы вверх и делитесь ею с коллегами.