Если отправляете работника в командировку в 2023 году, обязательно выдайте аванс на расходы в служебной поездке. Суточные в командировке в 2023 году посчитайте в пределах нормы, установленной в вашей организации. Начисляйте оплату за каждый день командировки, время в пути и дни вынужденного простоя. В статье смотрите, как считать суточные в командировке по России: нормы на 2023 год.
Командировочные расходы в 2023 году: полный список
Лимит по суточным в командировке в 2023 году
Бланк командировочного удостоверения в 2023 годуОфициальный бланк Т-10
Командировочное удостоверение (не обязательно, оформляется по желанию)Официальный образец
Командировочное удостоверение–служебное задание (упрощенная форма)Упрощенная форма
Служебная записка сотрудника, который едет в командировку на личном транспортеИдеальная образец
Форма № Т-9. Приказ о направлении работника в командировкуОфициальный образец
Авансовый отчет по командировкеОбразец заполнения
Какие документы оформить для командировки сотрудника
Когда отправляете сотрудника в командировку, оформите необходимые документы. Они будут основанием, чтобы учесть и обосновать расходы. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.
Лимит суточных существует только в целях налогообложения для расчета налогам (об этом читайте далее).
При этом российское законодательство не предусматривает ограничительного лимита для оплаты суточных при командировании работников. Поэтому организации и предприниматели вправе утвердить любую сумму, которая будет компенсировать сотруднику неудобства, связанные с проживанием вне дома.
Важно! Для бюджетных учреждений федерального уровня лимит по суточным все-таки есть, он регламентирован Правительством РФ в Постановление от 02.10.2002 № 729. Максимум 100 рублей в день. Но это условие актуально только для бюджетных средств. Следовательно, руководитель госучреждения вправе ввести повышенную норму оплаты суточных за счет средств предпринимательской деятельности.
Для региональных и муниципальных бюджетников нормирование суточных осуществляют органы исполнительной власти субъектов РФ и муниципалитетов. Но руководители муниципальных учреждений вправе доплачивать суточные из средств от оказания платных услуг (работ).
Шаблон приказа об утверждении нормы суточных в организации на 2023 годСкачать
Ограничения суточных в 2023 году для коммерческих фирм
Никаких лимитов для бизнеса не существует. Компания или предприниматель, осуществляющие деятельность за счет средств от предпринимательской деятельности, вправе утверждать собственный лимит по суточным для командирования. Это может быть любая сумма денег: хоть 500 рублей в день, хоть 1 000 или даже 3 000 рублей в сутки.
Решение о величине суточных при служебных командировках принимает исключительно руководитель.
При утверждении лимита необходимо руководствоваться следующими принципами:
- Учитывайте запланированный объем служебных поездок на год, полугодие или квартал, в зависимости от того, на какой период утверждаете лимит по суточным.
- Норму устанавливайте с учетом финансового положения организации или предпринимательства.
- Помните о налогооблагаемых лимитах, при превышении которых, работодатель будет обязан платить страховые взносы - а это дополнительные расходы компании.
Норма суточных для компании утверждается отдельным приказом руководителя. Предельные значения могутбыть регламентированы и в других локальных актах организации. Например, в положении о направлении работников в служебные командировки.
Лимит суточных при налогообложении в 2023 году: взносы, НДФЛ
Налоговый кодекс РФ устанавливает необлагаемый лимит для расходов, компенсирующих сотруднику неудобства, связанные с проживанием вне дома. Норма суточных на 2023 год прописана в статье 217 НК РФ.
Не облагайте НДФЛ и страховыми взносами суточные в пределах сумм:
- 700 рулей в день - для разъездов в пределах нашей страны (РФ);
- 2 500 рублей - для заграничных служебных командировок.
Суточные, выплаченные в пределах установленной нормы, не подлежат обложению подоходным налогом. Не нужно начислять и уплачивать страховые взносы.
Важно! Необлагаемый лимит по суточным из ст. 217 НК РФ не ограничивает предельную норму в организации. Причем действующей предел не обязывает работодателя утверждать норму равнозначную лимиту из ст. 217 НК РФ.
