Когда говорят о системах учета рабочего времени, то иногда имеют в виду программы, которые фиксируют сколько времени сотрудники работают в течение дня.
Мы же в статье поговорим о более серьезных и продвинутых системах. Они берут на себя выполнение рутинных рабочих задач, помогают распланировать равномерно нагрузку между сотрудниками и наладить дисциплину труда, если с ней есть проблемы.
Существуют зарубежные и отечественные варианты таких систем. Разберемся в статье как узнать какая вам подойдёт.
Что умеют системы рабочего времени
Вот общий список возможностей.
Фиксируют:
- Время прихода и ухода сотрудников.
- Опоздания и отсутствия работников.
- Переработки и недоработки.
- Присутствие на работе в нетрезвом состоянии.
- Сколько времени занимают рабочие задачи у каждого сотрудника.
- Нарушения сроков в проектах.
Автоматизируют и ускоряют рабочие процессы:
- Сокращают время на составление рабочих графиков.
- Делают возможным оформление и согласование изменений в рабочем графике через приложение в телефоне.
- Помогают равномерно распределить нагрузку между сотрудниками.
В прошлой статье мы разбирали, как система учета рабочего времени все это выполняет.
Выбираем не функции, а решение задач
При выборе системы рекомендуем отталкиваться от своих задач, потому что вы покупаете не просто набор функций, а программу для решения рабочих вопросов. Вот как это можно сделать.
Выделите на что тратится больше всего времени в компании и проблемы, которые мешают сотрудникам выполнять свою работу в надлежащем качестве. Выпишите их в два столбца, например, «Долгие процессы» и «Проблемы», и выделите среди них те, что сможет решить система учета рабочего времени. Можете прям составить такой список и отправить поставщикам систем учета рабочего времени, а они уже подскажут что из этого система сможет решить.
Потом просто подсчитайте что из этого списка для вас выгоднее решить с помощью системы учета рабочего времени. Сейчас покажем, как это можно сделать.
Пример «Долгого процесса» — подсчет зарплаты занимает много времени. Например, в сети 15 ресторанов — в них работают 2 000 сотрудников с разным графиком, в том числе индивидуальным. Кто-то работает десять часов в день, кто-то пять или восемь. В течение месяца двадцать из них заболели, десять взяли отгул, а еще десять взяли отпуск.
Для того чтобы всем начислить зарплату, больничные и отпускные кадровой службе нужно зафиксировать реально отработанные часы каждого сотрудника.
Для этого в отдел кадров из каждого филиала приезжает курьер и доставляет бумажный отчет, где от руки написаны фамилии и имена сотрудников, и кто из них сколько часов отработал.
Специалисты отдела кадров принимают эти данные и вручную вносят в таблицу в excel или в 1С, а потом все сводят в зарплатные ведомости и раз в две недели начисляют зарплату.
Что здесь не так?
- Половина имен в таких списках «от руки» часто пишут неразборчиво. Для того, чтобы разобраться что в них указано специалисту из отдела кадров приходится звонить и уточнять фамилии и имена сотрудников.
- Коллеги «прикрывают» друг друга, поэтому часть имен указаны «для галочки». Кто и как работал на самом деле из такого отчета понять нельзя. Сотрудник мог не работать неделю, но его «прикрыли», и он получил оплату за работу, которую не выполнял.
- Для того, чтобы посчитать зарплату сотрудникам компании задействовали 17 человек: курьера, HR-специалиста и 15 сотрудников, которые заполняют такие отчеты — по одному на каждый филиал.
В среднем, каждый из сотрудников потратил около часа на участие в процессе. Это значит, что, как минимум 17 рабочих часов раз в две недели сотрудники считают зарплату. Это 34 часа в месяц, т.е. почти 20% от всего рабочего времени, если в месяце 22 рабочих дня. Почти 20% рабочего времени в компании тратят на расчет зарплаты.
Допустим за четыре рабочих дня этим сотрудникам в компании в среднем платят 8 000 рублей, а с налогами и страховыми выходит 12 000 р. И так каждый месяц компания тратит 12 000 рублей на то, чтобы сотрудники посчитали зарплату, это 144 000 рублей в год.
Система учета рабочего времени потратит ноль рабочих часов на подсчет зарплаты, никого прикрывать не будет и предоставит реальные данные об отработанных часах. Сотрудники смогут заниматься другими рабочими вопросами вместо подсчета зарплаты.
Теперь считаем сколько стоит установка системы учета рабочего времени. Если меньше 144 тысяч рублей, значит она окупится уже через год и в следующем году уже начнет экономить деньги компании. Она сэкономит все время и затраты, которые вы обычно тратили на подсчет зарплаты.
