Всем привет, на связи Владимир Малюгин. В прошлой заметке рассказывал про то, как я чуть не утонул в операционных процессах и писал дифирамбы любимой помощнице в настройке digital-среды — Асане. Сегодня продолжу и расскажу, как ей пользоваться в свой первый рабочий день.
А зачем?
Частая боль и причина факапов по использованию нового софта — неправильный онборд команды. То есть, для того, чтобы процесс заработал, недостаточно просто что-то купить и отдать сотрудникам, что логично. Нужно научить, как правильно им пользоваться.
Здесь-то и начинаются проблемы. Часто руководители покупают софт и думают, что все само полетит. Нет — не полетит. Недостаточно купить сотрудникам навороченный комбайн, если до этого они работали лопатой и мотыгой. Если не научить, то они будут подпирать им дверь сарая или кататься после работы.
Один из важных факторов, чтобы все заработало правильно, сотрудники должны использовать софт одинаково. Для этого можно написать инструкцию, организовать воркшоп, или сделать как я — записать видос. Плюс в том, что это один раз и надолго.
Возьмите мое видео в качестве примера, если используете другой трекер или кидайте выпуск новым сотрудникам, если работаете в Асане. В нем они узнают о том, где хранятся задачи, как их ставить и закрывать, познакомятся с разделом «Входящие» и методом Inbox Zero и поймут, что нужно делать, если горит дедлайн и хочется перенести на завтра. В общем, освоят азы сервиса, который я рекомендую своим друзьям, коллегам, клиентам и вам.
А нужна ли она вам?
Бесконечные чаты и ветки писем, в которых сложно ориентироваться — чуть ли не самая частая боль тех, кто ко мне обращается. Если помимо этого вы не знаете, что делают ваши сотрудники, задачи постоянно откладываются на завтра и требуют постоянного контроля — вам нужен таск-трекер.
Я рекомендую именно Asana — эта платформа идеально подходит для тех команд, внутри которых over много совместных проектов и задач. Ни один CEO, хэд оф маркетинг и тимлид не сможет держать в голове весь объем работы, если он не будет собран в одном месте.
Крайне важно, чтобы обсуждение проектов и задач шло в task-трекере. Для чата оставьте только нюансы, которые не уместились в тасках. Это нужно, чтобы не разводить спам и не тратить кучу времени на поиск той или иной инфы в чате, в котором вы с коллегой обсуждаете не только работу, но и то, кто, что купить на обед. Задачи для отдела, личного помощника, по развитию бизнеса или подготовки корпоратива нужно систематизировать в одном окне, а не плодить отдельные чаты под каждое направление.
У Asana есть принцип — чего нет в Asana, того не существует. Я с ним согласен. Это задает правильный образ мышления для команды.
t. me/digitalgeeks — пишу в своем телеграм-канале о цифровизации процессов простыми словами. Здесь готовая инструкция, как ставить задачи в Asana.