Юлий Минькин, руководитель проектного офиса
Устав проекта относится к тем артефактам проекта, который составляется либо до начала, либо в начале проекта, на стадии его планирования, и имеет вполне определенное назначение.
Артефакт — это шаблон, документ, выход или поставляемый результат проекта. (PMBOK 7 ред.)
Он является, что называется, первенцем среди документов, разрабатываемых спонсором при содействии руководителя проекта и команды, если они уже назначены. Нередки случаи, когда по поручению заказчика, устав проекта составляет подрядная организация.
Содержание устава
Главной целью составления устава проекта является определение основных параметров и характеристик проекта, чтобы обеспечить единое понимание целей и ожиданий у всех заинтересованных сторон.
Устав проекта — это документ, выпущенный инициатором или спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта. (PMBOK 7 ред.)
В общем случае устав проекта освещает следующие основные вопросы:
- Цели проекта. Четко определяются основные цели и ожидаемые результаты проекта.
- Область деятельности. Описывается сфера деятельности проекта, его организационный охват и границы.
- Роли и ответственность. Определяются роли и обязанности участников проекта, включая команду проекта, заинтересованные стороны и других участников.
- План работы. Составляется общий план работы, включающий этапы проекта, ключевые моменты, контрольные точки и сроки выполнения.
- Ресурсы. Определяются требуемые ресурсы, такие как финансы, персонал, оборудование, материалы и т.д.
- Ограничения. Указываются ограничения, которые необходимо учесть при планировании проекта. Например, бюджетные ограничения, временные рамки, ресурсные ограничения и другие факторы, которые могут повлиять на план и выполнение проекта.
- Проектные риски. Производится анализ возможных рисков, связанных с проектом, определяются стратегии и план управления ими.
Содержание устава проекта может включать дополнительные разделы, в зависимости от специфики проекта и контекста.
Роль устава в организации в проекта
Что является важным для понимания назначения этого документа и его роли в организации проекта?
- Устав проекта — это документ заказчика. Он обычно разрабатывается заказчиком самостоятельно или совместно с исполнителями или подрядчиками, которые будут реализовывать проект. В любом случае, он является документом, который создается заказчиком или от его имени и содержит информацию, необходимую для старта и управления проектом в дальнейшем.
- Одобренный устав проекта формально инициирует проект. Собственно для этой цели он и составляется. Одобрение устава проекта подтверждает соответствие проекта стратегии и текущей деятельности организации, а также согласие и поддержку ключевых заинтересованных сторон проекта и является формальным началом его выполнения. Формальное одобрение устава проекта официально запускает проект, после чего команда проекта может начать работу в соответствии с определенными в уставе параметрами, целями и планом работы.
- Устав проекта обычно не содержит детальной информации о проекте. Поскольку, он составляется до начала стадии планирования, то представляет собой документ, который устанавливает лишь общие параметры и цели проекта, но не описывает в подробностях его реализацию. Устав проекта фокусируется на общей картине и дает высокоуровневое представление о проекте. Детальная информация о проекте, такая как конкретные задачи, распределение ресурсов, подробное расписание и др., обычно разрабатывается в других документах, таких как план управления проектом, спецификации и другие документы, которые служат основой для управления и выполнения проекта.
- Устав проекта не является договором и не заменяет его. Устав проекта и договор являются разными документами. Устав без договора не имеет юридической силы и составляется для того, чтобы установить партнерство между исполняющей организацией и заказчиком. В некоторых случаях, особенно в проектах, выполняемых внешними исполнителями, устав проекта может являться отдельным документом, который прикладывается к договору в качестве приложения. Но следует помнить, что часть информации, изложенная в уставе в начале проекта, по ходу проекта может стать уже не актуальной.
Нужен ли устав?
Хотя устав проекта и документы описывающие содержание проекта иногда воспринимаются как дублирующие, все же они различаются уровнем детализации и временем составления. Устав проекта содержит высокоуровневую информацию и составляется в начале проекта, а подробное описание содержания проекта составляется и последовательно уточняются в течение проекта.
В общем случае, устав проекта является важным документом, который помогает устанавливать фундаментальные параметры и ожидания заинтересованных сторон от проекта. Он способствует более эффективному управлению проектом, обеспечивает понимание задач и целей и повышает шансы на успешное выполнение проекта.
Мы подготовили шаблон устава проекта, который вы можете использовать в работе.
Если материал был полезен, поддержите нас лайками. Делитесь в комментариях всегда ли вы составляете устав проекта, считаете ли вы его важным документом?