Если в компании утверждена норма суточных, превышающая необлагаемый лимит, то с разницы придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Разберем пример из практики.
Суточные при однодневной командировке не облагайте взносами, если выплату оформите как компенсацию расходов. Подробнее - в отдельной рекомендации.
При расчете взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний правила иные. Такими взносами не облагается сумма суточных, которые установлены в локальном акте работодателя. Например, в положении о командировках предусмотрены суточные в размере 2000 руб., тогда взносами «на травматизм» облагаются только суточные сверх 2000 руб. Это следует из пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Освобождены от страховых взносов повышенные суточные работникам при командировках на территории, которые нуждаются в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Суточные не облагают взносами в тех же размерах, как и по НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК). Размеры необлагаемых суточных при командировках в указанные регионы устанавливает Президент или Правительство (подп. «а» п. 10 Закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ). Сейчас сумма составляет 8480 руб. (Указ Президента от 17.10.2022 № 752, постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915). Поправки действуют задним числом — с 1 января 2022 года (п. 11 ст. 14 Закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ).
Пример суточных сверх необлагаемой нормы в 2023 году
ООО "Путевка на море" утвердила лимит по суточным на 2023 год в размере 1 000 рублей в день для поездок по России. Менеджер по закупкам Картошкин М. Б. был направлен в Санкт-Петербург для заключения договора поставки. Срок командировки - 15 суток.
Расчет суточных и налогообложение:
- Исчисляем сумму суточных за всю командировку: 1 000 руб. * 15 дней = 15 000 рублей.
- Вычисляем необлагаемый лимит на всю поездку: 700 руб. * 15 дней = 10 500 рублей.
- Находим облагаемую разницу (сумму превышения): 15 000 руб. - 10 500 руб. = 4 500 рублей.
- Удерживаем подоходный налог: 4 500 руб. * 13% = 585 рублей.
- Считаем сумму аванса на командировку для выдачи работнику на руки: 15 000 руб. - 585 руб. НДФЛ = 14 415 рублей.
- Исчисляем сумму страховых взносов к уплате: 4 500 руб. * 30% = 1 350 рублей.
В итоге, менеджер Картошкин получит на руки аванс в сумме 14 415 рублей после обложения НДФЛ. Кроме того, работодатель уплатит страховые взносы в бюджет в сумме 1 350 рублей с суммы превышения необлагаемой нормы суточных в 2023 году.
Повышенные суточные освободили от НДФЛ и взносов
От НДФЛ освободили суточные работникам при командировках на территории, которые нуждаются в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Размеры суточных в эти регионы устанавливает Президент или Правительство (подп. «а» п. 10 Закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ). Сейчас сумма составляет 8480 руб. (Указ Президента от 17.10.2022 № 752, постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915).
Изменения в НК ввел Закон от 21.11.2022 № 443-ФЗ. Поправки действуют задним числом — с 1 января 2022 года (п. 11 ст. 14 Закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ).
Взносами суточные не облагаются в тех же суммах, как и НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК). Следовательно, взносы на повышенные суточные тоже не нужно начислять. Для учета расходов при расчете налога на прибыль и УСН суточные не нормируют.
Источник: Закон от 21.11.2022 № 443-ФЗ.
Налог на прибыль и УСН и нормы суточных в 2023 году
При исчислении налога на прибыль суточные учитывайте в расходах компании в полном объеме, без каких либо лимитов и ограничений. Такие же правила предусмотрены при налогообложении УСН с объектом обложения "Доходы минус расходы".
Обратите внимание, что для признания расходов при налогообложении, необходимо соблюсти обязательные условия:
Условие
Комментарий
Затраты должны быть оплачены
Выдан аванс работнику перед отправкой в служебную командировку.
Расходы должны быть документально подтверждены
Сотрудник предоставил билеты или командировочное удостоверение по возвращению из поездки.
Издержки экономически обоснованы
Служебная командировка была инициирована для решения задач, связанных с деятельностью организации. Цель поездки прописывается в приказе и служебном задании.
