Краткое содержание прошлой статьи
В прошлой статье разобрались тем, как в ЗУП 3.1 технически организован учет начислений, выплат и НДФЛ.
Выяснили, что зарплата выплачивается на основании документа начисления. В регистрах "Зарплата к выплате" и "Зарплата к выплате авансом" мы видим, каким документом зарегистрирована выплата и на основании какого именно документа начисления.
В ведомости на выплату мы также можем увидеть, из каких именно документов-оснований сложилась общая сумма к выплате. Для этого нужно нажать на кнопку "Изменить зарплату".
В этой статье покажу, как учет документов-оснований для выплаты влияет на учет НДФЛ и на заполнение регламентной отчетности (6-НДФЛ). Хотя казалось бы, какая тут может быть связь? Но оказывается, что самая прямая...
Как проявляется проблема
Многим бухгалтерам знакома ситуация, когда зарплата начислена и выплачена правильно, остатки по взаиморасчетам закрываются в ноль, но в отчет 6-НДФЛ попадают совершенно необъяснимые суммы. И одна из причин этого - неверный учет выплат по документам-основаниям.
Проблема проявляется, когда сумма по документу-основанию выплачена несколькими ведомостями на выплату, причем даты выплаты различные.
Все начинается с того, что по документу-основанию сумма выплачивается в одной из ведомостей не в полном объеме.
Остаток по этому документу-основанию выплачивается в следующих ведомостях. Если дата следующей ведомости относится к другому месяцу (кварталу, году), то часть суммы дохода по документу-основанию в налоговом учете "переезжает" на другой месяц налогового периода.
А если новый месяц налогового периода относится к другому кварталу (или, что еще хуже - к другому году), то и в отчете 6-НДФЛ суммы начисленного дохода и налога искажаются до неузнаваемости.
Причины, по которым сумма к выплате по документу-основанию попадает в ведомость не в полном объеме
Зарплата выплачивается частями
Иногда зарплата выплачивается частями, в этом случае задаем в ведомости процент от суммы к выплате.
Ведомости создаются копированием предыдущих
Вторая причина - бухгалтер создает новую ведомость копированием предыдущей ведомости. В этом случае итоговая сумма к выплате в ведомости может быть правильной, но складывается эта сумма из документов, которые ранее выплачены.
Частично эта проблема решается установкой флажка "Проверять соответствие начислений и выплат" в настройках расчета зарплаты - в этом случае программа не даст провести ведомость на выплату, если по документу-основанию пытаетесь выплатить больше положенного.
Эту настройку "продвинутый" бухгалтер может легко обойти - достаточно открыть расшифровку выплаты в ведомости и очистить поле "Документ-основание".
Но в итоге окажется, что суммы к выплате по документам-основаниям текущего месяца в ведомости не попадут, и не будут считаться выплаченными - а если попадут в одну из следующих ведомостей, то доход для НДФЛ будет переучтен на дату следующей ведомости.
Бухгалтер исправляет сумму в ведомости вручную
Эта причина обычно идет рука об руку с предыдущей. Бухгалтер копирует ведомость на выплату, а потом просто заменяет сумму по сотруднику на нужную.
При этом суммы к выплате по документам-основаниям в расшифровке выплат также автоматически пересчитываются так, чтобы их общая сумма была равна той сумме, что бухгалтер ввел вручную.
Например, ведомость выплачивает два документа - зарплату и отпуск. На основании зарплаты сумма 10 тысяч, на основании отпуска 5 тысяч, итого в ведомости 15 тысяч.
На картинке ниже показано исходное состояние ведомости на выплату.
Представим, что бухгалтер не слишком опытный и ничего не знает о кнопке "Изменить зарплату", поэтому не видит, из чего сложилась сумма к выплате в 15 000, а видит только ФИО сотрудника и сумму к выплате.
Бухгалтер исправляет сумму к выплате вручную на 13 тысяч. Мы видим, что суммы по документам-основаниям пересчитались пропорционально их вкладу в исходную сумму (до исправления).
Например, вклад зарплаты до исправления 10 000 / 15 000 = 0,667, после исправления сумма составит 13 000 * 0,667 = 8667.
Документ-основание исправлен после выплаты
Начисление выполнено, ведомость на выплату проведена, и после этого бухгалтер пересчитывает и проводит документ-основание.
Если в итоге сумма к выплате по этому документу изменится в большую сторону, появится остаток к выплате, который будет учтен в очередной ведомости.
И другие причины неполной выплаты
Не все причины удается диагностировать - иногда бухгалтер не в состоянии объяснить, как та получилось, а воспроизвести ситуацию не удается - действует сочетание каких-то факторов.
Например, на картинке выше мне удалось вручную поместить отпуск другого сотрудника в расшифровку выплаты Смирнова - и программа спокойно провела ведомость на выплату.
