ЭДО- это обмен документами между покупателями и поставщиками, а также с гос.органами электронно.
Многие не хотят переходить на ЭДО ссылаюсь на то, что сервисы стоят дорого и это для них это не выгодно. С переходом на единый налоговый счет нужда в ЭДО возросла из-за нестабильного работающего личного кабинета ИП и юридического лица.
Почему все-таки важно отправлять отчеты и документы электронно?
Проведу в пример ситуацию, когда налоговые закрыли на карантин и документы принимали либо по почте, либо через ящик для корреспонденции. Многие либо отправили по почте, либо положили в ящик. По итогу проходит с момента срока сдачи декларации около полгода и налогоплательщикам стали приходить штрафы за несвоевременную сдачу декларации. Доказательств, что они подавали декларацию нет, потому что положили ее в ящик для корреспонденции и никаких подтверждающих документов налоговая не давала, что приняла декларацию. Пришлось подавать ее заново и оплатить штраф.
Также не так давно произошел у меня случай в практике, что ИП ликвидировали за не сдачу декларации и предприниматель даже не догадывался об этом. ИП проживает в отдаленном населенном пункте от налоговой и отправляли по почте декларации. Квитанции с почты и копия описи не сохранились, чтобы доказать, что все-таки подавали декларацию.
А чтобы таких ситуаций избежать нужно подключить электронный документооборот. Нужно просто подобрать удобный сервис и сделать электронную подпись, которую можно сделать сейчас совершенно бесплатно в ИФНС или через банк, например Тинькофф или Сбербанк, только нужно приобрести специальный носитель токен. Техподдержка сервиса, который вы выберете настроит ваше рабочее место для работы с электронным документооборотом.
По мимо сдачи отчетности электронно, можно также электронно обмениваться документами с покупателями и поставщиками. Мало того прием входящих документов будет в некоторых сервисах бесплатно. Просто нужно зарегистрироваться. Многие об этом даже не знают. Электронная подпись имеет такую же силу если же вы поставите ее ручкой и поставите печать на документах. В чем плюс этого- документы не теряются и доходят до адресата и не нужно просить, чтобы документы отправили вторые экземпляры ваши покупатели. Экономия бумаги, времени и денег на отправку писем. Также документы можно легко отправить налоговой по запросу и не нужно их копировать и вести либо сканировать и отправлять электронно. Это занимает очень много времени, особенно, когда сотрудник работает в режиме многозадачности.
Вывод: ЭДО заметно упрощает жизнь и время. Может предотвратить не желательные последствия такие как ликвидация, из-за не сдачи отчетности, потому что отчетность электронной точно дойдет до гос.органов. Переходите уже сейчас на ЭДО, потому что в планах у правительства, чтобы по итогу все организации и ИП должны будут обмениваться документами только электронно. Некоторые поставки уже нельзя подписывать на бумаге. Появились электронные путевые листы и товарно-транспортные накладные. Постепенно документы будут переходить в электронный формат, и чтобы уже сейчас подготовиться к будущим реалиям рекомендую задуматься об ЭДО сейчас.
