По ТК РФ сотруднику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней. Работодатель обязан его предоставить и выплатить сотруднику отпускные. Как правильно оформить отпуск и начислить выплаты, расскажем в нашей статье.
Составьте график отпусков
График составляется по форме Т-7 либо по другой форме, утверждённой нормативными актами компании. В документе отражаются:
- должность и структурное подразделение сотрудника;
- личные данные сотрудника;
- количество календарных дней отпуска;
- запланированная и фактическая даты отпуска;
- основание для переноса отпуска.
В графике сотрудник самостоятельно выбирает даты отпуска, причём положенные 28 дней он может разделить на части. Главное, чтобы одна часть была равна или больше 14 дней. Так сотрудник может взять по неделе отпуска в разные месяцы, но он обязан уйти в следующий отпуск на 14 дней — меньше отдохнуть не получится.
По ТК РФ отпуск можно перенести, если работник временно нетрудоспособен или выполняет государственные обязанности, для выполнения которых предусмотрено освобождение от работы. Также отпуск можно перенести, если нарушен порядок предоставления отпуска: если сотрудника не уведомили об отпуске за 2 недели до его начала или же не выплатили отпускные. В остальных случаях отпуск свободно переносится по согласию сотрудника и работодателя.
Примите от сотрудника заявление на отпуск
Когда подходит срок отпуска, кадровая служба должна уведомить сотрудника и принять от него заявление на отпуск. Заявление составляется в произвольной форме, в документе указывают:
- личные данные и должность работника;
- сколько календарных дней длится отпуск;
- дату начала отпуска;
- дату составления заявления и подпись сотрудника.
Составьте приказ на отпуск
После получения заявления составляется приказ на отпуск, который подтверждает, что в определённые даты сотрудник находится в отпуске.
Приказ оформляется по форме Т-6 и содержит:
- Наименование организации.
- Структурное подразделение и должность работника.
- ФИО сотрудника.
- Период, за который предоставляется отпуск. Если работник отдыхает в мае 2023 года, указывается период с 1 мая 2022 года по 30 апреля 2023 года. За этот период также считают положенные сотруднику отпускные.
- Даты отпуска.
- Сколько календарных дней длится отпуск.
После составления приказа, сотрудник должен ознакомиться с ним и подписать документ.
Выплатите отпускные
За 3 календарных дня до начала отпуска работнику нужно выплатить отпускные. Для расчёта выплат составляется записка-расчёт по форме Т-60.
В документе указывают информацию об отпуске и сотруднике из приказа, а также производят расчёт отпускных:
- Указывают выплаты в расчётном периоде.
- Считают, сколько дней сотрудник отработал в расчётном периоде.
- Вычисляют средний дневной заработок работника.
- Рассчитывают отпускные, исходя из количества отработанных дней, дневного заработка и количества дней отпуска.
- Указывают, сколько отпускных начислено и удержано сотруднику.
При расчете отпускных вручную возрастает риск выплатить работнику не ту сумму — некоторые дни и выплаты в расчёт не включаются, а со всей суммы нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы. Чтобы учесть все нюансы при расчёте выплат воспользуйтесь калькулятором отпускных выплат. Разобраться, как правильно начислять выплаты в 1С:Бухгалтерия, поможет наша инструкция.