Да это и не слишком важно. Гораздо важнее научиться такие ошибки выявлять. И в случае, если это действительно ошибка, нужно ее исправить.
Пример того, как доход переучитывается на другую дату
В прошлой статье мы начисляли и выплачивали аванс и зарплату за январь 2023 года, формировали ведомости на выплату, чтобы посмотреть, как это отражается в различных регистрах.
Повторим ошибку бухгалтера, который исправляет суммы в ведомости на выплату вручную: исправляем исходную сумму к выплате на 700 рублей.
После исправления суммы 870 на 700 вручную пересчитались суммы в разрезе документов-оснований.
Дальше начисляем и выплачиваем аванс за февраль: начисленная сумма аванса 1222.22, сумма НДФл 159, сумма аванса к выплате 1063.22
Обратите внимание - ведомость на выплату аванса заполняется без учета того, что мы исправили выплату за январь вручную!
Причина этого - взаиморасчеты по авансам происходят в отдельном регистре - "Зарплата к выплате авансом", и он не учитывает невыплаченные остатки аванса или зарплаты прошлых месяцев.
Далее, начисляем зарплату за февраль - итоговая сумма начисления за месяц 2000, НДФЛ начисленный 260 рублей, распределяется на две части - ранее исчисленный НДФЛ с аванса на сумму 159 рублей и НДФЛ с зарплаты на сумму 101 рубль на дату выплаты зарплаты 10.03.2023.
Ожидаемая сумма к выплате по этому документу составит (за вычетом ранее выплаченного аванса) = 2000 - 260 - 1063,22 = 676,78.
Создаем и заполняем ведомость на выплату зарплаты за февраль и видим, что итоговая сумма к выплате совершенно другая и равна 846.78.
Чтобы разобраться, из чего она сложилась, нажимаем кнопку "Изменить зарплату" и видим, что добавились невыплаченные остатки за январь.
Ранее мы вручную уменьшили выплату зарплаты за январь, поэтому невыплаченные остатки добавились в текущую ведомость.
Посмотрим теперь на регистр учета доходов для исчисления НДФЛ, с отбором по ведомости на выплату зарплаты за февраль.
Мы видим, что часть начисления за январь переезжают на новую дату выплаты зарплаты 10.03.2023 с даты выплаты 06.02.2023.
Если бы такой "переезд" произошел между мартовской и апрельской датами, то из отчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года исчезла бы сумма 195.39 (сложилась из 65,13 и 130,26).
В этом случае бухгалтер не смог бы состыковать сумму начисления (даже с учетом даты выплаты из ведомости) с суммой начисления в отчете 6-НДФЛ.
Типовой отчет в ЗУП 3.1 для выявления проблемы и его недостатки
Выявить проблему поможет раздел "Выплаты" - "Отчеты по выплатам" - "Задолженность по зарплате". В нём нужно задать период и обязательно установить флажок "Расшифровать по документам-основаниям".
Ниже картинка с результатом отчета - видим, что в январе есть остатки невыплаченной зарплаты по документам начисления, а в феврале эти остатки выплачены. В целом по сотруднику задолженности нет.
Чего мы здесь не видим:
- Сумму к выплате по каждому из документов-оснований. Как именно отчет понял, что по документу-основанию есть задолженность? Как мы думаем, для этого нужно знать сумму к выплате и выплаченную сумму.
- Какие именно ведомости выплатили эти документы-основания?
Пробовали настроить этот отчет в режиме расширенных настроек и поняли, что разработчики не предусмотрели в отчете информацию о ведомостях.
Предполагаемую дату выплаты мы можем получить, открыв документ-основание из отчета, а вот фактические даты выплаты в отчете видеть не можем.
Если проблема выявлена типовым отчетом, придется разбираться с детальной информацией по регистрам "Зарплата к выплате" или "Зарплата к выплате авансом", а это довольно трудоёмко.
Как исправить ошибку вручную (пример)
Напоминаем, что за ошибка: сумма по документу-основанию разбивается на несколько дат получения дохода для целей расчета НДФЛ, из-за чего отчет 6-НДФЛ заполняется неправильно - часть начисления может уехать в следующий квартал или даже следующий год.
Это приводит и к другим ошибкам - может быть неверно удержан налог, и 6-НДФЛ станет еще неправильнее.
Чтобы ошибку исправить, нужно сумму по документу-основанию поместить в одну из ведомостей на выплату, если это возможно.
Бывают ситуации, когда зарплата действительно выплачивалась частями - в этом случае разбиение суммы дохода на несколько дат нельзя считать ошибкой. Во всех остальных случаях ошибку нужно исправить.
Если мы пользуемся только типовыми средствами, то мы должны вручную (или с помощью отчета "Задолженность по зарплате") найти документы-основания, выплаченные в две и более даты.
Затем найти все ведомости на выплату, которые относятся к документу-основанию. В первую поместить полную сумму к выплате по документу-основанию, из остальных ссылки на документ-основание исключить.
