Резерв отпусков: как формируется
Резерв отпусков – это оценочное обязательство перед персоналом фирмы: на конец отчетного периода у многих сотрудников имеются дни неиспользованных отпусков. Образование подобного резерва, как отражение в бухучете обязательств, выполнение которых, несомненно, настанет в будущем, делает отчетность более достоверной и реалистичной.
Компании, создающие резерв, обязаны отметить в учетной политике этот факт, а также периодичность формирования резерва и метод расчета, который будет применяться.
Начисляют резерв на окончание каждого отчетного периода. К примеру, в компаниях, представляющих только годовую отчетность, резерв формируют один раз на 31 декабря. На предприятиях с квартальной отчетностью создание резерва проводят на каждое последнее число квартала. Возможно и ежемесячное начисление резерва. Этот вариант наиболее точен, поскольку с каждым месяцем число дней очередного отпуска сотрудника растет, но и, естественно, трудоемок.
В связи с избранной периодичностью, начисление резерва на оплату отпусков осуществляется на конец:
- месяца;
- квартала;
- года.
Отпускной резерв, как и все оценочные обязательства, отражается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Для удобства учета открывают отдельный субсчет. Отчисления в резерв по отпускам в бухгалтерском учете производятся по дебету счетов, участвующих в начислении заработной платы сотрудникам:
- занятым непосредственно в цехах – сч. 20;
- вспомогательных служб – сч. 23;
- АУП и общехозяйственного персонала – сч. 26;
- занятым в продажах – сч. 44;
- участвующим в строительстве – сч. 08.
Бухгалтерская запись при начислении резерва – Дт (20, 23, 26, 44, 08) Кт 96
В балансе компании сумма созданного резерва (Кт 96) фиксируется в пассиве по строке 1540.
Резерв отпусков: формирование и учет в 2023 году – способы расчета
Законодательством не определен строгий алгоритм расчета резерва, однако требует его достоверного установления и документального подтверждения. Таким образом, компании порядок расчета определяют самостоятельно и закрепляют в учетной политике документ, применяемый для этих целей. Это может быть бухгалтерская справка с необходимыми приложениями, форма, разработанная на основе расчетных ведомостей и сведений кадровой службы либо другой удобный для фирмы документ.
Методов расчета резерва несколько, мы представим наиболее точный из них – расчет на основе среднедневного заработка. На каждую отчетную дату кадровик представляет информацию о наличии неиспользованных отпусков (включая дополнительные) в днях по каждому работнику. Бухгалтер рассчитывает общее количество причитающихся дней по группам работников, разделяя их по источникам формирования зарплаты.
Затем рассчитывают среднедневной заработок по группе, применяя формулу:
Зсд = ФОТ / Т / Р,
где ФОТ – начисленная зарплата всем сотрудникам группы за текущий период, Т – число дней в текущем периоде, Р – число работников группы.
Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков начисляют так:
О = (Зсд х Вс + Зсд ) х До,
где Вс – суммарный тариф страховых взносов, До – суммарное число дней отпуска работников группы на конец текущего периода.
Резервы, рассчитанные по нескольким группам сотрудников, суммируются.
Пример расчета
Фонд оплаты труда работников фирмы составил 3 500 300 руб. за 1 квартал.
Численность – 45 человек.
На 31 марта число дней неиспользованного отпуска составило 120 дней.
Зарплата персонала формируется по дебету счетов 20, 26 и 44, поэтому исходные данные поместим в таблицу и сделаем расчет по группам. Суммарный процент отчислений во внебюдженые фонды – 30,2%.
Контингент
Счет формирования
затрат
ФОТ за 1-й квартал
в руб.
Численность
Кол-во дней неиспользованного отпуска
Резерв на 2-й квартал
в руб.
Рабочие
20
2 300 100
25
60
79 859
АУП
26
600 200
10
35
30 390
Менеджеры по продажам
44
600 000
10
25
21 700
Итого
3 500 300
120
131949
Величину резерва определим по каждой группе отдельно:
Рабочие:
Зсд = ФОТ / Т / Р = 2 300 100 / 90 / 25 = 1 022,26 руб. – средний заработок 1 человека в день.
О = (Зсд * Вс + Зсд) х ∑До = (1 022,26 х 30,2 / 100 + 1 022,26) х 60 = 79 859 руб. составляет резерв на отпуск цеховых рабочих на 2-й квартал.
АУП:
Зсд = 600 200 / 90 / 10 = 666,89 руб.
О = (666,89 х 30,2/100 + 666, 89) х 35 = 30 390 руб.
Менеджеры:
Зсд = 6 00 000 / 90 / 10 = 666,67 руб.
О = (666,67 х 30,2 / 100 + 666,67) х 25 = 21 700 руб.
Для исчисления общей суммы резерва показатели по группам суммируются:
79 859 + 30 390 + 21 700 = 131 949 руб.
Итак, начислен резерв на оплату отпусков, проводки:
Дт 20 Кт 96 – 79 859 руб.
Дт 26 Кт 96 – 30 390 руб.
Дт 44 Кт 96 – 21 700 руб.
По представленному алгоритму можно рассчитывать резерв не по группе работников, а по каждому сотруднику, опираясь на индивидуальные данные. Подобный расчет будет наиболее достоверным, но неприемлемым в крупных компаниях с многочисленным контингентом.
Что делать с резервом на оплату отпусков в конце года, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Как корректировать резерв отпусков на 2023 год
Из зарезервированных средств компания производит выплату отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении и отчисляет на эти суммы взносы в фонды. В бухучете эти операции отражаются так:
Дт 96 Кт70 – при начислении отпускных;
Дт 96 Кт 69 – страховых взносов.
Случается, что созданного резерва недостаточно для покрытия суммы отпускных. В этом случае расходы аккумулируются на счетах производства, дублируя проводки по начислению зарплаты: Дт 20, 23, 26, 44 Кт 70. Сумму превышения (или остатка) следует учесть при последующем расчете резерва. Рассмотрим, как корректируют сумму резерва на основе примера, приведенного выше.
Допустим, что из начисленного резерва в сумме 131 949 руб. выплаты отпускных (+ взносы) составили 95 200 руб. Т. е. остаток неиспользованных сумм составил 36 749 руб. (131 949 – 95 200).
На 30 июня начислен резерв в сумме 159 600 руб. Поскольку по кредиту 96 числится остаток резервной суммы в размере 36 749 руб., то начисленный резерв на 3-й квартал на эту сумму уменьшают: 159 600 – 36 749 = 122 851 руб.
Итоги
Резерв отпусков, формирование и учет которого в 2023, не изменился – важный инструмент, используемый компаниями в увеличении достоверности бухгалтерского учета. Его применение гарантирует выполнение обязательств перед персоналом по оплате очередного отпуска.