О том, как система считает реально отработанное время сотрудников мы рассказали в этой статье.
Когда зарплату посчитали, может возникнуть новая задача. Согласно закону рабочее время каждого сотрудника не может превышать 40 часов в неделю. При сменном графике их обычно «набегает» больше.
Для того, чтобы учесть лишние часы их нужно оформить, как переработку. Сверхурочные оплачивают в двойном размере, а это большая финансовая нагрузка на организацию.
Для того, чтобы не платить сверхурочные или уменьшить их сумму компании нужно равномерно распределить нагрузку между сотрудниками. Для того, чтобы каждый выполнял свои обязанности только в рабочее время. Для этого нужен планировщик рабочего графика. Такой отчет, где будут видны графики каждого сотрудника и будет ясно кого еще можно загрузить работой, а кого наоборот нужно разгрузить. На какую работу нужно нанять еще сотрудников.
Для того, чтобы система могла это делать в ней должен быть планировщик графика.
Также в системе учета рабочего времени должны учитываться разные категории работников с разной продолжительностью рабочего времени. Например, сотрудники 16-18 лет могут работать не более 35 часов в неделю. Система учета рабочего времени должна учитывать это при построении отчетов, графиков и отправлять данные о категориях сотрудников в другие рабочие программы. Например, в 1С для корректного подсчета заработной платы.
Пример «Проблемы» — сотрудники часто опаздывают, уходят на долгие перерывы в течение дня, а потом жалуются, что не успевают выполнить работу в срок. Вручную зафиксировать опоздания обычно не получается, а отдел кадров «прикрывает» сотрудников и подает отчеты, в которых все приходят вовремя.
Для того, чтобы решить эту проблему потребуется:
- Система учета рабочего времени.
- Оборудование для идентификации сотрудников: сканер карт, отпечатков или лица. Система сама зафиксирует, что сотрудник пришел или покинул работу. Она сохранит данные о продолжительности всех его перерывов, время начала и окончания его рабочего дня. Также программа добавит эти данные в отдельный отчет, его можно открыть и посмотреть в любой момент за любую дату.
- Компьютер, планшет или смартфон — устройство, куда можно установить систему учета рабочего времени для просмотра таких отчетов.
В этом примере также можно посчитать свою выгоду при использовании системы учета рабочего времени.
Мы разобрали только три примера решения рабочих задач, в вашем случае их может быть меньше или больше. Рекомендуем также рассчитать свою выгоду и принять решение о необходимости покупки системы учета рабочего времени.
Подбираем оборудование
Следующий вопрос — как выбрать качественное оборудование, которое будет стабильно и без сбоев решать ваши проблемы.
- Не должно быть ложных срабатываний. Система не должна принимать одного сотрудника за другого или «не узнавать сотрудника», если он, например, вдруг отрастил бороду. Для того, чтобы это проверить, вы можете запросить у компании оборудование для теста и изучить отзывы о компании в интернете.
- Невозможность сфальсифицировать свои персональные данные. Система должна исключить возможность для сотрудников за «шоколадку» попросить администраторов бесследно стереть данные о его опозданиях. Информация о всех действиях администраторов должны сохраняться в системе.
- Подходящая скорость распознавания отпечатков и лиц. Чем быстрее умеет работать система, тем она дороже, поэтому не обязательно тратиться на суперскоростное оборудование. Лучше выбрать такой вариант, который отвечает потребностям вашей компании. Например, не будет создавать очереди на проходной в вашей компании.
- Хорошо, если есть вариативность оборудования. Например, для пищевых производств лучше подходит сканирование лица. В таких местах повышенная влажность, от этого у сотрудников распухают подушечки пальцев. В таких случаях сканеры отпечатков пальцев могут начать «тупить» — не будут сканировать отпечаток с первого раза.
- Должна быть интеграция с другими рабочими программами вашей компании, например, с 1С и iiko. Для того, чтобы их не менять, то стоит узнать поддерживает ли их система учета рабочего времени.
- Открытый API. Если в компании пользуются нестандартной сборкой 1С или установлены другие программы, с которыми требуется интеграция системы учета рабочего времени, то у системы должен быть открытый API. Это значит, что программист сможет синхронизировать такую систему с любой программой.
- Кроссплатформенность, должна быть поддержка разными операционными системами. На ПК это Windows, Linux и MacOS, на мобильных устройствах — Android, Huawei Harmony OS, Windows mobile и IOS.
- Полноценная оффлайн-версия программы. Система учета рабочего времени должна работать и без подключения к интернету.
Что учитываем при выборе системы учета рабочего времени
Теперь перейдем к тому, на что стоит обратить внимание, когда выбираете систему учета рабочего времени.
