Использование электронной площадки позволяет расширять круг поставщиков, при этом облегчает работу закупщиков и исключает пристрастность инициаторов закупки
Татьяна Соловьёва, начальник управления правового сопровождения договорной и закупочной деятельности АО «Росспиртпром», рассказывает, как другим заказчикам расширить пул поставщиков, а предпринимателям, как расширить рынки сбыта и заключить выгодный контракт.
Как долго вы занимаетесь закупками? Как пришли в эту отрасль?
Свое знакомство с закупками я начала в 2012 году. Так как я юрист по образованию, ранее анализировала их исключительно с правовой точки зрения. В 2013 году меня пригласили возглавить направление закупочной деятельности АО «Росспиртпром» и вот уже 10-й год, я со своей командой организовываю весь закупочный процесс товаров, работ, услуг для нужд самого общества и его дочерних и зависимых компаний.
Расскажите о вашей компании, а также о масштабах закупочной деятельности вашего предприятия: что закупаете и в каких объемах?
Акционерное общество «Росспиртпром» — крупнейший российский поставщик этилового спирта из пищевого сырья. Компания была создана в 2009 году. На сегодняшний день АО «Росспиртпром» принадлежит современный комплекс полного производственного цикла, состоящий из восьми спиртовых заводов и сервисных компаний. Среди наших клиентов — известные производители самых популярных брендов крепкой алкогольной продукции, а также потребители этилового спирта из других отраслей.
Помимо этого, АО «Росспиртпром» является единственным исполнителем государственных контрактов с Росалкогольрегулированием на осуществление услуг по вывозу, хранению и уничтожению изъятых из незаконного оборота алкогольной продукции и основного технологического оборудования, использовавшегося при ее производстве. Основным видом деятельности нашего общества является производство спирта, конечно же большой объем закупок связан с поставками сырья для производства спирта – это, в первую очередь, зерновые культуры, и закупкой основного технологического оборудования для модернизации цехов. Учитывая, что наши производства относятся к предприятиям непрерывного цикла и остановка недопустима, нам, с одной стороны, необходимо, чтобы на производстве всегда имелся запас сырья, а с другой стороны, избыточные запасы тоже не нужны, потому что появляются дополнительные затраты на хранение. Поэтому мы стараемся закупать исходя из потребностей производства ориентировочно на 2 недели. Конечно же модернизация цехов и закупка специализированного оборудования, связанного с производством спирта осуществляется в соответствии с инвестиционным планом и гибко встраивается в график работы производств.
Как у вас устроен процесс организации закупок? Как вам удалось сохранить цепочки поставок в 2022 году? Из числа ваших поставщиков много ли представителей МСП? И есть ли среди них региональные представители? Сколько их?
Основной задачей управления организации закупок АО «Росспиртпром» в текущих реалиях стало бесперебойное обеспечение наших производств сырьем и основным технологическим оборудованием. Закупки проводятся по заявке структурного подразделения – инициатора закупки, которое определяет характеристики закупаемой продукции, ее количество и сроки поставки.
Курс на импортозамещение и поддержку отечественного с/х производителя взят нашей компанией уже давно: сырьем для производства спирта являются на 100% отечественные зерновые культуры. А вот ряд поставщиков производственного оборудования из ЕС вынуждены были приостановить поставки. Однако нам удалось в кратчайшие сроки найти альтернативных поставщиков путем смещения фокуса на отечественного производителя и дружественные нам страны. Многие из наших поставщиков — представители МСП. Перечень товаров, работ, услуг, закупаемых у МСП у нас достаточно широк и покрывает все основные категории закупаемых обществом товаров, работ и услуг. Среди закупок малого объема более 50% поставщиков — представители МСП, при этом, при прочих равных условиях, предпочтение отдается поставщикам в регионе поставки товара. Например по итогам закупочной деятельности за 2022 год норматив закупок у МСП составил более 65% от всех закупок общества.
Как представитель промышленной отрасли российской экономики, каким образом вы оцениваете ЭТП в качестве инструмента налаживания связей между заказчиками и поставщиками?
Нам, как заказчикам, использующим функционал ЭТП, весьма важно наличие возможности оповещения как можно более широкого круга поставщиков о проводимой закупке и получение обратной связи от участников, мотивация их к дальнейшему участию в проводимых нашим обществом закупках. В настоящий момент ЭТП «Росэлторг» позволяет нам в режиме реального времени вести переговоры в чате с поставщиком по закупкам малого объема, оперативно решая вопросы согласования и разъяснения деталей условий поставки необходимого нам товара, что, безусловно, помогает нам быстрее заключить договор и выбрать лучшее предложение на рынке.
Сколько сотрудников из вашей компании участвует в непосредственной организации закупочного процесса? Сколько в среднем времени вы тратите на проведение одной закупки? Каким образом в вашей компании выстроен процесс автоматизации и отчетности?
В закупочный процесс вовлечено множество специалистов и служб: это и юридическая служба, блок бухгалтерии и финансов, инициаторы закупок, которые рассредоточены по ключевым подразделениям общества, и, безусловно непосредственно управление организации закупок. Проведением закупочных процедур и составлением отчетности всего общества, включая спиртовые заводы, занимается 17 человек.
Сроки проведения закупки зависят, прежде всего, от предмета закупки. По конкурентной закупке с момента определения потребности в товаре, работе или услуге до заключения договора проходит в среднем до 1,5 месяцев.
Весь закупочный цикл в нашей компании автоматизирован: от заявки подразделения на проведение закупки до заключения договора. Все документы отражены в системе электронного документооборота, связаны между собой, данные хранятся и используются всеми членами команды для дальнейшей работы и анализа.
В нашей компании разработана и внедрена консолидированная система отчетности, что позволяет быстро и информативно сформировать отчетность за любой период.