При этом итоговая сумма к выплате в ведомости не должна поменяться!
Смотрим на примере: всего сумма к выплате по документу-основанию 870 рублей, но выплачена она двумя ведомостями: в первой 800 рублей, во второй 70 рублей.
В первую ведомость нужно добавить 70 рублей по этому документу, из второго те же 70 исключить.
Открываем первую ведомость, находим в нем сотрудника и нажимаем кнопку "Изменить зарплату". Добавляем две строки: в первой сумма 70 рублей с указанием документа-основания, во второй сумма -70 рублей без указания на документ-основание. На картинке эти строки выделены красным:
Находим вторую ведомость и так же открываем расшифровку выплаты в ней. Здесь строки можно не добавлять. Достаточно очистить ссылку на документ-основание.
Таким образом, итоговые суммы к выплате в каждой из ведомостей не изменяются, но ссылка на документ-основание остается только в одной из ведомостей, а это устраняет перенос части дохода по документу на другую дату выплаты.
Внешний отчет "Контроль выплат, НДФЛ и взносов" от фирмы "Магистр"
В первой статье "Знакомство" мы обещали, что расскажем об инструментах, которые помогут найти проблему и исправить её. Пришло время познакомить вас с одним из этих инструментов.
Как видно из названия отчета, он умеет проверять выплаты (и многое другое, но сегодня не об этом).
Отчет имеет несколько вариантов, и один из них - поиск ошибок выплаты по документам начисления.
Как это работает в отчете:
- По каждому из документов начисления рассчитывается сумма к выплате: начислено минус удержано плюс корректировка выплаты. В регистрах "Зарплата к выплате" и "Зарплата к выплате авансом" это строки прихода по документу начисления;
- Затем по документам начисления выбирает ведомости на выплату (в регистрах это строки расхода по документу);
- Рассчитывает отклонение в целом по документу начисления (конечно же, с учетом сотрудника) и выводит его в отчет.
Пример работы отчета на картинке. Отчет сформирован по тем же данным. что типовой отчет "Задолженность по зарплате", и показывает тот же результат в таком виде, который пригоден для исправления ошибок.
Для сравнения, рядом повторяю картинку с типовым отчетом.
По внешнему отчету "Контроль выплат" видно, что сумма к выплате (870 рублей) по документу "Начисление аванса" в итоге выплачена правильно, но есть один лишний документ - ведомость с номером 5.
Правильно было бы так:
- Ведомость на аванс № 1 выплачивает 870 рублей;
- Ведомость на зарплату № 2 зачитывает эти 870 рублей, чтобы уменьшить общую сумму зарплаты к выплате на сумму аванса.
Чтобы исправить ошибку, нужно в ведомости № 2 сумму по документу исправить на 870, а в ведомости № 5 отвязать сумму выплаты 56,67 от документа-основания. Удобно открывать ведомости прямо из отчета "Контроль выплат".
В ведомости № 2 в расшифровке суммы выплаты добавляем две строки: по документу аванса сумма 56,67 и точно такая же сумма с обратным знаком без указания документа.
В ведомости № 5 просто отвязываем сумму 56.67 от документа аванса. На картинке красным обведено место, где ранее располагалась ссылка на документ.
Проводим обе ведомости, переформировываем внешний отчет и типовой отчет "Задолженность по зарплате". Видим, что теперь документ начисления аванса выплачен правильно одной ведомостью на сумму 870 рублей.
Также видим ведомость № 2, которая зачитывает эти 870 рублей при выплате зарплаты, но ошибкой не считаем.
В типовом отчете "Задолженность по зарплате" картинка тоже меняется - задолженность по документам-основаниям исчезает, но появляется информация о том, что есть выплаты без ссылок на документы-основания.
Итоги и выводы
Выяснили, к чему приводит выплата зарплаты по документу-основанию в две или более ведомости - часть дохода для НДФЛ переучитывается на дату второй ведомости, и это ведет к ошибкам заполнения 6-НДФЛ.
Разобрались, как выявить эту проблему с помощью типового отчета "Задолженность по зарплате" и регистра "Зарплата к выплате", а также как исправить ошибку вручную, на примере.
Также познакомились с одним из вариантов внешнего отчета "Контроль выплат, НДФЛ и взносов", который значительно облегчает поиск таких ошибок и выдает отклонения в удобном для исправления виде.
Спойлер: этот отчет умеет автоматически исправлять большинство ошибок выплаты по документам-основаниям. Но это тема другого цикла статей. Цель этой статьи - ознакомить вас с проблемой и методами ее решения.
Делитесь ссылками на канал в телеграмме с друзьями, подписывайтесь сами, задавайте вопросы - нам важна обратная связь.
Следующая статья: https://dzen.ru/a/ZHgFOqe7fV9D_ryx?share_to=link