Грамотное планирование — залог успешной работы любой компании. Для того чтобы правильно организовать рабочий процесс и загруженность сотрудников, очень важно знать продолжительность выполнения каждого задания, а также возможности всех работников. Такая оценка нужна не только для того, чтобы знать общую продолжительность работы над проектом, но и чтобы сама организация могла понять, сколько задач она в состоянии выполнить. Но чаще всего такое планирование сталкивается с недооценкой сроков выполнения проектов, что может негативно сказаться на их реализации и работе с клиентами. Поэтому очень важно иметь инструмент, который сможет правильно оценить временные рамки исполнения поставленных целей. Ученые Пермского Политеха разработали математическую модель, которая повысит точность оценки продолжительности выполнения задач.
Разработка проведена в рамках программы стратегического академического лидерства «Приоритет 2030». Статья с результатами исследования опубликована в журнале «Вестник ЮУрГУ. Компьютерные технологии, управление, радиоэлектроника».
По данным ученых, 54 процента задач, которые ставят компании перед своими сотрудниками, недооценены, то есть на некоторые задания дают меньше времени, чем требуется для их качественного выполнения, или распределяют их на некомпетентных в вопросе работников. Подобные проблемы часто приводят к недовольству клиентов, из-за чего они могут отказаться от услуг организации. Чаще всего выбор критериев при постановке задач, таких как сроки выполнения и выбор сотрудника, ложатся на плечи менеджеров или руководителей фирм, чья оценка субъективна. Неграмотное планирование может привесит к увеличению сроков реализации проектов и другим негативным последствиям.
«Основной причиной задержки выполнения задач является неправильная оценка сроков. Если объем работы можно посчитать и оформить в техническом задании, то оценка времени обычно является субъективным параметром. Это негативно влияет на работу компании, на планирование следующих задач, а также на работу с клиентами. Следовательно, в компании существует проблема недооценки или переоценки планового времени выполнения заданий», — рассказывает доцент кафедры автоматизации технологических процессов ПНИПУ, кандидат технических наук, Юлия Володина.
Для повышения точности оценки сроков выполнения заданий, политехниками был разработан алгоритм, который помогает определить время исполнения с учетом личных возможностей работников. В его основе лежит трехмерная матрица коэффициентов, в которой учитываются проект, тип задачи и сотрудник, который будет выполнять задание. Соответствующие параметры матрицы регулярно обновляются после выполнения поставленных целей, что позволяет учитывать индивидуальные особенности каждого работника и отслеживать прогресс в скорости исполнения однотипных заданий.
Ввиду специфики работы в компании при расчете коэффициентов разработчиками также был введен параметр «забывания», позволяющий увеличивать планируемое время выполнения задачи ввиду давности работы над проектом. В итоге система автоматически адаптируется под личные особенности каждого отдельного сотрудника, чтобы как можно точно оценить лично его время выполнения какого-либо задания.
Созданную модель учёные проверили на основе системы управления одной из фирм, где за три месяца было выполнено более 2000 задач. При помощи разработки удалось улучшить точность оценки времени и возможностей сотрудников на 41 процент, а количество недооцененных заданий уменьшилось до 23 процентов.
Благодаря модели ученых ПНИПУ по повышению точности оценивания продолжительности выполнения задач, организации смогут быстрее и эффективнее реализовывать свои проекты. Разработка будет особенно актуальной для IT компаний, где широко распространено использование систем управления проектами. Политехники планируют и дальше улучшать придуманную ими модель.