На примере менеджера агентства детских праздников и системы управления компанией Planfix
Из прошлой статьи «Как менеджеру не пропустить ни одной заявки от клиента?», мы уже понимаем, что всё должно быть в 1 месте. В том числе и мелкие задачи, которые менеджер планирует сам себе по ходу продажи. Это приходится делать, когда возникает какой-то затык:
- нужно что-то уточнить у аниматоров/руководства
- согласовать изменения в программе
- составить коммерческое предложение если праздник большой,
сам клиент отморозился или взял паузу на подумать.
В Planfix это сделать проще простого. Нужно просто в чек-листе написать что нужно сделать. Автоматические создастся задача со сроком выполнения «Завтра». Изменить срок тоже можно парой кликов:
Но не все задачи нужно ставить руками.
Автоматические задачи
Если есть обязательные задачи, которые понятно после чего нужно поставить и до какого времени выполнить, то это можно автоматизировать. Вот чем пользуемся мы:
- Если пропущен звонок, то создается задача "Перезвонить клиенту" со сроком 30 минут от пропущенного звонка
- Если создан праздник, то создается задача "Контрольный звонок с доппродажей" со сроком "1 день до праздника"
- Если праздник прошел, то создается задача "Взять отзыв клиента, внести данные в праздник", со сроком "Через день после праздника"
Такой подход позволяет точно не забыть в процессе обслуживания клиента. С этим разобрались. Но как видеть все запланированные задачи в одном месте?
Давайте рассмотрим основное рабочее пространство менеджера
Слева мы видим два списка задач с карточками, которые намеренно стоят там и мешают менеджеру, если в них что-то есть. А теперь подробнее:
Сделки без задач
Тут отображаются сделки (что такое сделки мы рассмотрим в другой статье) по которым менеджер не написал себе задачу. Так менеджер не забудет ни одного клиента.
Просроченные задачи менеджера
Тут отображаются задачи, которые не были выполнены вовремя. По нашему регламенту их нужно или переносить на другой день или устанавливать статус «Провалена», если смысла её выполнять уже нет.
Уведомления
О, это очень интересный список, так как содержит в себе не просто карточки задач, а вообще любые уведомления: звонки, сообщения, комментарии артистов по празднику(которые касаются менеджера) и многое другое. Благодаря этой новостной ленте менеджеру не нужно никуда переключаться в мессенджеры или соцсети. Все сообщение автоматически отобразятся тут.
А что со звонками? При входящем звонке на экране появится карточка клиента, где мы сможем увидеть всю информацию по нему:
О том,как классифицировать клиентов мы поговорим как-нибудь после.
Сделать сегодня
Просто список задач, которые запланированы на сегодня. Нажимаем на карточку, делаем дело, отмечаем выполненным.
Сделано сегодня
И выполненные попадаю в этот список.
Задачи на 7 дней вперед
Тут мы можем увидеть свою загрузку и если в какой-то день ожидается аврал - смотрим что можно сделать уже сегодня, а что можно перенести на другие свободные дни. Так менеджер сможет управлять своей загрузкой.
Надеюсь, что в этом блоке вам было всё понятно. А теперь попробуем обобщить всю работу менеджера:
Ритм работы менеджера
В начале нового дня менеджер заходит и смотрит на уведомления: вдруг кто-то позвонил или написал, а может оставил заявку на сайте в 2 часа ночи. Ответить клиенту нужно как можно скорее. Если менеджер обработал новость, он отмечает её прочитанной и она исчезает.
После этого приступает к своим запланированным задачам: рассказывает о продукте, берет предоплату, записывает праздники, уточняет информацию. Отвлекаться от поставленных задач логично только на какие-то новые уведомления.
В конце дня менеджер убеждается, что у него нет сделок без задач. Даже если он все еще общается с клиентом, стоит оставлять какую-то задачу как комментарий для себя. Огромное количество задач не позволяют держать все в голове, а там будет проще
А еще все задачи на сегодня должны быть выполнены. Если это не так, то стоит либо перенести эти задачи на другой день или установить статус «Провалена», если задачу не удалось выполнить и нет смысла пытаться.
Таким образом на следующий день не будет сделок без задач (только если создадутся новые) и не будет просроченных задач. А значит, можно будет начать работу сразу с уведомлений.
Спасибо за внимание
Надеюсь эта статья была для вас полезной. В следующей статья я расскажу, как добавляются праздники в календарь Google и почему он не нужен.
Подписывайтесь, чтобы узнать больше.