Есть техническое обслуживание и ремонт. Прямой поставщик системы учета рабочего времени дает гарантию на систему и оборудование, предоставляет услуги по ремонту и замену запчастей.
Некоторые компании идут навстречу своим клиентам и дают подменное оборудование на время ремонта. Поэтому при покупке лучше заранее уточнить этот вопрос.
В крупных компаниях обычно закупают оборудование с запасом, чтобы не ждать, пока привезут подменное. Например, закупают 20 систем идентификации по отпечаткам пальцев для установки в офисах и 5 резервных на склад. Это позволит сократить или избежать время простоев в работе компании из-за поломки.
Все отчеты соответствуют законодательству. Это означает, что система должна учитывать любые изменения в законодательстве страны, например, если она формирует табель рабочего времени по форме Т13, то он должен соответствовать текущим стандартам. Или например, если в компании работают по сменному графику, то должен быть суммированный учет рабочего времени за учетный период.
Иначе кому-то в компании придется вручную дорабатывать отчеты, а это неудобно. Заполнение любых отчетов с системой учета рабочего времени должно быть таким: открыл → скачал → документ готов.
Разработчик системы учитывает пользовательский опыт. Хорошо, если у пользователей есть возможность повлиять на развитие системы. Например, оставить где-нибудь отзыв или в мессенджере написать менеджеру компании. Какой-то канал связи, где пользователи смогут оставлять заявки разработчику на введение новых видов отчетов или доработку интерфейса программы.
Так разработчик получит обратную связь от клиентов и узнает как сделать систему еще более удобной и функциональной.
Регулярные обновления. Это важно потому что показывает, что компания вкладывается в развитие своего продукта. Системы учета рабочего времени часто интегрируются с другими программами, которые используются в компании, например, с 1С. Эти программы тоже часто обновляются, это ведет к тому, что система учета рабочего времени должны подстраиваться под их обновления и выпускать свои, чтобы продолжать синхронную работу с такими программами.
Отзывчивая и заботливая техподдержка. Сотрудники компании консультируют, помогают установить и настроить систему. Все это минимизирует затраты времени на установку программы.
Есть обучение или обучающие видео. Они нужны, чтобы сотрудники максимально быстро разобрались с системой и могли уже начать в ней работать.
Иван Карев, руководитель отдела продаж BioTime
После того как вы выбрали систему учета рабочего времени и выделили задачи, которые она должна решить, рекомендуем ежемесячно отслеживать результат. Получается ли достигать желаемых целей?
Самое главное — это заранее спланировать ожидаемый результат для того, чтобы можно было увидеть эффективность внедрения системы и вовремя узнать, если нужны какие-то доработки в процессе.
У кого лучше покупать оборудование
и почему
Теперь перейдем к процессу покупки.
Сейчас актуален выбор в пользу отечественного ПО. Зарубежные системы могут в любой момент уйти с рынка. Часть зарубежных IT-решений уже исчезло из России, их невозможно или сложно оплатить.
Важно, чтобы это была российская IT-компания, зарегистрированная, как отечественное ПО в Минцифры РФ. Аккредитация — это дополнительная гарантия, что компания на российском рынке надолго.
Лучше покупать оборудование и ПО от одного поставщика. Это нужно для того, чтобы их можно было без проблем синхронизировать друг с другом. Бывает, что оборудование покупают, например, на алиэкспресс, устанавливают на него систему, а она работает с ошибками. Чтобы такого избежать, то лучше покупать систему и оборудование в одном месте.
Техподдержка системы и оборудования должна работать в режиме одного окна. Это значит, что вы сможете совершить звонок в компанию и один специалист решит все ваши вопросы. Не придется ждать, пока вас переключат на других специалистов или самому прозванивать разные отделы компании.
Итак, что стоит проверить в системе учета рабочего времени
- Подходит ли скорость сканирования.
- Техподдержка системы и оборудования работает в режиме одного окна.
- ПО аккредитовано в Минцифры РФ.
- Поставщик системы учета рабочего времени помогает настроить и подключить систему, обучает сотрудников ей пользоваться.
- Есть гарантия, техническое обслуживание и ремонт.
- Поставщик системы учета рабочего времени выдает подменное оборудование взамен сломанного на время его ремонта.
- Система интегрируется с программами, с которыми уже работает ваша компания, например, с 1С. Если нет, то должен быть открытый API.
- В системе сохраняются данные обо всех изменениях от имени администратора, в том числе удаление или корректировка данных о работе сотрудников.
- Поддержка разных операционных систем на ПК и мобильных устройствах.
- Оффлайн-версия программы.
- Соответствие всех отчетов текущему законодательству.
- Компания регулярно выпускает обновления.