Траты компании нормированы
Руководитель должен утвердить лимит суточных в день для служебных командировок. В противном случае, ФНС может оспорить правомерность признания затрат при налогообложении прибыли.
При наличии приказа об утверждении нормы суточных на 2023 год у контролеров не возникнет вопросов.
Как считать дни для оплаты суточных
Необходимо правильно рассчитать дни служебной поездки для оплаты суточных. В 2023 году оплате подлежать все дни пребывания в командировки, в том числе:
- дни вынужденного простоя, например, в пути;
- день выезда (отправка транспортного средства, на котором работник едет в командировку);
- все выходные и праздничные дни, выпадающие на продолжительность служебной поездки;
- день приезда (когда транспортное средство фактически прибыло в населенный пункт, по месту нахождения работодателя);
- необходимое время, чтобы добраться до вокзала или аэропорта, если место отправки в командировку находится за чертой города или в другом населенном пункте.
Если время прибытия работника 00:00 и позже, то эти сутки также подлежат оплате (п. 4 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
При однодневной командировке суточные не оплачивайте, если сотрудник может вернуться домой. Однако, все остальные расходы работника в поездке обязан компенсировать работодатель.
Нормы суточных для целей налогообложения при командировках по России и загранкомандировках
Убедитесь, что правильно учитываете суточные при расчете налогов и страховых взносов. Для поездок по России и другим странам правила отличаются.
Вид налога Загранкомандировки Поездки по России Налог на прибыль
Не нормируются.
Уменьшают налоговую базу в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК)1
Не нормируются.
Уменьшают налоговую базу в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК)2
НДФЛ
Нормируются.
Не облагаются налогом в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 1 ст. 217 НК)
Нормируются.
Не облагаются налогом в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке ( п . 1 ст. 217 НК)
УСН (объект «доходы»)
Не нормируются.
Независимо от размера при расчете налога не учитываются
Не нормируются.
Независимо от размера при расчете налога не учитываются
УСН (объект «доходы минус расходы»)
Не нормируются.
Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК)
Не нормируются.
Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК)
ЕСХН
Не нормируются.
Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК)
Не нормируются.
Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК)
Патентная система налогообложения
Не нормируются.
Независимо от размера при расчете налога не учитываются
Не нормируются.
Независимо от размера при расчете налога не учитываются
Страховые взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование
Нормируются.
Не облагаются налогом в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 2 ст. 422 НК)
Нормируются.
Не облагаются налогом в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 2 ст. 422 НК)
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний
Не нормируются.
Не облагаются взносами в пределах размера, установленного внутренними документами организации (абз. 10 подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)3
Не нормируются.
Не облагаются взносами в пределах размера, установленного внутренними документами организации (абз. 10 подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)
1 Признавая в расходах суточные за однодневную загранкомандировку, учтите, что сотруднику они полагаются в размере 50 процентов от той суммы, что значится в локальном нормативном акте организации (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке признать в расходах можно только 1250 руб.
2 Суточные за однодневную командировку по России можно учесть в составе других расходов, связанных с производством и реализацией. Для этого в локальном нормативном акте закрепите обязанность организации возмещать сотрудникам такие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина России от 21 мая 2013 № 03-03-06/1/18005).
3 Суточные за однодневную загранкомандировку не облагайте страховыми взносами в пределах 50 процентов от той суммы, что закреплены в локальном нормативном акте (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке страховыми взносами не облагайте сумму в пределах 1250 руб.
Образцы документов для оформления командировки
Бланк командировочного удостоверения в 2023 годуОфициальный бланк Т-10
Командировочное удостоверение (не обязательно, оформляется по желанию)Официальный образец
Командировочное удостоверение–служебное задание (упрощенная форма)Упрощенная форма
Служебная записка сотрудника, который едет в командировку на личном транспортеИдеальная образец
Форма № Т-9. Приказ о направлении работника в командировкуОфициальный образец
Авансовый отчет по командировкеОбразец заполнения