Z-отчёт — это документ, который кассир должен сформировать при окончании своей смены. После того как правительство отредактировало закон № 54-ФЗ и установило новые требования к использованию касс при расчётах, правила оформления фискальных документов также изменились. Теперь Z-отчёт заменили на специальный отчёт о закрытии смены. Разберёмся в том, в чём особенность этого документа и как закрыть смену на онлайн-кассе.
Отчёт о закрытии смены и Z-отчёт: в чём разница
Отчёт о закрытии смены, так же как и Z-отчёт, предназначен для того, чтобы предприниматель мог узнать, как работала касса в течение смены. В зависимости от используемого формата фискальных данных, в отчёте о закрытии смены может содержаться разный набор реквизитов. Их полный перечень дан в приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.
В отличие от Z-отчёта, отчёт о закрытии смены формируется с помощью контрольно-кассовой техники нового типа. Все данные из отчёта передаются в налоговую в режиме онлайн через оператора фискальных данных. Поэтому в отчёте о закрытии смены появляется несколько новых параметров:
- количество фискальных документов, не переданных в ФНС. Все чеки и отчёты должны быть отправлены в ФНС в течение 30 дней, иначе ККТ заблокируется;
- сообщение о переполнении памяти фискального накопителя, в котором хранятся все документы, и о необходимости срочно заменить его, чтобы продолжить работу с кассой.
Благодаря тому, что ФНС автоматически получает всю информацию о закрытой смене, данные из отчёта не нужно переносить в формы КМ-4 и КМ-6. Распечатывать отчёт также не обязательно. При создании отчёта о закрытии смены данные онлайн-кассы не обнуляются, а итоговый результат работы за смену не фиксируется в фискальной памяти.
Несмотря на значительные изменения в форме документов и способе их передачи в ФНС, отчёт о закрытии смены в новых кассах могут по-прежнему называть Z-отчётом.
Как происходит закрытие смены на онлайн-кассе
Согласно статье 4.3 закона № 54-ФЗ, формировать отчёт о закрытии смены необходимо каждый раз, когда кассир заканчивает осуществлять расчёты с помощью онлайн-кассы, то есть в конце каждой смены сотрудника. Отчёт нужно снимать, даже если на кассе не было операций в течение смены.
Из отчёта о закрытии смены можно узнать такие важные сведения, как:
После создания отчёта о закрытии смены кассир не сможет пробить новый кассовый чек. Для того чтобы продолжить работу с покупателями, потребуется сформировать новый отчёт об открытии смены.
Продолжительность смены
При работе на онлайн-кассе смена не может длиться дольше 24 часов. Если отчёт об открытии смены был сформирован больше суток назад, касса автоматически перестанет выдавать чеки. Поэтому закрывать смену нужно не позднее чем через 24 часа после её открытия.
Если организация работает круглосуточно, закрытие смены происходит во время технического перерыва или замены ответственного кассира. Это не противоречит закону — за сутки можно открыть и закрыть несколько смен.
Отчёт о закрытии смены и Z-отчёт в Астрал.ОФД
При формировании отчёта о закрытии смены на онлайн-кассе информация из документа автоматически передаётся оператору фискальных данных (ОФД), а затем — в ФНС. ОФД хранит все отправленные в налоговую чеки и отчёты.
Пользователи сервиса Астрал.ОФД могут посмотреть все отчёты о закрытии смены в Личном кабинете.
- Откройте раздел «Чеки» и перейдите в подраздел «Закрытые смены». Здесь доступна информация о дате и времени закрытия смены, количестве пробитых чеков и сумме платежей.
- Чтобы получить подробную информацию о конкретной смене, нажмите на её номер. Вы увидите дату и время формирования отдельных чеков и других фискальных документов, а также сумму выручки в каждом отдельном случае. Кроме того, в Личном кабинете отражён статус фискальных документов: были ли переданы чеки и отчёты в ФНС.
- Каждый из документов в отчёте о закрытии смены можно сохранить, отправить на email или распечатать. Для этого достаточно кликнуть по строке с названием чека и открыть оригинал документа.
При необходимости в Личном кабинете Астрал.ОФД можно сформировать Z-отчёт.
- Перейдите в раздел «Аналитика» и откройте подраздел «Z-отчёт».
- Выберите торговую точку и отчётный период, введите заводской номер кассы.
- Нажмите на кнопку «Сформировать». Вам будет доступна информация о времени начала и конца смены, количестве сформированных фискальных документов и сумме операций типа «Приход», «Возврат прихода», «Расход» и «Возврат расхода».
Онлайн-сервис Астрал.ОФД поможет вовремя отправить данные в налоговую службу и соблюсти закон № 54-ФЗ. Наши специалисты ответят на любые вопросы о работе ОФД, объяснят детали законодательства и подскажут, как зарегистрировать онлайн-кассу. Вся информация о сформированных на кассе документах будет храниться в удобном Личном кабинете.