К нам едет ревизор аудит. Что делать?
1. Не паниковать. Завтра аудитор не переступит порог вашего предприятия. Как правило, запрос на проведение аудита присылают не менее чем за 2 недели (если это не аудит по FSSC22000 в формате необъявленного аудита). Поэтому успокоились: вдох, выдох и начинаем готовиться.
2. Открываем чек-лист. Его должны были прислать вместе с запросом на аудит и другими документами. Если не прислали, смело запрашивайте, и вам его обязательно предоставят.
3. По каждому вопросу чек-листа даем себе оценку (т.е. проводим собственную блиц-проверку по вопросам чек-листа), записываем, что надо исправить, где доделать, что изменить и приступаем к работе.
4. Готовим производство:
1. Готовим помещение для аудитора, например, кабинет. В кабинет заранее приносим все документы, которые возможно. Таким образом мы демонстрируем аудитору, что полностью готовы, ничего не скрываем, на коленке за углом не дописываем.
Но, что скрывать, бывают случаи, когда надо что-то экстренно исправить. И пока аудитор смотрит другие документы – доделываем то, что нам надо.
2. Готовим угощение, помните сказки? Прежде чем к делу приступать, нужно гостя накормить. Желательно вашей продукцией (если применимо). «Сытый аудитор – «добрый» аудитор».
3. В большинстве случаев аудиты от торговых сетей проводят независимые аудиторские компании, для которых важным критерием является качество услуг и репутация. Аудитор будет действовать в соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011-2021 РУКОВОДЯЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ АУДИТА СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА. Он должен в первую очередь искать СООТВЕТСВИЯ, а уж если собранных свидетельств соответствия будет недостаточно, то будет констатировать этот факт в виде несоответствия. Специально вас запугивать или искать несоответствия там, где их нет, никто не будет.
4. Будет здорово, если ваш руководитель лично пообщается с аудитором, демонстрируя свое глубокое участие и заинтересованность в организации системных процессов, направленных на выпуск безопасной продукции.
5. Назначьте адекватного сопровождающего (как правило, это менеджер по качеству, который знает вашу систему ХАССП/СМБПП лучше всех), который обладает, помимо знаний системы, коммуникативными навыками и не конфликтен. Любой вопрос можно рассмотреть с разных сторон. И в случае возникновения «неблагоприятной» ситуации, могут пригодиться мудрость и опыт.
6. И еще очень важный момент! Не наказывайте сотрудников по результатам любого аудита. Сначала найдите причину несоответствия. Как правило, это не установленные требования, неэффективно распределенная ответственность, незнание (отсутствие обучения) требований и.т.п. Для поиска коренных причин могут быть использованы разные методы (5 Почему, Диаграмма Иссикавы, метод Галстук-Бабочка и другие).
И если вам нужно провести обучение персонала и без страха и опасений проходит любые аудиты по системе ХАССП/СМБПП, то тренинги Елены Григорьевой на 100% закроют эту вашу потребность. Ближайший тренинг 30 мая https://haccpmore.tb.ru/trening
А если вы желаете побыть на месте аудитора, то мы приглашаем вас принять участие в специально подготовленной игре https://mnlp.cc/mini?domain=prostohaccp&id=5
Переходите по ссылке и отвечайте на вопросы.